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Introducción a las tablas dinámicas en Excel 2016

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Iniciación a las tablas dinámicas desde cero hasta su creación, configuración y modificación básica del diseño, para aprender a trabajar con ellas al completo.

Transcripción

Si tuviéramos que obtener de esta tabla información relevante para la toma de decisiones, De seguro la tarea sería lenta, ardua y que además los resultados serían discretos, Con una tabla dinámica, esto quedaría solucionado en menos de un minuto. Por lo tanto, podemos decir que una tabla dinámica es una tabla que reordena, estructura, y presenta los datos de otra tabla origen de forma que tengan un cierto sentido y se puedan tomar decisiones sobre ellos. En pantalla tenemos una tabla origen. Es la que tiene los datos originales. En esta otra hoja, tenemos una tabla dinámica, que resume y reordena la información que tenemos en tabla origen, pero de forma que tiene un cierto sentido y es fácil tomar decisiones, o sacar conclusiones sobre los datos. Por ejemplo, y no sería la única posibilidad, esta tabla dinámica está ordenando por columnas los agentes o lugares de venta. En columnas tenemos las fechas, resumidas por meses, y dentro de cada mes, lo que se le ha vendido a cada cliente. Así pues, tenemos una completa información, de lo que se ha vendido a cada cliente por cada uno de los comerciales o puntos de venta de la empresa. Además, tenemos otra columna que nos dice el total general para cada uno de esos clientes y también para cada uno de esos meses. Para reafirmar la importancia de las tablas dinámicas, podemos hacernos una sencilla pregunta. ¿Cómo podríamos saber lo que ha vendido el agente comercial Pedro a todos los clientes dentro del mes de enero? De la forma que nos lo dice la tabla dinámica. Aquí tenemos todas esas ventas. Pero sin una tabla dinámica, aquí en esta tabla. Por eso decíamos que el trabajo sería lento y arduo, cuanto menos. Una vez hemos descrito qué es una tabla dinámica, vamos a construir una. Una de las formas de hacerlo es situarnos en cualquier celda de esta tabla origen, y después desde la ficha Insertar, hacer click en Tabla dinámica. Vemos como, automáticamente en Tabla o rango, aparece el nombre de la tabla de Excel que tenemos seleccionada. Donde pone Hoja de cálculo existente, es decir, eligiendo donde deseamos colocar la tabla dinámica, podemos hacer click en este botón, y en Ubicación, hacer click y elegir nuestro sitio. Por ejemplo, vamos a elegir esta celda. a partir de aquí estará nuestra tabla dinámica. Presionamor Enter y ahora aceptar. Esto que vemos, es la zona a partir de la cual se va a crear nuestra tabla dinámica. Ahora tenemos que hacer los siguientes pasos. Y los tenemos que hacer en el panel de la derecha. Vemos como aparecen todos los campos y columnas de nuestra tabla original, Fecha, agente, ruta, cliente, artículo, unidades, importe, trimestres, y años. En este caso, nos vamos a fijar en Importe. Vamos a hacer click en la palabra Importe, y sin soltar vamos a arrastrar la palabra aquí, hasta este cuadro, Valores. Soltamos, y ya tenemos los valores de nuestra tabla dinámica. Ahora tenemos que decidir, en las filas, qué queremos, ¿Lo agentes comerciales? ¿O las fechas y los clientes? Puesto que en la tabla dinámica de ejemplo, estaban las fechas y los clientes, lo vamos a hacer igual. Así que, hacemos click en Fecha, y nos lo llevamos a Filas. Y ahora nos quedaría arrastrar la palabra Cliente a la última posición de los campos que se han creado en Filas. Podemos comprobar, que ahí está la palabra Cliente. Ahora, en nuestra tabla dinámica, lo que nos queda por configurar son los nombres de los agentes comerciales que tienen que ir en Columnas. Hacemos click en la palabra Agente, y sin soltar arrastramos hasta Columnas. Y aquí tenemos nuestra tabla dinámica. Podríamos extender estas agrupaciones, para ver como dentro del año están los trimestres, dentro de cada trimestre, los meses, y dentro de cada mes, todos los clientes con las ventas que se les ha facturado. También en columnas, los agentes y puntos de venta. Una vez terminada la estructura de la tabla dinámica, podemos cerrar el panel de Campos y centrarnos en otras configuraciones. Por ejemplo, si hacemos click con el botón derecho en cualquiera de los números de la tabla dinámica, desde la opción Configuración de campo de valor, podemos hacer click en Formato de número y elegir moneda, que es algo más adecuado para el tema que tratamos. También son importantes otras configuraciones, a las que podemos acceder con el botón derecho, y después eligiendo Opciones de tabla dinámica. Por ejemplo, dentro de la ficha Diseño y formato, es conveniente desactivar Autoajustar anchos de columnas al actualizar. También podría ser conveniente, según preferencias del usuario, que desde la ficha Datos, activáramos la casilla de verificación Actualizar al abrir el archivo. Esto significa, que cada vez que abramos el archivo de Excel, la tabla dinámica se actualizará. Tenemos que recordar también que, en cuanto a la actualización, si hay un cambio en la tabla de origen, la tabla dinámica no se actualiza automáticamente en principio. Se puede actualizar, como hemos visto hace un momento, al abrir el archivo si tenemos esa casilla de verificación activada. Pero también podemos actualizar una tabla dinámica de forma manual. Es decir, cuando tenemos la selección en cualquier celda de esa tabla dinámica, aparece una ficha dentro de Herramientas de tabla dinámica, y dentro de ella está el comando Actualizar. Y por último comentar, que dentro de la ficha Diseño, también propia de esta tabla dinámica, vemos distintas opciones para cambiar la imagen y el aspecto de la tabla dinámica. Podemos elegir la forma en la que se muestran los subtotales, incluso el diseño y estructura que adopta el informe, elegir si queremos ver los totales que aparecen en la última columna y en la última fila, y algunos detalles estéticos, como añadir Filas con bandas, o Columnas con bandas.

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