Cómo comunicar de forma efectiva por email

La estructura del contenido

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Estructurar el contenido es esencial, no solo para informar al receptor, sino para facilitar la conversación en posteriores respuestas. Esta estructura es fácil de crear si sigues un guion básico y no vas dando tumbos a la hora de añadir información al correo electrónico.
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Transcripción

Una vez tenemos construido el asunto, el saludo y el post-saludo es la hora de empezar a añadir el contenido del correo electrónico la parte, al final, más importante de todo el correo. El gran problema de escribir un correo electrónico es estructurar el contenido para que resulte fácil y sobretodo, útil a quien lo recibe. Vamos a ser prácticos a la hora de crear este contenido y sobretodo, vamos a estructurarlo bien. Una buena estructura de ese contenido hará que sea mucho más fácil contestarlo, sobretodo cuando incluya varios temas relacionados, o no. Para empezar, añade los diferentes temas al correo electrónico cada uno en una línea como si fueran títulares así tendrás un guión de lo que quieres decir y no mezclarás asuntos, lo que hace más difícil la contestación para quien lo recibe. Al estar bien estructurado el correo electrónico estamos invitando al receptor a responder aprovechando la misma estructura de forma que la respuesta será tan fácil de leer como el correo que hemos enviado. Como no tienes que pagar por cada correo electrónico que envías si es mucha la información y de varios temas procura agrupar esos temas en correos electrónicos por separado, sobretodo si esperamos mucha interacción sobre el correo. Por ejemplo, si tenemos entre manos una reunión enviaremos un correo electrónico relativo a la reunión los asistentes, el catering y los asuntos relacionados con la reunión, en un único correo sin separar cada uno de esos temas sin embargo, introducir dentro de este correo información sobre otro asunto no directamente relacionado con la reunión como cambios relativos a los horarios de la empresa no es procedente, y debería ir en un correo aparte. Una vez tengas definidos todos los temas del correo electrónico es el momento de desarrollar cada uno de ellos y además los vamos a intentar reescribir utilizando frases cortas y fácilmente comprensibles. No estás escribiendo una novela, estás transmitiendo información y esta ha de ser clara y no dar lugar a confusiones. Una buena estructura para cada tema incluido dentro del correo responde a tres preguntas básicas que te ayudarán a construir el texto la primera es: ¿Qué pasa? O una explicación del meollo de la cuestión. La segunda pregunta es: ¿Por qué pasa? Que no es más que información relativa a cómo se ha llegado a la situación anteriormente expuesta. La tercera pregunta es: ¿Cómo se soluciona? Que incluye información sobre las soluciones tomadas para ese asunto. Después de las preguntas puedes añadir información adicional es muy útil el uso de listas de puntos para definir cualquier información extra que sea requerida tras el núcleo principal del asunto para no forzar al receptor a leer largos párrafos si no es estrictamente necesario. Por ejemplo, si estás escribiendo un correo electrónico para comunicar el cambio de fecha y hora de una reunión aprovecharemos estas tres preguntas para construir un correo sencillo que no dé lugar a interpretaciones y que incluya toda la información necesaria. Así, el ejemplo será: "La reunión del día 25 ha cambiado de fecha. Varios ejecutivos de la compañía X no pueden asistir a la fecha anteriormente prevista debido a que están fuera del país. La reunión del día 25 ha sido cambiada al día 27 a la misma hora." Y ahora, vamos a añadir unos "bullets", o unos puntos con información adicional. ¿Hay límites a la hora de añadir contenido estructural o dentro de un correo? Técnicamente no, siempre que separes cada asunto y no mezcles información no hay nada peor que estar leyendo un correo y de repente encontrar información de un tema que se ha tratado cuatro párrafos anteriormente. Este método de estructuración de contenidos funciona el 99 % de los casos de correo electrónico relacionados con el trabajo o incluso con los correos personales. Evidentemente, los correos personales requieren un lenguaje más cercano y directo, pero la forma de estructurar el contenido es prácticamente la misma aunque el correo, por asuntos personales tenga más literatura y las listas de puntos se conviertan en párrafos. Si el contenido del correo es muy largo hazlo fácil de leer, no solo por facilitar la comprensión del mismo sino también por su lectura. Además de utilizar palabras simples, si utilizas frases largas sepáralas con retornos de carro. El objetivo de una buena estructura es ayudar con la comprensión del correo la asimilación del contenido, y la toma de acciones por parte de quién lo recibe de forma que le resulte fácil responder que es al final, lo que estamos buscando.

Cómo comunicar de forma efectiva por email

Gana eficacia en la comunicación por correo electrónico aprendiendo trucos como crear asuntos adecuados, saludos y despedidas o la mejor forma de adjuntar archivos.

1:41 horas (33 Videos)
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Fecha de publicación:3/05/2016

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