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Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Introducir los datos de un campo de Word de forma global

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Si tenemos que enviar correspondencia periódicamente para recordar alguna reunión o algo similar, en este vídeo explicamos cómo aprovechar la herramienta Rellenar para ahorrarnos mucho trabajo aprovechando una sola combinación para varias correspondencias.

Transcripción

Vamos a comenzar a estudiar las características más avanzadas de combinar correspondencia. La primera de las funcionalidades que vamos a conocer es la llamada "Rellenar". Con esta función podemos hacer que Word nos pregunte por un dato que nos puede interesar introducir de forma espontánea en el momento de realizar la combinación de correspondencia. En nuestro ejemplo, que tenemos aquí una carta preparada para ello podría ser la fecha. Es decir que en el momento de hacer la combinación de correspondencia podemos decidir qué fecha se va a visualizar en cada una de las cartas enviadas a nuestros destinatarios. Así pues, vamos a comenzar el proceso desde el principio. Vamos a la ficha "Correspondencia". "Iniciar combinación de correspondencia". "Cartas". Ahora, seleccionamos destinatarios de una lista existente, por ejemplo. Va a ser un libro de Excel. Elegimos una de las tablas. Y ahora nos aseguramos de que hay una correcta asignación de campos. Por ejemplo, aquí debería corresponder "Nombre del responsable". Aquí, "Apellidos del responsable". Y lo demás parece que está bien. Vamos a hacer clic en "Aceptar". Y ahora vamos a insertar, en primer lugar, el bloque de dirección. Podemos navegar con estos botones para ver una vista previa. Está correcto, así que aceptamos. Y también podemos eliminar los datos que había anteriormente. La línea de saludo, de la misma forma, vamos a seleccionarla. A elegir las opciones. Navegamos para ver si está todo bien. Y aceptamos. Vamos también a sustituir las palabras "su empresa" por un campo combinado que va a ser precisamente "Empresa". Ahora vamos hacia la fecha de este documento que está justo aquí abajo. La podemos seleccionar y eliminar. Y vamos a "Reglas". Ahora tenemos que elegir la opción "Rellenar". Obtenemos un cuadro de diálogo donde Word nos pregunta por el texto que saldrá en pantalla para pedirnos la información que queremos introducir cada vez que realicemos una combinación de correspondencia. Por ejemplo, podría ser... este texto. Y aquí en "Texto de relleno predeterminado" podríamos poner por ejemplo... este texto. Y ahora vamos a hacer clic en "Preguntar una vez". Esto lo que quiere decir es que nos va a preguntar Word una sola vez para cada combinación de correspondencia. Así que hacemos clic en "Aceptar". Y aquí tenemos una muestra de esa pregunta que nos realiza Microsoft Word. Así que vamos a responderla. Por ejemplo... de esta forma. Ahora podríamos hacer clic en "Vista previa". Navegar por los resultados. Y ver cómo todos los campos variables van cambiando entre los destinatarios. Sin embargo, la fecha es la que hemos introducido de forma espontánea porque nos hacía falta en este caso. Es fácil imaginar que la utilidad de esta funcionalidad "Rellenar" va destinada a poder reciclar esta combinación de correspondencia utilizándola en fechas distintas. Ahora podríamos finalizar y combinar por ejemplo con "Editar documentos individuales" de tal forma que se generaría un documento nuevo. Podríamos confirmar esta fecha u otra cualquiera. Y ahora este documento combinado podríamos guardarlo. Buscamos una ubicación adecuada. Asignamos un nombre. Y ahí lo tenemos.

Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Aprende a crear con Word correspondencia tanto postal como electrónica, etiquetas o sobres personalizados empleando como base los contactos de tu empresa o listado de clientes.

1:43 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:15/03/2017

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