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Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Insertar campos en el formulario en Access 2016

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En caso de que nuestro formulario tenga un origen de datos, vamos a ver cómo podemos insertar, mover y eliminar un campo en nuestro formulario. También veremos que es la etiqueta y el contenido de un campo.

Transcripción

Vamos a crear un formulario en la vista "Diseño". Para ello, vamos a la ficha de "Crear". Le digo "Diseño del formulario". Entonces, lo primero que le vamos a decir es en la "Hoja de propiedades". Si tenemos seleccionado el formulario, ya solo tenemos que coger el origen del registro. Si no tuviéramos el formulario, lo podemos elegir de la lista o pinchando sobre el fondo gris o en cuadradito que hay, justo debajo del nombre del formulario. Entonces, ahí en el "Origen del registro" vamos a pinchar el desplegable. Y vamos a elegir la consulta "Resumen". Ahora vamos a pinchar en el botón "Agregar campos existentes". Voy a coger el campo "Nombre de la compañía" Y lo llevo dentro del "Detalle". Lo pone dos veces. A la izquierda es el literal. O sea, es el texto "Nombre de la compañía". Mientras que el de la derecha es el contenido del campo. Para verlo mejor, vamos a cambiarnos de vista. Y si vamos a la vista "Formulario", vemos cómo a la izquierda pone "Nombre de la compañía". Y a la derecha es donde me va a ir cambiando... En cada registro, vamos a ir viendo uno de los primeros entre el mismo. Vemos que va cambiando el contenido. Me vuelvo al diseño. Si quiero moverlos juntos, simplemente pincho, bien en la etiqueta o bien en el contenido, y se mueven juntos. Pero si lo que queremos hacer es moverlos separados, como en este caso que quiero separar la etiqueta del contenido. Una vez que están seleccionados, pincho en la esquina superior izquierda, donde tenemos un puntito más grande para poder colocarlo donde nosotros queramos. Si queremos poner muchos campos de golpe, para no tener que estarlo poniendo uno por uno, lo que podemos hacer es seleccionamos el campo en el cual queremos empezar a poner. Y si están todos seguidos, dejo pulsada la tecla de "Shift". Con lo cual, todos los que están en medio se seleccionan. Si no fuera así, si no estuvieran seguidos y están salteados, tengo que dejar pulsada la tecla de "Control" para ir seleccionando los campos que quiero poner. Y, directamente, lo que hago es que las arrastro dentro del formulario. Una vez que están dentro del formulario, ya los podría colocar. Por ejemplo, podría seleccionar dos etiquetas y, yendo a "Organizar", decirle que lo quiero alinear a la izquierda. Podría coger lo que son los contenidos, hacerlos un poquito más grandes si no se ve bien el contenido. Le puedo decir en "Tamaño y espacio", "Igualar en vertical" para que estén a la misma distancia unos de otros vamos a colocarlo un poquito mejor. Si queremos modificar mis etiquetas, no tenemos más que, una vez que están seleccionadas, volver a pinchar en ella. Entonces, aparece el cursor dentro. Entonces, por ejemplo, en vez "Nombre de compañía" queremos poner "Nombre de la compañía", no hay ningún problema, lo podemos cambiar y ya está. Eso nunca lo podemos hacer en la parte de la derecha, o sea en el contenido. ¿Por qué? Porque ahí lo que nos pone es el nombre del campo. Entonces, si cambiamos lo que tenemos ahí escrito, iría a buscar otro campo. Y claro, no lo encontraría. Con lo cual, me daría un error. O si le ponemos el nombre de otro campo, sacaría otra información distinta a la que nosotros queremos. En la ficha de "Formato", podemos seleccionar los distintos campos para darle distintas propiedades. Le podemos cambiar el tipo de letra, el tamaño, negrita, cursiva, el color de la letra, las líneas que nos da, todas las opciones de formato que queramos. Si cambiamos, por ejemplo, el formato del primero y le decimos que lo queremos en color negro... Y le vamos a decir que la etiqueta también en color negro. Una vez que lo tenemos ya cambiado, le podemos dar en el botón de "Copiar formato", para ir copiándolo en otros campos. Para no tener que ir haciendo uno por uno e ir copiando el formato, lo que podemos hacer es un doble clic en la brocha. De esa manera, ya se lo podríamos copiar, el formato, a todos los campos que quisiéramos. Si selecciono, por ejemplo, la etiqueta de un campo y le doy en "Suprimir", borro solamente la etiqueta. Le digo "Deshacer", porque si yo ahora selecciono lo que es el contenido del campo y le digo "Suprimir", como vemos, se elimina tanto la etiqueta como el contenido. Vamos a ver cómo nos queda el formulario. Para ello, vamos a ver el formulario. Los campos nos pueden quedar más o menos bien, según lo estamos viendo, pero si tuviéramos muchos datos y, por ejemplo, aquí la dirección, vemos que aparece cortada. Lo que tendríamos que hacer es ir a la tabla correspondiente, por ejemplo a la tabla de "Clientes", ir viendo el tamaño que tiene cada cosa. Como tenemos abierto el formulario que está cogiendo datos de ahí, nos avisa de que no podemos modificar el diseño. Con lo cual, le voy a decir que no me importa, puesto que solo quiero ver. Y tengo "Nombre de la compañía". Serían 40 caracteres. "Nombre de contacto", 30. "Cargo de contacto", 30. Y así con todos los campos. ¿Para qué? Para que cuando vayamos al diseño y cojamos los campos, aquí en la parte de abajo en la parte inferior lo vamos a ver, cuando yo me sitúo aquí en el borde de la derecha. y pincho y arrastro, me sale cuántos caracteres se ven. Entonces, yo ahí puedo arrastrar y darle siempre un poquito más de lo que realmente nos pone. O sea, si el tamaño es 40, darle por ejemplo 41 o 42. Ya que según los tipos de letras puede cortar un poquito la última letra y que no se vea bien. El tamaño que le pongamos al campo, no limita para nada lo que vayamos a escribir en él. O sea, lo que realmente nos limita es la visualización. Bueno, pues vamos a guardar este formulario. Le vamos a poner de nombre "Completo", ya que tenemos aquí todos los campos disponibles. Le digo "Aceptar" y ya lo tenemos guardado.

Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Aprende a crear informes con Access 2016, exportarlos en formato PDF y cómo transformar esa información en formularios para facilitar las tareas con las bases de datos.

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