Office para Mac

Integración de Office 2016 para Mac

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En este ejercicio veremos la integración de los programas de Office 2016 para Mac para enviar correo personalizado utilizando Word, Excel y Outlook.

Transcripción

Las aplicaciones de la Suite de Office 2016 para Mac pueden ser utilizadas por separado, pero están diseñadas para trabajar juntas, que es cuando cumplen su función de ayudar a la gente a ser más eficientes y productivos. A continuación veremos un escenario donde integraremos datos y funcionalidades de Word y Excel, para crear combinación de correspondencia. En el escenario, el supervisor de una empresa quiere enviar un comunicado urgente a los empleados. Este comunicado incluye un código personal. El supervisor comienza a redactar la carta utilizando Word. Primero como un borrador y poco a poco la convierte en la carta completa. Utilizando los estilos predefinidos la carta es terminada en su versión final en Word, pero hacer copias con los datos de cada empleado tomará demasiado tiempo. Los datos están en un archivo de Excel, que el equipo de personal de la empresa le compartió por OneDrive. En este archivo están el nombre, el apellido, el código y el correo de cada persona que debe recibir la carta. Pero este archivo se está actualizando constantemente, y puede ser que dentro de poco se agreguen varias decenas de nuevos registros. El reto aquí es poder combinar los programas de Office, para hacer envíos de cartas personalizadas usando el texto en Word con los datos de la tabla en Excel. Regresemos a Word. Seleccionaremos la opción Correo en el Menú de cinta y comenzaremos aquí a hacer esta integración. Como ya tenemos la carta, lo que sigue es seleccionar el archivo de Excel como fuente de datos. Daremos clic en Seleccionar destinatarios y luego en Utilizar lista existente. Seleccionaremos el archivo de Excel de nuestro equipo y daremos clic en abrir. Word nos mostrará un mensaje de advertencia. Como el archivo es seguro, daremos clic en Aceptar. Para que cargue los datos de la primera hoja del archivo de Excel, eligiremos en esta ventana Aceptar. Podemos ver que varias opciones en el Menú de cinta se han activado. Daremos clic en la opción insertar campo de combinación para revisar que los datos se han cargado correctamente. Veremos cuatro opciones que corresponden con la cabecera de la tabla del archivo de Excel y que usaremos para hacer referencia a los datos en ese archivo. Los campos dinámicos de combinación de datos aparecen resaltados en gris y entre comillas. Terminaremos de sustituir esos campos con los datos de la carta. Ahora activaremos la opción Vista previa de resultados en el menú de cinta. Podemos ver en la Vista previa, como se ve cada registro con los datos integrados y podemos recorrer todos los datos con las flechas que están en el mismo control. Finalizaremos, generando los documentos combinados. Seleccionaremos Finalizar y combinar y luego Editar documentos individuales. Notemos que en esta opción también podemos enviarlos a imprimir directamente o por correo electrónico. La impresión combinada nos muestra el resultado. Hay un documento idéntico por cada registro donde lo único que cambian son los datos personalizados que provienen de Excel. Si más tarde hay que hacer cambios a la carta o sea argregan nuevos registros de empleados, se puede generar todo de nuevo con solo unos cuantos clics.

Office para Mac

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Fecha de publicación:20/10/2015

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