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Excel 2016: Tablas dinámicas

Introducción al formato condicional en Excel 2016

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Con este vídeo hacemos una introducción al Formato condicional para que, posteriormente, podamos aplicar los conceptos aprendidos a las tablas dinámicas. Hay algunas diferencias en su aplicación que debemos conocer.

Transcripción

Este vídeo será una introducción a la herramienta formato condicional de Excel. Esto nos permitirá abordar más tarde la aplicación de esta utilidad a las tablas dinámicas con sus particularidades. La herramienta formato condicional es una utilidad propia de Excel que sirve para dotar de un cierto aspecto a un rango de celdas, según el valor que tienen o según otra condición que se puede personalizar. Vamos a poner unos sencillos ejemplos, de formatos condicional en la tabla que tenemos en pantalla y para comenzar como prácticamente todo lo que se hace en Excel primero tenemos que seleccionar las celdas sobre las que vamos a actuar. En este caso serán los valores que hay entre enero y septiembre en la partida ingresos de esta tabla. Ahora debemos ir a la ficha de Inicio si no estábamos situados sobre ella y después, hacer clic en Formato condicional y elegir la regla que queremos aplicar. Vamos a poner algunos ejemplos. Desde resaltar reglas de celdas, podríamos, por ejemplo, aplicar un formato condicional que se llama: "Es menor que". Vamos a hacer clic y vemos cómo aparece un cuadro de diálogo donde podemos poner un umbral que precisamente podría ser el umbral de rentabilidad de la empresa o también llamado punto muerto y establecerlo. Vamos a poner, por ejemplo, 140.000 euros de tal forma que al elegir un formato de esta lista, vamos a dejar el que propone Excel, hacemos clic en aceptar y quedan automáticamente resaltadas todas las celdas, es decir, todos los valores de los meses en los que no se cumple ese umbral de rentabilidad de la empresa. De esta forma tan sencilla las celdas adoptan una estética o un aspecto según el valor que tienen. Una vez hecho esto, también tenemos que saber cómo eliminar ese formato condicional que hemos introducido. Vamos a seleccionar el mismo rango y desde Inicio también, Formato condicional, pero ahora vamos a ir al cuadro de diálogo "Administrar reglas". Hacemos clic en él, aparece un cuadro de diálogo y lo primero que tenemos que mirar es este desplegable para ver si se ajusta a nuestras necesidades, aquí está diciendo que se están mostrando las reglas de Formato condicional para la selección actual. En este caso como queremos borrar la regla que se ha aplicado a esas celdas, esta selección nos iría bien. Aquí tenemos la regla de Formato condicional y con estos tres botones, concretamente el tercero, podemos eliminar esa regla. Vamos a cancelar para explicar que esto también, podríamos haberlo conseguido desde Formato Condicional, Borrar reglas, Borrar reglas de las celdas seleccionadas. Y aquí tenemos el resultado. Ahora vamos a deshacer y a poner otros ejemplos de Formato condicional, si seleccionamos este rango y vamos a Inicio, Formato condicional y después Reglas superiores e inferiores, vemos que una de las opciones es por encima del promedio y por supuesto por debajo del promedio, vamos a elegir esta última. En este caso, el cuadro de diálogo, tan solo nos ofrecen poder cambiar el aspecto de la celda. En este caso vamos a elegir "Relleno amarillo con texto amarillo oscuro" hacemos clic y ya tenemos resaltadas todas las celdas de los meses en los que los rápeles por ventas han sido mayores. Y ahora otros ejemplos de formato condicional podrían ser los siguientes. Vamos a seleccionar este grupo de celdas y desde Inicio, Formato condicional, vamos a probar las escalas de color. En este caso lo que conseguimos es una escala de colores aplicada sobre ese rango de celdas que nos indica cuáles son las celdas con un valor más alto o cuáles son las que tiene un valor más bajo. También tenemos que comentar que algunas reglas de formato condicional pueden personalizase. Vamos a seleccionar este último rango y desde Inicio, Formato condicional, administrar reglas, nos aseguramos de que las reglas que se están mostrando aquí son precisamente de la selección que pretendemos ver y ahora al seleccionar la regla, podemos hacer clic en "Editar regla". Aparece un cuadro de diálogo, donde como podemos ver, se puede cambiar el tipo de formato condicional, el tipo de umbral para los valores mínimos y para los valores máximos. Así como los colores que se utilizan, por ejemplo, desde aquí podríamos cambiar a una escala de tres colores y cambiar el color intermedio a naranja. Vamos también a conocer otros formatos condicionales, que ciertamente resultan espectaculares, por ejemplo, las barras de datos. Desde Inicio, Formato Condicional, después de haber seleccionado un rango, aplicamos Barras de datos, por ejemplo, con este color. Vemos que se han introducido en cada celda unas barras que indican la importancia de cada valor respecto de los demás. Vemos como los valores negativos se grafican hacia la izquierda. Otro formato condicional interesante es el que vamos a aplicar a estas celdas, se trata de conjuntos de iconos, aquí tenemos algunos ejemplos, vamos a utilizar, por ejemplo este, que como vemos, aplica el color verde del semáforo a los valores más altos, el rojo a los más bajos y el amarillo a los intermedios. Para ir finalizando, tenemos que recordar que la reglas de formato condicional son acumulativas, es decir, si aquí hay una regla de formato condicional y ahora aplicamos otra distinta, podemos ver como la última en determinadas celdas se ha superpuesto y ha interferido con la regla anterior. Por lo tanto, lo mejor es utilizar el administrador de reglas desde Formato condicional, Administrar reglas para tener claro cuál es la regla que queremos descartar. Si queremos utilizar solo esta regla, deberíamos seleccionar esta y eliminarla.

Excel 2016: Tablas dinámicas

Aprende a gestionar y crear tablas dinámicas en Excel 2016 a partir de los datos que necesitas para agilizar tu trabajo diario y organizarlo según el interés de cada instante.

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Fecha de publicación:15/12/2016

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