Excel 2011 para Mac esencial

Funciones Básicas en Excel 2011

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Veamos ahora cómo insertar funciones en Excel que nos permitan realizar un cálculo de una manera rápida y sencilla. Las funciones Redondear, Suma, Sumar.si son ejemplos de funciones básicas que vamos a aprender a utilizar.

Transcripción

Veamos ahora cómo insertar funciones en la hoja de cálculo. En este ejemplo que tenemos en pantalla, necesitamos insertar varias funciones para redondear los números que tenemos en la columna A. Vamos a empezar con la función "Redondear". Ya sabemos que una función es un cálculo predeterminado que tiene Excel, en el cual nosotros no nos tenemos que preocupar en absoluto de las operaciones que realiza Excel, sino simplemente saber interpretar el resultado. En este caso, pretendemos redondear el número que está a la izquierda. Es decir, éste que está aquí. Después, con la función "Autorrellenar", lo que haremos es copiar el resultado para el resto de los números. Ésta es la potencia, que ya sabemos que tiene Excel en ese aspecto. Lo primero que vamos a hacer es acceder a la pestaña "Fórmulas". En la pestaña "Fórmulas", dentro de la cinta de opciones, tenemos las funciones organizadas por categorías en el botón "Insertar", "Función". Fijémonos, en este caso, que todas las categorías tienen más funciones dentro. Y sí que tendríamos que saber en qué categoría se encuentra la función que buscamos, para poderla localizar. En este caso, la función se encuentra dentro de las "Matemáticas y trigonométricas". Tendríamos que buscar alfabéticamente esta función. En este caso, fijémonos, aquí está "Redondear" y seleccionarla. Una vez que la hayamos seleccionado, ya Excel automáticamente se encarga de poner el igual, el nombre de la función y los paréntesis. Y ahora nosotros tenemos que darle los argumentos. Se habrán fijado que el título "Redondear mas" lo he colocado sin tilde. Lo he hecho a propósito para evitar que cometamos un error a la hora de escribir la función. Las funciones nunca llevan tildes. En este caso, la función redondear nos va a pedir dos argumentos: el número que queremos "redondear" y el número de decimales al que queremos redondear ese número. En este caso, vamos a decirle que queremos redondear este número de aquí, pero no vamos a meter el número directamente, sino la referencia en la celda. Así, si en alguna ocasión cambiamos este valor, también el resultado va a ser modificado. Después vamos a colocar un punto y coma. Es el separador de argumentos. Y ahora nos va a indicar Excel por cuál argumento vamos, en este caso, por el número de decimales. Vamos a decirle que nos redondeé a un decimal. Una vez que ya le hemos dicho todos los argumentos, podemos presionar la tecla "Enter" o utilizar el botón de "Introducir", que nos va a dejar en la misma celda donde estamos para, después, utilizar la función"Autorrellenado". Arrastramos hacia abajo y ya tenemos todos los resultados. Ahora vamos a utilizar la función "Redondear mas". La función "Redondear mas" redondea hacia arriba, en dirección contraria a cero. En este caso, en vez de utilizar "Insertar", vamos a buscarla directamente desde la barra de "Fórmulas". Desde la barra de "Fórmulas", abriendo el "Generador de fórmulas". Fijémonos que en la barra de fórmulas siempre tenemos el icono de generador de fórmulas. No importa en la pestaña en la que nos encontremos. Por tanto, es muy útil para realizar un cálculo, aún así lo hacemos en la pestaña "Fórmulas". Vamos a hacer clic y, en este caso, incluso tenemos la ventaja de que podemos buscar la función si no sabemos en qué categoría se encuentra. Aquí también tenemos en el cuadro de diálogo las usadas recientemente. Es decir, si es una función que ya hemos utilizado, podríamos seleccionarla de aquí y, después, tenemos las funciones organizadas igualmente por categorías. Fijémonos. Y, a su vez, ordenadas alfabéticamente. En este caso, vamos a buscarla. Cuando escribimos "redondear", Excel ya localiza aquellas funciones que tienen que ver con esas tareas. En nuestro caso, queremos "Redondear mas", es decir, hacia arriba. Seleccionamos y damos doble clic. Cuando damos doble clic, nos aparecen los argumentos. Y es aquí donde nosotros le tenemos que decir cuál es el número que queremos redondear y a cuántos decimales. En este caso, en vez de ser un número es una referencia a una celda que es este de aquí. Y luego, el número de decimales. Importante situarse en la parte de abajo y escribir, por ejemplo, "1". Una vez que ya tenemos los argumentos introducidos, podemos presionar la tecla "Enter" y obtendríamos el resultado. Ahora ya podemos cerrar el generador de fórmulas y autorrellenar para las celdas adyacentes. Hemos conseguido redondear hacia arriba los valores que tenemos en la columna "A". Ahora vamos a utilizar la función de "Redondear menos". En este caso, redondea hacia abajo, en dirección hacia cero. Vamos a utilizar, ahora, otra forma de insertar la función. En este caso, la vamos a escribir. Si ya sabemos el nombre de la función, podríamos escribirla directamente en la celda. Vamos a incorporar el igual. En este caso, tendríamos que ponerlo a mano. Y el nombre de la función. Fijémonos que en cuanto escribimos "Redondea", él ya busca todas las que tienen que ver con esa tarea. En este caso, queremos redondear menos. Igual que antes, me pide el número de argumentos. Vamos a decirle, primeramente el número. Una referencia a una celda. Por si luego se modifica que el valor resultante también se vea modificado, punto y coma, y el número de decimales. También "1". Una vez que ya he escrito todos los agumentos, presionamos, por ejemplo, el botón de "Introducir" en la barra de fórmulas y autorrellenamos. Si fueran muchos elementos los que tenemos que autorrellenar, podríamos utilizar el truquito de dar doble clic en la esquinita del primero. Y automáticamente este rellenaría todo, hasta que encuentra una celda en blanco. Bien, ahora la función "Truncar". La función "Truncar" es una de las funciones más útiles que tiene Excel en el tema de los redondeos, porque realmente esta función no redondea, sino que suprime los decimales no deseados de un número. Pero sin redondear. Vamos a ver cómo utilizarla. En este caso, también vamos a seleccionar desde "Insertar función". Nos vamos a ir a las "Matemáticas y trigonométricas" y vamos a buscar "Truncar". Al final del todo, tenemos la función. Indicamos la referencia de la celda que corresponde a el argumento "Número", punto y coma y, en este caso, cuántos decimales queremos truncar. Vamos a decirle "1". Vamos a introducir y autorrellenamos. He utilizado la funcionalidad, doble clic en la opción de "Autorrellenar" para que rellene hasta abajo. Pasemos ahora a aprender a utilizar la función "sumaproducto". La función "sumaproducto" es muy útil para multiplicar distintos rangos. Por ejemplo, en este caso, queremos obtener el total de ventas, multiplicando las unidades por el precio. No nos interesan los totales parciales por producto, sino el total general de la venta. Para ello, vamos a utilizar "Sumaproducto". Nos va a multiplicar el rango de las unidades por el rango del precio, devolviéndonos el resultado. En este caso, vamos a escribir la función: "=suma". Ya nos aparecen las que empiezan por "suma". Vamos a seleccionar "sumaproducto" y ahora fijémonos en los argumentos nos pide la matriz 1, 2, 3, hasta X. En este caso, matriz sería un sinónimo de rango. Indicamos el rango. Punto y coma. Y el siguiente rango. Y ahora puedo presionar "Enter" o el botón de "Introducir" de la barra de fórmulas. Y ya obtengo el resultado. Pasemos al siguiente ejemplo. En este caso, tenemos unos comerciales que realizan ventas durante unos determinados meses y queremos obtener el total de ventas. En este caso, como es una suma sencilla, podemos utilizar la función "Autosuma". En la barra de fórmulas, también tenemos "Autosuma". Simplemente seleccionamos la función e indicamos el rango que queremos sumar. Ahora el caso que nos ocupa tiene una condición. Tenemos un mes y queremos devolver solo las ventas de ese mes. En este caso, lo que vamos a hacer es utilizar una función que nos permite establecer una condición. En ese caso, la función es "sumar si". La vamos a escribir. Introducimos el igual. Sumar. Y ahora ya Excel nos proporciona todas las que empiezan de ese modo. Seleccionamos "sumar si". Nos pide primero que le indiquemos el rango. Vamos a decirle el rango donde están los meses. Separamos el argumento por punto y coma. Indicamos el criterio. El criterio podríamos escribirlo manualmente. Y si lo hiciéramos, lo haríamos entre comillas, es decir, pondríamos "febrero". Pero la ventaja de esto no es escribirlo aquí como una constante, sino meter la referencia a la celda del valor que tenemos. En este caso, tenemos "enero". Lo que vamos a hacer es eliminar este "febrero" o "enero", lo que hayamos puesto aquí como una constante. Y vamos a poner la referencia a la celda. De este modo, cuando nosotros aquí cambiemos el mes, el resultado de las ventas también cambiará. Punto y coma y el último argumento: el rango de las ventas. Damos a "enter" y ya obtenemos el resultado. Si ahora aquí cambiamos por "febrero", las mayúsculas y las minúsculas no son importantes. Obtenemos febrero y si cambiamos por "marzo", obtenemos las ventas de marzo. Por tanto, hemos visto cómo insertar funciones, algunas funciones básicas, que nos van a ayudar a resolver determinadas tareas en la hoja de cálculo.

Excel 2011 para Mac esencial

Aprende a usar Excel 2011 para Mac, desde los conceptos más básicos en el manejo de hojas de cálculo, a la aplicación de fórmulas y funciones y la representación gráfica de datos.

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