Acrobat DC esencial

Importar datos de formulario rellenados con Reader

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En este ejercicio veremos cómo rellenar un formulario PDF en Adobe Reader, guardar los cambios, y de ahí extraer la información de los campos para alimentar una hoja de cálculo.
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Transcripción

A continuación, vamos a ver cómo preparar primero un formulario PDF para que esté listo para ser rellenado desde Adobe Reader. Luego, cómo rellenarlo con este lector gratuito de PDF y, finalmente, cómo importar los comentarios realizados en Acrobat DC. El primer paso, por supuesto, será preparar este documento PDF con los campos de formulario adecuados para que se pueda rellenar y guardar la información en Adobe Reader. Para hacerlo, podemos ir directamente al menú Archivo y seleccionar la opción Guardar como otro. Dentro de las opciones específicas de guardar otro PDF, vamos a elegir la opción PDF ampliado de Reader y, finalmente, la opción Activar más herramientas, que incluye el rellenado y guardado de formularios en Adobe Reader. Al hacerlo, y clicar en el botón Guardar ahora, tenemos que elegir una ubicación para esta versión rellenable en Reader de este formulario. Por ejemplo, voy a llamarla "Formulario Reader.PDF". Ya hemos preparado esta versión especial del documento PDF que es rellenable en Reader, y lo que voy a hacer a continuación es salir de Acrobat DC, abrir Adobe Reader DC para simular qué es lo que haría un usuario que recibirá este formulario vacío. Ya estoy en la aplicación gratuita de lectura de PDF Adobe Reader, y lo primero que voy a hacer es ir al menú Archivo, seleccionar la opción Abrir porque voy a ir en búsqueda del documento Formulario Reader, que es el formulario que acabamos de preparar. Al abrirlo, lógicamente quedan resaltados automáticamente los campos que son editables, y vamos a rellenarlo, aunque sea parcialmente. Vamos a responder algunas de las preguntas del formulario y, sencillamente, dar las gracias en el campo de comentarios. ¿Qué debería hacer el usuario que acaba de rellenar este formulario PDF en Adobe Reader? Tiene que enviar la información, ¿pero cómo la envía? Un método muy sencillo, ya que este formulario no dispone de un botón de enviar automáticamente los datos, sería guardar los cambios en este PDF y, por ejemplo, adjuntarlo en un correo electrónico y enviarlo de vuelta. Esto es justamente lo que vamos a hacer. Vamos a irnos al menú Archivo, y vamos a guardar una copia con Guardar como, que es una acción que solamente vamos a poder realizar con formularios PDF que previamente han sido preparados así desde Acrobat. Elegimos una carpeta y vamos a llamarlo "Formulario con la respuesta de este usuario", de Ignacio. Clicamos en Guardar. Ya estaremos en condiciones ahora de salir de Adobe Reader y vamos a regresar a Acrobat DC para importar, desde el PDF del formulario en blanco, los datos que se han rellenado desde el PDF en Reader. Ya estamos de vuelta en Acrobat DC, y lo que podemos hacer es ir directamente a la vista de Herramientas y, dentro del campo buscador, para ir más rápido, vamos a escribir la palabra Combinar. Esto filtra varias herramientas entre las cuales tenemos la opción Combinar archivos dentro de la categoría Preparar formulario. Voy a hacer clic, entonces, en la herramienta Combinar archivos y directamente voy a importar tantos formularios PDF recibidos desde Reader como obtenga. Esto lo puedo hacer clicando en el botón Agregar archivos y, entonces, ahora directamente voy a irme a buscar este PDF con respuestas que me ha enviado este usuario. Hago clic en Abrir. Y, ahora, la ventaja es que si tuviera otros documentos PDF que me hubiesen enviado otros usuarios, también con los campos rellenos, podría aprovechar y repetir esta acción y agregar tantos archivos como fueran necesarios. A continuación, voy a hacer clic en el botón Exportar, y esto me crea un informe en un formato que puede ser texto delimitado por comas compatible con hojas de Excel, o archivos XML. Es decir, estoy recopilando todas las respuestas de los formularios que se han rellenado en Reader, y los voy a convertir a final en una hoja de cálculo. Vamos, entonces, a guardarlo como Informe.csv. Ya está exportado, y el siguiente paso para ver cómo queda será abrir, por ejemplo, Microsoft Excel con este documento CSV. Ahí está, ya estoy dentro de Excel, selecciono el documento en formato CSV, que puedo filtrar con archivos de texto, y ahí tengo mi documento Informe. Hago clic en Abrir, y esto es convertido automáticamente en una hoja de cálculo. Tengo un primer formulario con el campo "Nombre", que en su día rellené con Reader, "email", y, en el caso de los campos que no hayan sido rellenado, tendré casillas en blanco. De este modo, podemos iniciar un formulario PDF, diseñándolo y dándole funcionalidad con Acrobat DC, ponerlo en circulación a través de un adjunto de correo electrónico y que cualquier usuario que pueda utilizar el lector gratuito Adobe Reader lo pueda rellenar, pueda guardar los cambios y enviarme el formulario de vuelta para que yo pueda, o bien imprimirlo, o bien extraer la información, y acabarla archivando en una hoja de cálculo.

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Fecha de publicación:29/05/2015
Actualizado el:22/08/2017

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