Excel 2013: Análisis y gestión de datos

Hacer listas desplegables en Excel 2013

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Además de fiabilidad en la introducción de datos, rapidez y posibilidad de combinar varias tablas son algunas cosas que nos dan las listas desplegables. En este vídeo se muestran tres formas distintas de hacerlas.

Transcripción

Todos conocemos las listas desplegables. Son elementos que podemos ver en cualquier programa informático y consisten en un campo donde podemos desplegar un panel en el que hay distintos ítems de los que podemos elegir uno de ellos, que será el que quede introducido en el mencionado campo o celda. En Excel, también podemos insertar listas desplegables, que nos evitarán errores dando uniformidad y consistencia a nuestra introducción de datos. Vamos a comprobar todo lo que acabamos de comentar sobre estos ejercicios que tenemos preparados. En principio, vamos a practicar con una lista desplegable cuyo origen de datos es fijo o invariable. Vamos a ver a qué nos referimos. Seleccionamos esta celda, donde vamos a poner una lista desplegable para poder elegir entre las palabras 'Hombre' y 'Mujer'. Nos vamos a ir a Datos, Validación de datos, y donde pone Permitir elegimos 'Lista', y donde pone Origen escribimos directamente y sin comillas: 'Hombre;Mujer'. Aceptamos y ya tenemos nuestra lista desplegable, podemos ver aquí el botón para desplegarla y para elegir cualquier ítem. Como vemos, el origen de datos es fijo, como decíamos antes, porque no puede cambiar, está dentro de la validación de datos y para cambiarlo tendríamos que entrar de nuevo en el cuadro de diálogo. Ahora vamos a ver otros casos y otras posibilidades de utilización de Validación de datos. Por ejemplo, seleccionamos una de estas celdas y desde Datos vamos a Validación de datos, Permitir 'lista', y ahora en vez de escribir vamos a hacer clic en el selector de rangos y seleccionamos la lista origen. Vamos a ver el efecto que hace. Podemos comprobar que tenemos esta lista a nuestra disposición para seleccionar el ítem que queramos. Además, hay que tener en cuenta que cuando hacemos una lista desplegable, podemos tirar del controlador que hay en la parte inferior derecha y rellenar esa validación, para tenerla disponible también en otras celdas. Y ahora veamos un caso algo más avanzado. Si introducimos aquí una lista desplegable basada en este origen de datos y después incorporamos un nombre más al final, nuestra lista desplegable, en principio y con lo que sabemos hasta el momento, no va a incorporar el nuevo dato en la lista que se ofrece al usuario. Para evitar este contratiempo, podemos hacer lo siguiente. En principio, vamos a dar formato de tabla de Excel a este rango. Nos situamos en cualquier celda, vamos a la ficha Inicio y después Dar formato como tabla. Vamos a elegir cualquiera de los diseños que nos ofrece el comando. Ahora vamos a comprobar que efectivamente Excel está reconociendo el rango bien y que la tabla tiene encabezados. Aceptamos y esto ya es una tabla de Excel. Ahora vamos a hacer una selección que va a corresponder a toda la columna de datos, sin incluir el encabezado. Y ahora en el cuadro de nombres, aquí donde pone 'Tabla1', vamos a generar un nombre de rango, por ejemplo 'MiLista'. Presionamos Intro y ahora comprobamos que todo ha ido bien y que ya tenemos nuestro nombre de rango ahí. Muy bien, pues ahora con toda esta introducción ya podemos insertar nuestra lista desplegable aquí. Vamos a Datos, Validación de datos, Permitir 'lista'. Y ahora, en Origen tenemos que escribir después de un signo igual el nombre de rango que le dimos a esta columna. Si no nos acordamos del nombre de rango o tenemos muchos y evidentemente no nos vamos a acordar de todos, también podemos presionar F3 una vez que estamos situados aquí en Origen, y al presionar F3 obtendremos una lista con todos los nombres de rango. Tan solo tendríamos que seleccionar el nuestro, aceptar y ya se inserta además con el signo igual. Aceptamos y ya tenemos nuestra lista desplegable, que además, y para eso hemos trabajado, si se incorporara un nuevo nombre, por ejemplo de esta forma se ha incorporado un nuevo nombre a la lista, ahora al hacer clic en el desplegable aparecería también y estaría a disposición nuestra.

Excel 2013: Análisis y gestión de datos

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2:06 horas (30 Videos)
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