Excel 2016 para Mac avanzado: Formatos y diseño

Formatos personalizados en Excel 2016

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Cuando los formatos preestablecidos no son suficiente y cuando los formatos de aplicación rápida desde la cinta de opciones tampoco los son, tenemos que acudir a diseñar formatos totalmente personalizados.

Transcripción

Cuando los formatos preestablecidos no son suficientes, y cuando los formatos de aplicación rápida desde la cinta de opciones tampoco lo son, tenemos que acudir a diseñar formatos totalmente personalizados. Vamos a ver algunos ejemplos de ello. Si seleccionamos este rango de celdas y desde la ficha "Inicio" vemos el contenido del desplegable "Formato de número", es posible que no sea suficiente esta variedad de formatos, por lo tanto tendríamos que acudir a "Más formatos de número". Aquí tenemos un panel donde podemos elegir el formato que queremos, pero si tampoco es suficiente, tendríamos que ir a "Personalizada". Una vez aquí en el panel de la derecha, tenemos una amplia variedad de formatos para poder aplicar. Además, si seleccionamos, por ejemplo esta opción, automáticamente vemos una muestra de la celda activa aquí arriba, ahora si seleccionamos la siguiente opción, vemos cómo se le incorporan 2 decimales, si hacemos uso de esta opción, vemos que se incorpora un separador de miles. La siguiente opción incorpora separador de miles y también decimales, y como vemos tenemos unas cuantas opciones más para poder elegir. También podemos personalizar estas opciones. Aquí tenemos un caso en el que este formato nos ofrece separador de miles y decimales como hemos dicho antes pero, si ahora escribimos "Punto y coma" y copiamos todo este código y a continuación del punto y coma escribimos entre corchetes la palabra "Rojo", y a continuación escribimos un signo menos y pegamos lo que habíamos copiado de esta forma tenemos antes del punto y coma un código y después del punto y coma otro código. Esto significa que el código que hay después del punto y coma será de aplicación para números negativos y en este caso, se le aplica un color rojo y el signo menos, hacemos clic en "Aceptar" y vemos el resultado. Y también de forma similar podríamos aplicar distintos formatos personalizados de moneda desde el cuadro de dialogo "Más formatos de número", que por cierto si no queremos tener que hacer uso de este desplegable y de esta opción también podríamos activar el cuadro de dialogo "Formato de celdas" desde "Crtl + 1", teniendo en cuenta que nos referimos al número 1 del teclado alfanumérico. Así que, como decíamos, si seleccionamos la opción "Personalizada" vemos cómo para formatos "Moneda" también tenemos bastantes opciones, vamos a aplicar por ejemplo esta, y ahí tenemos el formato "Moneda". Para porcentajes de forma similar, dentro de "Personalizada", tenemos algunas opciones, "Sin decimales", "Con decimales", aquí tenemos por ejemplo la posibilidad de representar en formato "Fracción", aunque quizás sea más comprensible y adecuado el formato "Porcentaje". En cuanto al modo "Contabilidad" prácticamente no sería necesario acudir a más formatos de número porque también lo tenemos aquí. La diferencia entre el formato "Contabilidad" y el formato "Moneda" es que el primero no puede ser alineado de forma distinta a como lo estamos viendo, es decir, tiene que tener una alineación a la derecha de forma obligatoria. También vemos que los signos negativos están situados en el borde izquierdo de la propia celda y no justo delante del número. Otra diferencia del formato "Contabilidad" respecto del formato "Moneda" es que entre el símbolo de la moneda y el borde derecho de la celda hay un espacio mientras que en el formato "Moneda" no lo hay. Y ahora vamos ya a introducirnos en el mundo de los formatos personalizados para fechas. Tenemos aquí algunas para hacer prácticas con ellas. Seleccionamos una de ellas y también vamos a nuestro cuadro de dialogo donde desde la opción "Personalizada" vemos cómo también hay una amplia variedad de formatos de fecha que tal y como hemos explicado anteriormente tan solo tenemos que hacer clic sobre la opción y ver una muestra aquí arriba. También vemos que hay formatos de hora, minutos y segundos. Aquí por ejemplo este siguiente nos diría la fecha y también hora y minutos. Evidentemente este último serviría para el caso en el que una celda tuviese esa información, vamos, por ejemplo, a escribir la función "Ahora", que sí nos proporciona toda esa información. Así que esta celda tiene el formato de "Fecha", "Hora" y "Minuto". Y ahora vamos también a hacer un comentario que creemos conveniente, vamos a hacer aquí una pequeña practica escribiendo unos determinados tiempos con el siguiente formato por ejemplo, 2 horas, 5 minutos, 3 segundos, ahora 1 hora, 15 minutos, 0 segundos, ya es suficiente. Ahora si quisiéramos sumar estos tiempos tan solo tendríamos que situarnos en la celda de abajo e introducir un sumatorio, por ejemplo, desde la suma rápida que tenemos en la ficha "Inicio", pero debemos llevar cuidado con estos sumatorios y tenemos que asegurarnos de que tienen el formato correcto. Por ejemplo, si seleccionamos esa celda y vamos a más formatos de número, vemos que en "Personalizada" el formato que tiene aplicado es un formato de suma de tiempos, eso lo podemos distinguir porque la "H" de hora esta entre corchetes. Este es el formato adecuado y se ha introducido directamente y de forma adecuada porque lo hemos hecho desde el botón inteligente de "Sumatorio", lo que quiere decir es que si por ejemplo estas cifras, las hubiésemos sumado de otra forma por ejemplo así, es igual a esta celda más esta, si vamos, a “Formato de celdas” y a “Personalizada" vemos que el formato que hay no es un formato especial para sumar tiempos, la "H" ya no está entre corchetes. Este formato inadecuado puede tener un problema. En el caso de que los tiempos superen las 24 horas, vamos a hacer una prueba, por ejemplo, aquí vamos a poner 22 horas de tal forma que sumadas a las más de 2 horas que hay en la otra celda darían como resultado más de 24 horas. Ahora si vemos el total pone que la suma de estos dos tiempos es 0 horas y 20 minutos cuando no es cierto. Por ello, decíamos que el formato a la hora de sumar tiempos debe ser el que tiene la "H" entre corchetes, vamos a modificarlo y nos daremos cuenta cómo ahora sí el resultado es correcto. Por último, vamos a comentar otras posibilidades de personalización de los formatos. Vamos a imaginar que necesitamos agregar al número una palabra, pues lo podríamos hacer desde "Personalizada", desde aquí y escribiendo a continuación "Comillas", un espacio y el texto que queramos y cerramos comillas y hacemos clic en "Aceptar". Ahora vamos a adaptar el ancho de la celda y aquí lo tendríamos, es decir podemos personalizar al máximo cualquier formato y si queremos, es decir podemos personalizar para no tener limitaciones. Aquí tenemos directrices para dar formato a números, a días, meses o años, formato de horas y minutos, moneda y porcentajes, texto, etcétera.

Excel 2016 para Mac avanzado: Formatos y diseño

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