Outlook 2016 práctico: Trucos de productividad

Imprimir sobres y etiquetas en Outlook 2016

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Esta funcionalidad es un clásico dentro de las aplicaciones Office. En este caso, la combinación de correspondencia la practicaremos desde Outlook para disponer de etiquetas o sobres para llevar a cabo un emailing.

Transcripción

Vamos a explicar el proceso de creación de sobres o etiquetas de forma masiva a todos o parte de los contactos que tenemos en la libreta de direcciones de nuestro Outlook que, por cierto, debería ser nuestro cliente de correo electrónico por defecto para que todo funcionara correctamente. El proceso lo podemos iniciar desde el propio Outlook o desde Word, indistintamente. En Outlook deberíamos hacerlo desde este botón, dentro de la ficha "Inicio", "Combinar correspondencia". Pero, para este ejemplo, lo vamos a iniciar desde Word. Así que iniciamos un documento y después vamos a la ficha "Correspondencia". Ahora vamos a hacer clic en "Iniciar combinación de correspondencia". Elegimos "Sobres o Etiquetas". En este caso vamos a elegir "Sobres" pero el proceso, si eligiéramos "Etiquetas", sería prácticamente el mismo. Vemos cómo aparece un cuadro de diálogo para elegir las opciones de "Sobre", es decir, en principio podemos elegir el tamaño. Vamos a elegir un sobre número nueve. Y también, además de estas opciones que vemos en pantalla, podríamos elegir las opciones de impresión. Vamos a dejar todo conforme está, aceptamos, y ahora tenemos que seleccionar destinatarios. Hacemos clic, y, en nuestro caso, vamos a elegir los contactos de Outlook. Aceptamos, y confirmamos. En este caso, se trata de la carpeta que contiene los contactos para importar. Ahora vamos a elegir aquellos contactos para los que queremos los sobres. Si hacemos clic en este botón o dejamos como está, vemos que están todos seleccionados. Vamos, en este caso, a elegir solo unos cuantos. Hacemos clic en "Aceptar", y ahora en el sobre podríamos escribir, por ejemplo, la dirección del remitente. Y, a continuación, tenemos que decidir dónde queremos el bloque de direcciones de los destinatarios. Si nos damos cuenta, al hacer clic en esta zona, aparece un recuadro donde podemos colocar el cursor, y después, hacer clic en "Bloque de direcciones". En este cuadro de diálogo podemos elegir el estilo que va a tener el bloque donde aparecerá el nombre de cada destinatario, su dirección y otros datos postales. También es importante conocer esta funcionalidad, que es "Corregir problemas". Esto se podría utilizar en el caso de que faltaran elementos del bloque de direcciones o no funcionaran. En este caso, podríamos utilizar "Asignar campos" para cada uno de los ítems Requerido para el bloque de direcciones. Es decir, si el bloque de direcciones necesita una dirección 2 y no sabe de dónde obtener ese dato, podemos decírselo desde este desplegable. Vamos, en cualquier caso, ahora, a cancelar, y aceptamos para que quede tal cual. Aquí vemos que aparece una marca llamada "Bloque de dirección". Y ahora ya podríamos hacer clic en "Vista previa de resultados" o en "Finalizar y combinar". Vamos a hacer clic en "Imprimir documentos". En este caso, va a ser a un formato PDF. Aceptamos, ponemos un nombre al archivo, y ahora nos quedaría comprobar el resultado, que podemos ver si abrimos el PDF generado. Aquí lo tenemos, de forma que, si vamos pasando páginas desde este botón, vemos cómo, al imprimir todo este documento, se imprimirán los sobres, cada uno con la dirección y nombre de un contacto distinto.

Outlook 2016 práctico: Trucos de productividad

Aprende estos trucos de Outlook 2016, el potente gestor de correo electrónico de Microsoft, que te permitirán obtener máximo rendimiento, ganar en eficacia y, sobre todo, tiempo.

1:24 horas (28 Videos)
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Fecha de publicación:8/11/2016

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