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Excel 2011 para Mac esencial

Guardar un libro de trabajo en Excel 2011 para Mac

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Necesitamos guardar físicamente el trabajo para no perderlo. En este vídeo te daremos los pasos necesarios para guardar un libro en distintos formatos, así como para crear una copia del libro actual a fin de modificar solo esa copia.

Transcripción

Necesitamos guardar físicamente el trabajo para no perderlo. En este vídeo vamos a ver los pasos necesarios para guardar un libro en distintos formatos, así como para crear una copia del libro actual cuando hemos hecho alguna modificación y no queremos modificar el original. Para guardar los últimos cambios que hayamos hecho en un documento vamos a utilizar el botón de "Guardar". Este botón se encuentra en la barra de herramientas estándar y lo tenemos muy a mano para guardar esos últimos cambios, únicamente tenemos que pulsar el botón de "Guardar" y los cambios que hayamos hecho se encontrarán guardados en el documento. En algunas ocasiones necesitaremos guardar los cambios pero no queremos modificar el documento original, entonces para eso podemos utilizar la opcion de archivo "Guardar como" Vayamos al menú de "Archivo" y seleccionemos "Guardar como". Nos aparecerá un cuadro de diálogo donde lo primero que nos pregunta es el nombre del archivo, aquí escribiremos el nuevo nombre. Tenemos el nombre actual y vamos a modificarlo para no guardar los cambios en el mismo archivo. Una vez que ya hemos escrito el nombre del archivo podíamos ponerle alguna etiqueta identificativa por si un día no recordamos ese nombre y tenemos que buscar el archivo dentro del ordenador podemos buscar por las palabras clave que hayamos escrito aquí. Una vez que ya hemos rellenado todo esto, que lógicamente las etiquetas son opcionales, pasaremos a buscar en qué lugar tenemos que guardar este documento, podremos navegar por las carpetas hasta encontrar la carpeta de destino, una vez que lo hayamos encontrado y nos hayamos colocado en esa carpeta lo que haremos será presionar el botón de "Guardar'. En este caso lo que hemos hecho ha sido crear una copia de ese documento. En algunas ocasiones será necesario cambiar el formato del archivo, es decir, el formato en que tenemos guardado este libro de trabajo. Si necesitamos cambiar ese formato, lo que vamos a hacer es presionar el menu de archivo, seleccionar de nuevo la opción "Guardar como" y fijémonos como en la parte de abajo del cualdro de diálogo encontramos la opción "Formato". La opción "Formato" es una lista desplegable que nos presenta a todos los posibles formatos en los que podemos guardar un libro. Seguramente sea muy útil el formato de guardarlo con una vesión anterior, en algunas ocasiones habrá usuarios que no tengan la misma versión que nosostros sino una versión anterior, si no gardamos el libro de este modo, esos usuarios no podrán abrirlo. También en alguna ocasiones podríamos necesitar guardar el libro como una plantilla para después sacar algunas copias de ese libro sin modificar el original. También podríamos guardarlo como una página web o con formato PDF de solo lectura. Fijémonos que hay un montón de formatos y podríamos seleccionar aquel que sea necesario en cada caso. También destacar el formato de "Libro binario". El formato de "Libro binario" nos permitirá reducir el tamaño de aquellos archivos que sean muy pesados. Si guardamos un archivo muy pesado con formato de "Libro binario" este archivo se manejará más fácilmente. Una vez seleccionado el formato del archivo lo único que tendremos que hacer es escribir el nombre, si es que queremos modificarlo, y si no podíamos mantener ese mismo nombre puesto que al guardarlo con otro formato se va a crear un nuevo libro. Una vez que ya lo tenemos haremos clic en "Guardar". Cuando compartimos un libro de trabajo con otros usuarios es posible que en algunas ocasiones necesitemos guardarlo con una contraseña puede ser que queramos establecer una contraseña en nuestro archivo de solo lectura, es decir, una contraseña para que determinados usuarios no puedan modificar el libro o una contraseña de apertura, en ese caso, solamente aquellos usuarios que conozcan la contraseña podrán abrir el libro. ¿Cómo establecemos esas contraseñas? Volveremos otra vez al menú de archivo a la opción "Guardar como". Dentro de "Guardar como" veamos que al final del cuadro de diálogo, en la parte de la izquierda tenemos el botón de "Opciones", desde aquí vamos a poder establecer esas contraseñas. El cuadro de diálogo tiene también algunas otras opciones que podríamos seleccionar, por ejemplo crear siempre una copia de seguridad cuando guardamos el libro, esto crearía un archivo aparte como copia de seguridad del libro actual. Después pasemos al tema de las contraseñas. Si escribo una contraseña de apertura solamente aquellos usuarios que conozcan esa contraseña podrán abrir el libro. Si escribo una contraseña de escritura los usuarios podrán abrir el libro, podrán modificarlo pero no podrán guardar los cambios, de modo que si quisieran guardar esos cambios tendrían que crear otro nombre para el libro, es decir, el original nunca será modificado. En este caso vamos a aplicarle al libro una contraseña de escritura. Como podemos observar la contraseña nunca aparece visible por si hay algunos usuarios alrededor que no vean cuál es la contraseña que hemos establecido. Cada caracter se va sustituyendo por un asterisco. Cuanto más larga y más complicada sea la contraseña, más difícil será de adivinar por otras personas. Una vez que hemos establecido la contraseña haremos clic en "Aceptar" y el libro ya estará guardado. Nos vuelve a pedir otra vez la contraseña, si metemos una contraseña que no es exactamente la misma que la anterior va a ocurrir que nos va a decir que no coinciden, esto es para evitar que cometamos errores a la hora de escribir la contraseña. Una vez que ya hemos hecho todos estos cambios simplemente nos queda "Guardar". En este caso, como el libro ya existe, me pide reemplazarlo, en este caso voy a guadarlo con el mismo nombre pero con las opciones de seguridad que hemos establecido. Con esto hemos visto todas las opciones con las que se puede guardar un documento.

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