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Visio 2016 esencial

Importación de datos de un organigrama

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En Microsoft Visio tenemos un asistente para importar desde una base de datos la información de todos los empleados y cargos de una empresa. Así, generaremos automáticamente todo un organigrama con las jerarquías y etiquetas adecuadas.

Transcripción

Visio dispone de un asistente para importar, desde una base de datos, la información relativa a todos los empleados y cargos de una organización. De esta forma, se genera automáticamente todo el organigrama con las jerarquías y etiquetas adecuadas. Este asistente de organigramas lo podemos iniciar desde dos sitios: uno de ellos es desde la pantalla de Inicio, yendo a CATEGORÍAS y después a Negocios. Aquí vemos el asistente para organigramas. Hacemos clic y, ahora, en esta primera opción hacemos clic en Crear. Aquí ya aparece el asistente y en principio nos pregunta si queremos crear un organigrama a partir de la información que tenemos en un archivo o bien, vamos a escribir, en este asistente, la información de cada empleado. Puesto que nuestra opción va a ser importar toda la información desde un archivo, concretamente de Excel, vamos a hacer un pequeño paréntesis y vamos a mostrar ese archivo que contiene la relación de trabajadores con sus cargos correspondientes. Aquí podemos ver esa lista o tabla donde vemos cuatro columnas, la primera de ellas es la del nombre de los trabajadores. En la segunda columna tenemos el cargo y en la tercera tenemos la persona de la cual dependen, es decir, la directora general tiene este campo vacío puesto que no depende de nadie. Sin embargo, 'Pedro Arellano' sí que depende de la directora general, y así sucesivamente. Después, tenemos otro campo que es el departamento donde trabaja cada persona, que sería opcional pero es conveniente tenerlo. Y una vez hemos echado un vistazo a este archivo, que será el archivo desde donde tenemos que importar, vamos a cerrarlo y a continuar con nuestro asistente, así que esta es nuestra opción y hacemos clic en Siguiente. Ahora tenemos que elegir entre estas tres opciones que, evidentemente, va a ser la primera: 'Archivo de texto, de Org Plus o de Excel'. Hacemos clic en Siguiente y ahora tenemos que buscar el archivo que contiene toda esta información, el que hemos visto antes. Hacemos clic en Examinar y aquí está nuestro archivo, 'Empleados a importar'se llama. Abrir, vamos a dejar el idioma tal cual está y hacemos clic en Siguiente. Ahora tenemos que elegir las columnas o campos del archivo de Excel que contienen la información que define la organización. Es decir, para el Nombre ¿qué tiene que entender Visio respecto de nuestro archivo? Pues que lo va a encontrar en el campo Nombre de nuestro archivo. Supervisado por. Con el mismo criterio, nuestro campo se llamaría 'Depende_de'. Y en Nombre de pila, vamos a dejar Ninguno. Hacemos clic en Siguiente. Ahora, el asistente de Visio nos está diciendo que elijamos las columnas del archivo de Excel que queremos que se muestren en el organigrama que finalmente tendremos. Nos basta con que se muestre el nombre y el cargo, así que vamos a dejarlo tal cual. En este caso, esta pantalla es similar, pero lo que nos está preguntando es qué datos internos queremos que contengan los elementos de nuestro organigrama. Insistimos en que es una cuestión de datos internos y que podríamos agregar todos los campos aquí, pero de momento lo vamos a dejar tal cual está, porque tampoco sería ningún problema. Vamos a hacer clic en Siguiente, nos pregunta si queremos incluir algunas imágenes en los elementos importados para nuestro organigrama. Si dejamos esta opción, no se incluirán imágenes, pero nosotros sí vamos a incluir algunas, puesto que tenemos una carpeta preparada a tal efecto. Aquí es muy importante leer la nota que figura en la parte inferior del asistente. Nos dice que el nombre de los archivos de las imágenes tienen que tener el siguiente formato: el nombre de la persona tal cual aparece en el campo correspondiente del archivo de Excel, punto, tipo de archivo. Como estamos hablando de un archivo de Excel, aquí el formato será XLSX, así que vamos a examinar para que aquí figure la ruta de nuestra carpeta. Esta es la carpeta que se llama'Imágenes importación', hacemos clic en Abrir y aquí ya tenemos la ruta. Ahora vamos a hacer clic en Siguiente. En este caso, el asistente nos pregunta que si el organigrama fuese muy grande vamos a necesitar varias páginas quizá. Entonces, ¿dejamos que el asistente divida automáticamente el organigrama entre las distintas páginas? Pues vamos a decir que sí y dejamos estas opciones tal cual están. Y ahora ya finalizamos y aquí tenemos nuestro organigrama con los datos que había en Excel. También sería conveniente ahora mostrar en pantalla la carpeta que contenía las imágenes para demostrar que cada imagen tiene exactamente el nombre de la persona a la que quedará asociada. Aquí, en pantalla, vemos esa carpeta y, como lo prometido es deuda, habíamos dicho que el hecho de iniciar un asistente para organigramas lo podíamos hacer desde dos sitios distintos. Todo el proceso lo hemos hecho iniciando este asistente desde la pantalla de Inicio de Visio. La otra opción la teníamos desde la ficha Organigrama –claro está, si tenemos una plantilla de organigramas abierta– y dentro del grupo Datos de la organización, aquí tenemos el botón Importar. Hacemos clic y vemos como se inicia de nuevo el asistente que ya conocemos.

Visio 2016 esencial

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Software:
Visio Visio 2016
Fecha de publicación:11/09/2017

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