25 aplicaciones empresariales básicas de las tablas dinámicas de Excel

Hoja de asistencias y notas de alumnos por clase con Excel

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Un registro organizado de las asistencias y notas de exámenes de alumnos de varias clases, servirá para obtener uno o varios informes con tablas dinámicas que nos clarificarán muchas cosas. Veamos cómo hacerlo en este vídeo.

Transcripción

Vamos a ver en este vídeo cómo podemos obtener información interesante desde una tabla como la que vemos en pantalla, que contiene datos sobre la asistencia y las notas de unos alumnos. Comenzamos con la tabla que nos dará distintas informaciones sobre las notas. En esta tabla, que va a ser las funciones de origen de datos, podemos ver una columna con el nombre de cada alumno, la fechan de asistencia y si en cada fecha ha habido un examen, pone la asignatura con este campo y también la nota. Así pues, vamos a insertar una tabla dinámica situándonos en cualquier celda de este rango y desde la ficha insertar hacemos clic en tabla dinámica. La selección ya pertenece a la propia tabla de Excel y ahora tenemos que elegir dónde la queremos ubicar. Con este selector de rango, vamos a elegir, por ejemplo, esta celda y aceptamos. Ya tenemos la lista de campos y el espacio donde estará nuestra tabla dinámica. Ahora, puesto que los alumnos son los protagonistas, vamos a arrastrar ese campo hasta el cuadrante filas. Y no es menos protagonista el campo nota, por lo tanto tenemos que arrastrarlo al cuadrante valores. Podemos ver como Excel, por defecto, ha aplicado a este campo, la función cuenta, en cuanto que a nosotros lo que nos interesaba para este ejercicio es saber el promedio de notas que ha sacado cada uno de los alumnos. cada uno de los alumnos. Así que, desde el desplegable configuración de campo de valor, obtenemos este cuadro de diálogo y ahora, elegimos la función promedio. Aceptamos y ya tenemos el resultado. Lo que ocurre es que este promedio es el promedio de nota para cada alumno pero en todas las asignaturas, así que, sería conveniente que el campo asignatura lo arrastramos hacia el cuadrante columnas. De esta forma, tendríamos este campo en estas columnas. Puesto que hay algunos registros en el campo asignatura que no tienen ningún valor, por eso obtenemos una columna que pone en blanco. Esto lo podemos solucionar con este filtro, desmarcando la casilla en blanco. Aceptamos y ya tenemos eso solucionado. También podríamos mejorar la visualización de los datos haciendo clic en cualquier número con el botón derecho y después eligiendo configuración de campo de valor. Ahora, desde formato de número, podemos elegir número pero con posiciones decimales establecidas en dos, así que aceptamos, aceptamos y ya lo tenemos. Puesto que Excel, por defecto aplica una columna con totales y también una fila, podemos desactivarlos desde la ficha diseño y dentro de totales generales desactivar para filas y columnas, y ahora vamos a ver qué podríamos hacer con las asistencias. Aquí el objetivo si sería aplicar una función cuenta, así que, hacemos otra vez el proceso de crear una tabla dinámica situándonos en cualquier celda insertar tabla dinámica en hoja de cálculo existente. Y seleccionamos esta celda. Ahora los campos a arrastrar serían, por un lado, alumno y puesto que tenemos que contar las asistencias y éstas se podrían contar mediante el campo fecha asistencia, pues ese campo lo arrastramos a valores, asegurándonos de que está elegida la función cuenta, como es este caso. Ya tendríamos de momento todas las asistencias de cada uno de los alumnos y una idea interesante sería repetir con el campo fecha asistencia, pero esta vez a columna, podemos ver como automáticamente aparece el campo meses, podríamos decir que es un campo o una agrupación del campo fecha asistencia y esto ocurre porque estamos trabajando con la versión 2016. En versiones anteriores, es posible que esta división o agrupación por meses no la obtuviéramos. Por lo tanto, podemos quitarla como se ha podido ver desde este desplegable y haciendo clic en quitar campo. Ahora ya sí tenemos una tabla dinámica que nos dice las asistencias por cada alumno y por cada fecha, pero la fecha, Excel la ha puesto como días, si queremos agruparla como meses, podíamos hacer clic en cualquiera de esas fechas con el botón derecho, hacemos clic en agrupar, vemos cómo está seleccionado días y meses, vamos a quitar días y aceptamos. Y ahora sí, tenemos el resultado definitivo: Asistencias por cada alumno en cada uno de los meses y también el total de cada alumno y el total de cada mes.

25 aplicaciones empresariales básicas de las tablas dinámicas de Excel

Pon en práctica la teoría de las tablas dinámicas con estos ejercicios realizados paso a paso y desde cero para aprender todos los secretos de estas productivas herramientas.

1:57 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:24/03/2016

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