Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Insertar datos de un campo de Word a destinatarios concretos

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Si bien con la utilidad llamada Rellenar podemos personalizar lo que obtendremos en un campo determinado de todos los destinatarios, con la herramienta que estudiamos en este vídeo, Preguntar, podremos personalizar lo que obtenemos en más de un campo.

Transcripción

A veces, cuando vamos a realizar una combinación de correspondencia, nos surge la necesidad de que un dato que aparece en el documento, por ejemplo, una carta, sea variable y podamos ajustarlo de forma personalizada por cada destinatario. Entonces, en estos casos, es cuando es interesante conocer la herramienta de la que vamos a hablar en este vídeo. Se trata de la opción "Preguntar" de la ficha "Combinar correspondencia". Vamos a poner un ejemplo práctico de utilización. Tenemos aquí una carta que, para ir poniendo en contexto, diremos que tiene una combinación de correspondencia asignada. Evidentemente, desde la opción "Cartas" y también con una lista de destinatarios que podemos editar de esta forma. Y, como podemos ver en los campos resaltados, tiene un bloque de direcciones, una línea de saludo y, también, tiene un campo que sustituye de forma variable al texto que antes había, que eran las palabras "su empresa". También, un poco más abajo, podemos ver que en el texto se hace alusión a un porcentaje de descuento. Y aquí es donde nos podría convenir que este porcentaje pudiera ser personalizado para cada uno de los destinatarios. Así que, mediante la opción "Preguntar", vamos a hacerlo. En principio, vamos a situar el cursor al principio del documento, por ejemplo. Vamos a "Reglas", dentro de la ficha "Correspondencia", por supuesto. Y, después, elegimos "Preguntar". Ahora obtenemos un cuadro de diálogo, donde tenemos que poner un nombre de referencia. Puesto que lo que queremos es un descuento, vamos a utilizar esas misma palabra. Así que, "Descuento". "Pedir información" es el texto que ofrecerá Word cuando intentemos realizar la combinación de correspondencia. Ese texto podría ser, por ejemplo, "Introduzca el porcentaje para" y un espacio. Ahora el texto predeterminado del marcador. Vamos a suponer que de forma predeterminada, para casi todos los destinatarios, necesitamos un 25 % de descuento. Lo marcamos. Y ahora ya para terminar, hacemos clic en "Aceptar". Este sería un ejemplo de pregunta que nos haría Word para cada uno de los destinatarios. Ahora, y aunque parezca que no ha ocurrido nada. Word ha introducido, a partir de donde tenemos el cursor, un código con todas las condiciones que hemos configurado, en el comando "Preguntar". Ese código lo podemos visualizar si presionamos "ALT F9". Podemos ver aquí, en la primera línea, el código. También podemos ver el código que corresponde a todos los campos introducidos anteriormente. Y ahora, a continuación, para personalizar mejor la pregunta, podemos agregar a continuación de la palabra "para", si insertamos el cursor justo antes de las comillas, podemos, como decíamos, insertar un campo combinado que no va ser otro que el de "Empresa". Con esto que hemos hecho, lo que conseguimos es que en la pregunta figure el texto "Introduzca el porcentaje para" y después el nombre de la empresa. Bien, pues, una vez hecho esto, y configurada la pregunta, vamos ahora a configurar el campo que será variable. Se trata de esta "x" que vamos a eliminar. Y en su lugar vamos a insertar un campo desde la ficha "Insertar". Y después, dentro del desplegable explorar "Elementos rápidos". Elegimos "Campo". En este cuadro de diálogo, tenemos que seleccionar, de este cuadro de lista, la palabra "Ref", es decir, "referencia". Y ahora elegir la única referencia que tenemos en este documento, que es la que antes hemos escrito como descuento. Por lo demás, no vamos a tocar nada y hacemos clic en "Aceptar". Ya vemos cómo aparece ese campo en el sitio adecuado. A partir de ahora, podemos volver a presionar la combinación de teclas "ALT F9" para ocultar los códigos. En el caso de la referencia, vemos cómo aparece la cantidad, por defecto. Y también tenemos que decir que, en el caso de este campo especial que hemos introducido, aunque elijamos la ficha "Correspondencia" y después tengamos activada la opción "Vista previa", si intentamos navegar por todos los destinatarios, vemos que el 25 % no cambia. Es evidente porque aún no hemos respondido a qué porcentaje queremos para cada uno de los destinatarios. Antes de finalizar la combinación para recibir esas preguntas y que el porcentaje se pueda personalizar, vamos también a introducir, justo antes de la palabra "de" el símbolo del porcentaje. Esto lo podíamos haber hecho de forma que, el cuadro de diálogo que pregunta al usuario por el porcentaje, contenga ese símbolo. Pero puesto que, en este caso es un símbolo común a todos los porcentajes, nos podemos permitir escribirlo como un texto normal. Así que, ahora ya vamos a finalizar y combinar eligiendo, por ejemplo, esta opción que nos va a permitir hacer una revisión de cada uno de los documentos. Hacemos clic en "Aceptar" y ahora es cuando Word nos pregunta por el porcentaje, concretamente, para lacados multiplan. Vamos a cambiar el 25 por un 22. Aceptamos. Y ahora vemos cómo pasa al siguiente destinatario y nos pregunta el porcentaje para él. Vamos a dejar, en este caso, el valor por defecto, 25. Para el siguiente, también vamos a dejar 25. Pero para "Terrazos Parral" vamos a cambiar a un 15. Para el siguiente un 40. Cambiamos aquí a un 10 y aquí dejamos también un 25 por 100. Volvemos aquí a cambiar a un 30. Dejamos el 25 y ya lo tenemos. Ahora sí, si vamos pasando cada uno de los documentos que se han combinado, podemos ver que aparece un porcentaje personalizado. Antes era un 22, ahora un 25. Vuelve a haber un 25, pero ahora ya es un 15. Un 40 y así sucesivamente. Y por último, tenemos que recordar que esto es un documento combinado que deberíamos guardar para poder utilizar con posterioridad.

Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Aprende a crear con Word correspondencia tanto postal como electrónica, etiquetas o sobres personalizados empleando como base los contactos de tu empresa o listado de clientes.

1:43 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:15/03/2017

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