Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Insertar números de página en Access 2016

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En un informe, como en cualquier otro documento que sea largo, necesitamos saber numerar el documento. Aquí vamos a ver cómo lo podemos numerar, qué opciones tenemos y cómo podemos modificar la fórmula que nos pone Access.

Transcripción

Además de poder crear los controles de [inaudible] hay algunas opciones que se utilizan mucho y entonces las podemos utilizar desde la parte de la derecha directamente. Tenemos creado el encabezado del informe pero también podíamos haber hecho clic en título y ya nos pondría ahí el cuadro de texto para poder ponerlo donde nosotros quisiéramos cambiar el texto, etc. Otra opción que se utiliza mucho son los números de página. Vamos a hacer clic en números de página y entonces nosotros le podemos indicar con qué formato queremos que lo ponga o sea 'Página N' que vaya poniendo Página 1, Página 2, Página 3 o 'Página N de M' lo cual me vaya poniendo Página 1 de 212, etc. Me pone tanto el número de página en el que estoy como el número total de páginas que tiene el documento. ¿Dónde queremos que lo ponga? ¿Al principio de la página o al final de la página? Lo más normal suele ser al final de la página. Y si queremos que esté en el centro, a la izquierda, a la derecha o si lo fuéramos a encuadernar si lo queremos en la parte interior o en la parte exterior. En este caso le voy a decir en el centro. Incluso le podemos indicar si queremos que en la primera página aparezca ese número de página, ya que puede que sea una portada y yo no quiero que aparezca. Le quito la opción de muestre el número en la primera página. Vamos a decirle 'Aceptar' y vamos a entender la fórmula que nos ha puesto en el pie de página. Para ello lo voy a hacer más ancho. Y aquí tenemos la función que nos ha creado. La función 'SiInm' es igual que la función 'Si' de Excel o la función 'Si' en cualquier lenguaje de programación. O sea, si se cumple una condición hace una cosa y si no se cumple, hace otra. Entonces, ¿qué le está diciendo aquí? Si el número de página, o sea si Page 1 -Page entre corchetes, lo que devuelve es el número de página- si cumple la condición de que el número de página es mayor que 1 entonces ¿qué quiero que haga? quiero que ponga el texto, el literal 'Página' y a continuación el número de página o sea Page entre corchetes 'de' y a continuación 'Pages' es el número total de páginas que tiene el documento. Si no cumple la condición de que sea mayor que 1 lo deja en blanco, o sea "". Voy a la vista preliminar y veo que efectivamente en la primera página que es la portada, lo respeta y no pone ningún número de página y si voy a la siguiente página ya me pone el número de página pero ojo, lo que hace es que no me muestra el número de página en la primera pero sí la cuenta. Entonces ¿que puedo hacer yo? Me voy al diseño y entonces le voy a decir aquí que quiero que me ponga el número de página menos 1. Y también el número total de páginas será el número total de páginas menos 1. De esa manera no me va a contar en ningún momento esa primera página. Le digo 'Aceptar'. Voy a verlo y vemos que efectivamente en la primera página no me lo pone pero la segunda página es la página 1 y me pone una página menos que antes.

Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Aprende a crear informes con Access 2016, exportarlos en formato PDF y cómo transformar esa información en formularios para facilitar las tareas con las bases de datos.

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