Office 365: Excel para Mac esencial

Introducción a las Tablas dinámicas en Excel 365

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Para muchos usuarios, aprender a utilizar Tablas dinámicas supone un antes y un después en la utilización de Excel. Después de ver este vídeo, será inevitable querer conocer mucho más sobre las Tablas dinámicas de Excel.

Transcripción

Vamos a condensar en este vídeo todo lo más importante sobre las tablas dinámicas. En principio, vamos a comenzar definiendo qué es una tabla dinámica. Tenemos, aquí a la derecha una de ellas y podemos decir que una tabla dinámica es una tabla basada en otra tabla que tiene la información organizada de forma temática por columnas, es decir, cada columna es una dimensión o tema. Por ejemplo, esta columna está dedicada a definir el producto, esta otra columna a representar la fecha en la que se ha fabricado, esta otra columna nos dice la cantidad de producto que hay en un almacen determinado, esta otra columna nos dice en que almacen es donde está el producto, y también esta otra columna que nos dice el grado de curación de ese producto, que concretamente, son quesos. Así que, cuando tenemos una tabla con este tipo de organización las tablas dinámicas nos podrán esquematizar, calcular y resumir toda esta información, aportándonos más utilidad, por ejemplo, esta tabla dinámica nos está diciendo por cada uno de los tipos de queso, la cantidad o unidades de queso que hay en cada uno de los almacenes. Esta información que combina mediante filas y columnas en esta otra tabla nos hubiese sido mucho más difícil calcular o resumir. Y ahora, una vez definido que es una tabla dinámica, podemos crearla. Partiendo de esta misma tabla que hemos comentado anteriormente, vamos a situarnos en cualquier celda y después vamos a la ficha insertar y hacemos clic en tabla dinámica. Aparece un cuadro de diálogo donde nos pregunta que rango o tabla es el origen de los datos. Y también vemos que propone ya, que es la que estabamos comentando que es donde teníamos la selección de la celda. Así que vamos a dejarla como válida. Ahora vamos al segundo campo que tenemos que complementar, se trata del que nos dice "Dónde desea ubicar la tabla dinámica", nos propone una hoja de cálculo nueva, pero vamos a rechazar, y vamos a elegir "Hoja de cálculo existente", ahora, en "Tabla o rango" vamos a hacer clic en esta celda, porque a partir de aquí queremos nuestra tabla dinámica, hacemos clic en Aceptar, y vemos como aparece un cuadro, donde en un principio podemos ver todos los campos o columnas que tenía la tabla Origen, y también vemos cuatro cuadrantes donde tendremos que arrastrar los campos que queramos de esta lista. Por ejemplo, si quisieramos hacer una tabla dinámica como la de aquí arriba, tendríamos que arrastrar el campo almacen hasta las columnas, porque vemos que "Almacen" es cada uno de los encabezados de las columnas de la tabla dinámica, y también tendríamos que arrastrar el campo "Producto" a las filas, puesto que el nombre del producto es lo que está dispuesto a lo largo de las filas. Vamos a hacerlo así, por ejemplo, "Producto" a filas. Y Almacen lo vamos a arrastrar a Columnas. Y ahora, en el campo Valores tenemos las unidades, así que el campo Unidades a Valores. Vemos como aparecen aquí unos números que son la suma de las unidades que hay de cada queso en cada almacen. Una vez que tenemos nuestra tabla dinámica configurada, podemos cerrar este panel de campos y podemos echar un vistazo, que prácticamente está igual que la de arriba, quizá podríamos cambiar el diseño, pero será el tema que vamos a tratar en un punto posterior. De momento, en el punto número 3, vamos a hablar de las configuraciones básicas de una tabla dinámica. Un de las configuraciones más importantes que tenemos que tener en cuenta en una tabla dinámica, es la que encontramos si hacemos clic con el botón derecho en cualquier parte de la tabla dinámica y después hacemos clic en "Opciones de tabla dinámica", ahora, vemos un cuadro de diálogo que tiene tres apartados, "Mostrar diseño" y "Datos". Vamos a ir de momento a "Diseño" y donde pone "Autoajustar anchos de columna al actualizar" vamos a desmarcar, esta opción siempre vendrá marcada por defecto, pero es importante que la desmarquemos. Y una vez hecho esto, otra opción importante a configurar podría ser la que encontramos dentro de "Datos" y concretamente, "Actualizar datos al abrir el archivo". Por defecto está desmarcada, pero convendría que la tabla, cada vez que abramos el archivo, recoja de nuevo la información de la tabla origen y se actualice, así que hacemos clic en Aceptar y ahora ya podemos darnos cuenta de que si ajustamos las columnas a un ancho que nos pueda interesar, como por ejemplo este, a pesar de que la actualicemos, con el botón derecho lo podríamos hacer, "Actualizar datos", el ancho de las columnas permanece invariable, cuestión que no ocurriría si no hubieramos establecido la configuración que hemos visto anteriormente. También, sería importante ver que los datos que son el resultado de una operación con función entre las filas y las columnas, es decir, todos estos datos, podemos configurarlos, si hacemos clic en cualquiera de ellos, y con el botón derecho elegimos "Configuración de campo", obtendríamos un cuadro de diálogo donde por defecto vemos que la mayoría de las veces Excel reconoce a la suma como la función a aplicar a estos datos, pero también podríamos hacer un recuento o un promedio, e incluso una función que nos diga el máximo o el mínimo. También es importante la opción "Número", en este caso estaría bien porque lo que estamos haciendo es un recuendo de unidades de producto, pero si estuviesemos hablando del formato de moneda, podríamos cambiarlo desde "Número" y después, aplicando ese formato "Moneda" por ejemplo, y ahora, para terminar, vamos a aprender a cambiar el diseño y el formato a una tabla dinámica. En principio, el formato por defecto que aplica Excel, es similar a este, pero también podríamos cambiarlo situándonos en cualquier celda de esta tabla dinámica y después desde la ficha "Diseño" activar cualquiera de los diseños que nos propone Excel en esta galería. También podemos ver desde la ficha "Diseño" otras opciones que nos puedan interesar y que tenemos en algunos desplegables a la izquierda de las cinta de opciones. Por ejemplo, "Subtotales", la posibilidad de activar o desactivar la columna de "Total general" o también la fila de total general que podemos ver en la tabla dinámica, por ejemplo, si seleccionamos esta opción, se desactivan ambos totales generales. Vamos a volver a activarlos y ahora vamos también a cambiar un poco la estructura de la tabla para poder probar otras opciones, vamos a analizar tabla dinámica, activamos la lista de campos de nuevo, y vamos a agregar a filas otro campo más, por ejemplo, el campo "Curación", que tenemos en la parte inferior pero en vez de ponerlo en valores como lo ha puesto por defecto Excel, lo vamos a poner en filas y además, justo por encima de producto. Aquí lo tenemos. Ahora, vemos como aparece una jerarquía de valores en la cual está en primer lugar la curación y debajo de la curación, todos los productos que tienen esa característica, ahora ya podemos cerrar el creador de tablas dinámicas y desde la ficha Diseño, cambiar, por ejemplo los subtotales, vamos a elegir para que se muestren todos los subtotales en la parte superior del grupo, y aquí podemos ver como aparecen, quizá se distinguiría algo mejor si eligiesemos otro diseño distinto que realce esos subtotales. Vamos a ver este, aquí lo tenemos, podemos ve como cada fila de subtotales queda resaltada, y si volvemos a la tabla y a la ficha diseño tenemos aquí una opción que es "Filas en blanco" que podemos insertar una de ellas, para que haya una separación mayor entre cada grupo o cada subtotal y el otro.

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Fecha de publicación:20/12/2016

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