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Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

IF THEN ELSE. Condiciones para la combinación en Word

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Con esta utilidad, parecida a la que posee Excel a modo de función, podemos incluir en una combinación de correspondencia unos datos u otros, o incluso un párrafo, dependiendo de una condición que podemos establecer.

Transcripción

Tenemos en pantalla una carta donde hay una combinación de correspondencia aplicada. Podemos ver que hay un bloque de direcciones, también una línea de saludo e incluso un campo combinado que sustituye un nombre genérico de empresa por el nombre de cada uno de los destinatarios. También tenemos un porcentaje que se personaliza mediante la función "Preguntar" de "Combinar correspondencia". Pero ahora, en este vídeo, vamos a dar un paso más y vamos a intentar personalizar lo siguiente. Al final de este párrafo, podemos ver cómo acaba diciendo "precios referidos a transportes para la península". El caso es que algunos proveedores tienen su sede en Canarias. Por lo tanto, no siempre estas palabras serían adecuadas. Podemos comprobarlo si vamos a la lista de destinatarios y comprobamos que en el campo "Provincia", algunos de los destinatarios tienen su sede en Canarias. Tenemos aquí estos dos destinatarios. Bien, pues vamos a intentar personalizar estas palabras, de tal forma que cuando el proveedor tenga sede en Canarias, aquí figure la palabra "Canarias". En caso contrario, que figuren las palabras "la península". Así pues, vamos a eliminar ese texto, pero dejamos el cursor en ese lugar. Desde la ficha "Correspondencia", vamos a ir a "Reglas" y ahora a "Si... Entonces... Sino". Ahora vemos un cuadro de diálogo donde tenemos que configurar algunas cosas. En primer lugar, el nombre del campo que será objeto de esta funcionalidad. En este caso, era la provincia. Después el tipo de comparación. De esta lista desplegable, podemos elegir una, pero en este caso vamos a dejar la que había por defecto: "igual a". Y "Comparado con" vamos a poner, por ejemplo, "Canarias". Es decir, si el campo "Provincia" tiene el valor "Canarias", entonces queremos que el texto que aparezca en la carta, sea precisamente "Canarias". Si no, es decir, si el proveedor no tiene sede en Canarias, que muestre las palabras "la península". Y ahora ya podemos "Aceptar". Como tenemos activada la opción "Vista previa de resultados" podríamos navegar con estos botones y veríamos cómo para algunos proveedores vemos la palabra "Canarias" y para otros, las palabras "la península". Y para finalizar, como siempre, recordamos que este es el documento matriz, pero tenemos que finalizar y combinar la correspondencia para que se generen todos los documentos, es decir, todas las cartas para cada uno de los destinatarios. Hacemos clic en "Aceptar". Y ahora Word nos pregunta el porcentaje personalizado para cada una de las empresas. Vamos a dejar, en este caso, el 25%. Aceptamos. Para el siguiente también dejamos 25%, pero ahora vamos a cambiar a un 12. Cambiamos ahora a un 30. Ahora a un 10 y a un 15. Y ya tenemos todos los documentos en los que podemos comprobar que a veces aparecerá "la península" y otras veces como es el caso de este destinatario aparece la palabra "Canarias". Y puesto que ahora ya estamos trabajando con el documento final que tiene todas las cartas. Vemos aquí el nombre "Cartas4". Ahora podemos guardarlo con un nombre descriptivo que nos recuerde que es una combinación de correspondencia, con una condición "If then else", que es como se llama a la función "si entonces... si no". Como podemos ver, desde "Combinación correspondencia", si nos vamos a la carta matriz y hacemos uso de este desplegable y miramos en la tercera opción. Aquí lo tenemos, "Si... Entonces... Sino".

Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Aprende a crear con Word correspondencia tanto postal como electrónica, etiquetas o sobres personalizados empleando como base los contactos de tu empresa o listado de clientes.

1:43 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:15/03/2017

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