Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Insertar bloques de dirección en Microsoft Word

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Si tenemos los nombres de campo correlacionados con los nombres que considera idóneos Microsoft Word, podremos insertar todos los campos de los datos postales de los destinatarios fácilmente como bloques de información.

Transcripción

Partimos de un documento Word donde hemos iniciado una combinación de correspondencia, concretamente para un documetno "Carta", también hemos seleccionado los destinatarios, y también, incluso, hemos asignado campos, es decir, hemos hecho corresponder los encabezados de nuestra base de datos con las etiquetas o nombres que considera Word como comúnmente utilizados. Ahora ya, una vez hecho todo eso, lo que corresponde es identificar cuáles serán los datos variables que van a cambiar entre destinatario y destinatario. Por ejemplo, uno de esos datos variables será el "Bloque de dirección" que es este párrafo que tenemos aquí resaltado. También vamos a considerar como variable, la palabra "Cliente", y también las palabras "Su empresa". Y aunque hemos marcado todos estos campos, realmente en este vídeo nos vamos a centrar en el bloque de direcciones, así que vamos a seleccionarlo, y, desde la ficha "Correspondencia", hacemos clic en "Bloque de direcciones". En el cuadro de diálogo que emerge podemos ver cómo Word nos pregunta si queremos insertar el nombre del destinatario, con este formato o con cualquier otro de los que podemos elegir, en este cuadro de lista. También nos pregunta si queremos insertar el nombre de la organización o empresa y, también, si queremos insertar la dirección postal solo incluyendo la región o el país si es distinto de España o incluyéndolo siempre activando esta segunda opción o no incluir nunca el país ni la región. También podríamos cambiar el país que será referencia. Por último, en esta casilla de verificación podemos elegir si la dirección tendrá un formato en función del país o región de destino. A la derecha, podemos ver un panel a modo de vista previa donde incluso podremos avanzar y retroceder para ver cómo quedarían los nombres de los distintos destinatarios. Si viésemos algún problema, en esta vista previa, también podríamos corregirlo desde el botón "Asignar campos". Así que vamos a hacer clic en "Aceptar" y vemos cómo ha aparecido una especie de etiqueta o marcador llamado "Bloque de dirección". A continuación, aún figura la antigua y provisional dirección que tenía nuestro documento que podemos seleccionar y definitivamente eliminar. Ahora, vamos a eliminar estos resaltados que hemos realizado manualmente... y, desde la ficha "Correspondencia", vemos que ahora "Vista previa de resultados" ya está habilitado. Hacemos clic y vemos cómo aparece aquí el nombre y el resto de datos de uno de los destinatarios. También, un poco más a la derecha del botón de vista previa tenemos unos botones para navegar por todos los destinatarios y ver cómo quedarían los resultados. Si ocurriera algo parecido a lo que podemos ver en este destinatario, cuyo nombre de persona es igual al nombre de la empresa, podríamos ir a "Editar lista de destinatarios". Después, hacemos clic en "Lista clientes" y después en "Edición". Ahora tenemos la oportunidad de eliminar uno de esos nombres desde el origen de datos. Por ejemplo, podríamos eliminar este. Decimos que sí a la actualización. Aceptamos, y ahora vemos que ya no aparece repetido, mientras que el resto de destinatarios están correctos.

Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Aprende a crear con Word correspondencia tanto postal como electrónica, etiquetas o sobres personalizados empleando como base los contactos de tu empresa o listado de clientes.

1:43 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:15/03/2017

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