Fundamentos de la gestión de proyectos

Identifica las partes involucradas en el proyecto

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Vamos a ver ahora todas las partes involucradas en el proyecto: el cliente, los departamentos relacionados e incluso la gente que realiza las distintas tareas. Es crucial que el gestor del proyecto conozca su importancia, su influencia y su interés en el proyecto. También tienes que saber sus expectativas y sus contribuciones. Así te podrás centrar en crear relaciones con las personas que tengan el mayor impacto en el éxito del proyecto.
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Vamos a ver ahora todas las partes involucradas en el proyecto. Estas son: el cliente, los departamentos que afectan o se ven afectados por el proyecto, e incluso la gente que lleva a cabo las tareas relacionadas. Es crucial que el gestor del proyecto conozca su importancia, su influencia y su interés en el proyecto. También tienes que conocer sus expectativas y sus contribuciones. Así te puedes centrar en establecer relaciones con las partes que tengan el mayor impacto en el éxito del proyecto. Empecemos identificando los papeles principales de las partes involucradas. El cliente del proyecto es la persona o el grupo cuyo problema hay que resolver. Para el proyecto del centro de conferencias, el cliente del proyecto es el director del centro, a quien su gestor le encargó que incrementara los beneficios. El cliente aporta tres elementos principales al proyecto. Primero, el cliente financia el proyecto. Por ejemplo, el director del centro de conferencias tiene un presupuesto para su iniciativa de ingresos. Segundo, el cliente tiene mucho para decir sobre los objetivos del proyecto. Y por último, aprueba los productos finales de principio a fin. El siguiente rol es el del patrocinador del proyecto. Es alguien que quiere que el proyecto tenga éxito. Tiene la autoridad formal como para contribuir a que esto ocurra. Por ejemplo, si se trata de un directivo que cree en el proyecto. Para el proyecto del centro de conferencias el patrocinador es la directora regional. Quiere que tenga éxito, porque espera añadir centros de conferencias en otros hoteles de la cadena. Su posición le da suficiente autoridad como para impulsar el proyecto. Un patrocinador puede ayudar a priorizar objetivos, hablar con las partes involucradas que no colaboran y sugerir mejoras al proyecto. El tercer rol es el director funcional que dirige el departamento y asume la responsabilidad de conseguir las metas del mismo. También gestiona a las personas de su departamento a las que tienes que involucrar en tu proyecto. Los miembros del equipo también son una de las partes involucradas. Son asignados a tu proyecto y su trabajo depende de las tareas asignadas, que a su vez dependen de su rendimiento. Por último, cualquier departamento o persona a la que el proyecto afecte, por ejemplo, el departamento de ventas del hotel, está involucrado en el proyecto. Porque si se consiguen mayores ingresos de la sala de conferencias, habrá más reservas de habitaciones. A veces puede ser difícil determinar las partes involucradas del proyecto, identificar las más importantes y trabajar con ellas eficazmente. Por eso, es útil hacer un documento de análisis o un registro de las partes involucradas. En él puedes reunir información sobre las partes involucradas y su implicación en tu proyecto. Primero tienes que saber cómo se conectan las partes involucradas con tu proyecto y qué las motiva. Empieza por incluir el departamento, la unidad de negocio o la empresa a la que pertenecen y su posición en la organización. Después, determina quién le consulta sus dudas. Eso puede ayudar si necesitas descubrir cómo lidiar con un problema. Identifica los objetivos del proyecto que le importan y su prioridad. Así, sabrás con quién hablar si hay algún problema con un objetivo. Clasifica cada parte según su influencia y su interés en el proyecto. Así, podrás priorizarlos y será más fácil distribuir tu tiempo para gestionarlos adecuadamente. Por último, documenta la contribución de cada uno al proyecto. Así sabrás qué esperar de él o a quién dirigirte para lo que necesites. Usa la hoja de cálculo del análisis y rellénala con información sobre las partes involucradas en tu proyecto actual o el que hayas gestionado en el pasado. Las partes involucradas son fundamentales para el éxito de tu proyecto. Como gestor, tienes que saber qué les motiva, cómo pueden contribuir y cómo mantenerlos satisfechos.

Fundamentos de la gestión de proyectos

Aprende a gestionar proyectos para alcanzar tus objetivos y metas impuestas en tus tareas y trabajos de cada día con mayor eficacia, ¡hasta en los proyectos más sencillos!

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Fecha de publicación:11/11/2016

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