Office 365 esencial: Administración

Grupos de distribución en Exchange

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En este vídeo vamos a ver para qué nos sirve un grupo de distribución, cómo se pueden crear y modificar estos grupos, y restringirlos para que solo puedan escribir las personas que pertenecen a nuestra empresa.

Transcripción

Imagina que deseas enviar un correo electrónico a un grupo grande de individuos dentro de tu organización o quizás a un grupo más reducido. Podrían ser cinco personas al igual que podrían ser 500. Para este propósito tenemos los grupos de distribución Cuando damos de alta un grupo de distribución realmente estamos generando un punto de entrada único en esa dirección de correo electrónico, de modo que cuando recibimos un correo electrónico este se redirige y se copia a los buzones de los miembros del grupo de distribución. Para dar de alta un grupo de distribución lo haremos desde destinatarios grupos y aquí tenemos la opción teclear un nuevo Grupo de distribución Grupo de seguridad o Grupo de distribución dinámico. Nos vamos a centrar en el Grupo de distribución El Grupo de distribución no es más que una evolución de la clásica lista de distribución de correo. Aquí informaremos un Nombre para mostrar un Alias y una Dirección de correo sobre la cual le podemos indicar a qué dominio corresponde. Como Propietario aparezco yo. Le damos a Guardar y ya lo tenemos aquí disponible. Vamos a proceder a ver los detalles. Aquí tenemos todas las opciones que podremos configurar para nuestro Grupo de distribución. En la pestaña General encontraremos toda la información relativa al nombre, alias y dirección de correo que previamente hemos introducido a la hora de la creación. Pasamos a Propiedad y aquí identificaremos los propietarios de este grupo. En este caso, estoy yo solo, pero podría añadir otros propietarios. En Pertenencia es donde puedo definir los miembros de este grupo. Ahora mismo, solo hay un usuario que soy yo. Como podéis ver no solo puedo agregar individuos, también puedo añadir a otros grupos de forma que quedarían anidados. En Aprobación de pertenencia definiremos si se requiere la aprobación del propietario para unirse al grupo. Por defecto nuestro grupo estará abierto, es decir, que cualquiera puede unirse. Podemos cerrarlo, de manera que el propietario tendrá que hacer una adición de forma manual de los miembros o requerir la aprobación del propietario. De forma que nos llegarán las solicitudes y tendremos que decidir si aprobamos o rechazamos la membresía del solicitante. Aquí, también indicaremos si el grupo está abierto o no para abandonarlo. Por defecto está abierto, es decir, que cualquiera puede abandonar el grupo en el momento que quiera. Si lo cerramos, solamente podrán quitar a los miembros los propietarios del grupo. Veremos ahora la Administración de entregas. Por defecto, solo los remitentes de mi organización van a poder enviar correos a los nuevos grupos de distribución. Aunque esto lo puedo cambiar aquí, es decir, que puedo habilitar el envío a esa dirección de correo, tanto de remitentes internos como de remitentes externos o de fuera de mi organización. Si queremos ser más restrictivos, incluso podemos definir qué remitentes van estar habilitados para poder enviar correos a este grupo. Vamos a la Aprobación de mensajes y aquí nos encontramos varias opciones. La primera de ellas es chequear si los mensajes enviados a este grupo tienen que ser aprobados por un moderador. Si marcamos esta opción, cuando llegue un correo a este grupo llegará al propietario un correo de solicitud de aprobación, en el cual podremos aprobar o rechazar dicho mensaje enviándose o no este mensaje a los miembros. Podemos agregar aquí a los Moderadores del grupo. Por defecto si no establecemos a un moderador estos mensajes de aprobación le llegarán al Propietario del grupo. Si está marcada la aprobación, podemos definir remitentes que no requieran de esta aprobación. Es decir, si tenemos algún grupo de usuarios privilegiados que puedan enviar directamente mensajes sin pasar por la cola de moderación. Aquí encontraremos las notificaciones, en el caso de moderación. Para el caso de que no se aprueben, definiendo aquí si se envía a todos los remitentes o solo a los remitentes de la organización cuando los mensajes no se aprueben. También, podemos definir que no se envíe notificación en caso de no aprobación del mensaje. Vamos con las Opciones de correo electrónico. Aquí encontraremos las direcciones de correo electrónico para este grupo. Como viene siendo habitual, también, podemos agregar direcciones adicionales, así como alias. Las Sugerencias de correos también las tenemos presentes en este grupo, quizá en el caso de los grupos la sugerencia de correo tenga más sentido que los buzones individuales. Aquí, por ejemplo, podemos indicar si tenemos un grupo con un número muy grande de usuarios podremos crear un mensaje personalizado que advierta al remitente de que existen muchos destinatarios. Aunque, realmente, esto ya lo hace de forma automática el sistema. Por último, nos queda la Delegación de grupo. Aquí, nuevamente, podremos establecer los permisos para Enviar como y Enviar en nombre del grupo. Como hemos visto anteriormente, en el caso de Enviar como el remitente puede ocultar su identidad. Sin embargo, en Enviar en nombre de se puede enviar en nombre del grupo pero realmente siempre se sabrá quién ha sido el remitente original.

Office 365 esencial: Administración

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2:40 horas (27 Videos)
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Fecha de publicación:8/09/2017

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