Excel 2011 para Mac esencial

Formatos de texto y especial en Excel 2011 para Mac

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En este vídeo vamos a ver cómo aplicar formato de texto y formatos especiales a una celda de modo que, cuando introducimos números en la celda, Excel sepa que tiene que actuar como si fueran texto. Esto es útil si las celdas van a contener números de teléfono o códigos postales.

Transcripción

En este vídeo vamos a ver cómo aplicar formatos de texto a determinadas celdas que contienen números. También veremos cómo aplicar formatos especiales, los cuales nos serán muy útiles para aplicar a celdas que contienen números de teléfono o códigos postales. En este ejemplo que vemos en pantalla tenemos varios números introducidos en las celdas con los que no vamos a hacer cálculos y queremos aplicarle un formato diferente. Por ejemplo, el código de la prenda tiene que llevar dos ceros delante del número. Cuando introducimos un número precedido de ceros en una celda Excel borra esos ceros que vienen delante del número porque no los entiende, ceros a la izquierda, cuando es un número no tiene sentido para Excel. ¿Cómo puedo hacer para que esos números, esos ceros, en concreto, se conserven en la celda junto con el número que viene a continuación? Pues para eso tengo que aplicar a la celda formato de texto. ¿Cómo hacemos esto? Seleccionamos la celda antes de escribir, es decir, me encuentro ahora en la celda activa y antes de escribir el número voy a darle formato de texto, porque una vez escrito no nos lo cambiaría tendríamos que volver a escribir el número para no tener que hacerlo dos veces lo vamos a aplicar antes de escribir. Si tengo que escribir varios códigos lo que hago es que selecciono el rango donde vayan a ir esos códigos de modo que ya todas las celdas cojan con anterioridad el formato de texto. En este caso vamos a hacerlo en esta celda Para aplicar este formato de texto vamos a ir al menú de "Formato" y vamos a acceder a la opción "Celdas". Nos encontramos dentro del grupo "Número" y, de todas estas categorías que podemos observar vamos a seleccionar la categoría "Texto". Aparentemente no ha ocurrido nada en la celda pero si escribo "001" y presiono "Enter" o "Intro" Excel conserva esos ceros. Lógicamente si no le he puesto formato de texto y escribo 001 Excell elimina esos ceros, por eso es importante aplicar el formato antes de escribir. A Excel se le hace raro que introduzcamos un número en una celda y lo pongamos como formato de texto por eso aparece esta advertencia en la esquina superior izquierda de la celda. Simplemente, como sabemos que ese dato está bien lo que tenemos que hacer es clic en el desplegable y decirle "Omitir error" de ese modo desaparecerá la advertencia y tendremos el número con formato de texto y conservando los ceros delante. Veamos a continuación el resto de números a los que queremos aplicar formato. En este caso a estos números queremos aplicarles un formato especial. A este número de aquí queremos aplicarle formato de código postal, a este que tenemos aquí, formato de número de teléfono y a este formato de seguridad social. No solamente va a cambiar el aspecto como podemos observar en las celdas de al lado que ya hemos aplicado el formato especial sino que también va a variar la forma en que Excel entiende estos datos. Estos datos se entienden como texto porque tienen un formato especial en el que en algunas ocasiones se han añadido paréntesis o se han añadido guiones como podemos observar en el caso del teléfono o en el caso de la seguridad social. ¿Cómo hemos hecho esto? Vamos a hacerlo, por ejemplo, con el código postal. Hacemos clic otra vez en el menú "Formato" y accedemos a la opción de "Celdas" ahora iremos a la categoría "Especial", siempre dentro del grupo de "Número". En este caso, fijémonos, podemos seleccionar entre formato de "Código postal de cinco dígitos" o el formato de "Código postal de cinco dígitos + 4" separados por un guión. En este caso vamos a seleccionar el primero. Aparentemente el número es igual pero ya tiene formato especial. Ahora hagamos lo mismo con el número de teléfono. Volvemos otra vez a "FormatoCeldas" tenemos que estar en el grupo de "Números" categoría "Especial" y en este caso vamos a decirle que queremos que se muestre como "Número de teléfono". Vemos que colocará el prefijo entre paréntesis y después el resto del número separando los tres primeros números por un guion del resto. Ese será el formato que tiene nuestra celda. Ahora vamos a darle al siguiente número formato de número de la seguridad social. En este casos en vez de acceder a formato "Celda" lo vamos a hacer desde otro lugar que pueda ser un atajo. Lo vamos a hacer desde el grupo de "Número". Desplegamos la lista de los formatos de número y vamos directamente a "Especial". En este caso aplica el formato especial que tiene por defecto, no es el que nosotros necesitamos, igualmente podemos volver otra vez a la lista desplegable del formato de número y acceder a "Personalizar". Dentro del grupo de "Número", seleccionando la categoría correspondiente, en este caso "Especial" y aquí ya aplicamos "Número de la seguridad social". Hacemos clic en "Aceptar" y ya nuestro número toma ese formato especial. Hemos visto cómo aplicar formato de texto a celdas que contienen números para indicarle a Excel que con esas celdas no se va a calcular. También hemos visto cómo aplicar formato especial a determinadas celdas que contienen números y que queremos mostrar con un formato diferente.

Excel 2011 para Mac esencial

Aprende a usar Excel 2011 para Mac, desde los conceptos más básicos en el manejo de hojas de cálculo, a la aplicación de fórmulas y funciones y la representación gráfica de datos.

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