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Excel 2016: Tablas dinámicas

Formas de organizar la información en Excel

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La forma en la que solemos organizar la información en las hojas de cálculo es poco óptima a largo plazo, si luego pretendemos analizarla y manejarla. Esto es porque casi todos comenzamos a utilizar Excel de forma autodidacta.

Transcripción

(hombre) La inmensa mayoría de los usuarios de Exel tienen un comienzo, ciertamente, autodidacta. Esto es posible porque Excel permite la organización de los datos de múltiples formas a lo largo de los millones de celdas que tiene cada hoja. Los usuarios más noveles intentan reflejar en una hoja de cálculo la imagen mental que tienen, en un momento dado, de la información numérica y de cómo desearían obtenerla. Esto es algo humano y bastante comprensible además de factible. En Excel es posible escribir la información como nos gusta verla. Esta forma de proceder tiene un problema y es que los datos organizados de una forma visual y muy fácil de interpretar posteriormente no son manejables o no pueden ser reciclados, organizados y representados de formas distintas o con condiciones distintas. En pantalla tenemos una de las formas típicas de representar la información por parte de muchos ususarios. Vemos que cada pestaña tiene información de un período de tiempo distinto que a veces son meses o a veces son años, pero el caso es que esta forma de organizar los datos se ajusta a nuestra forma de entender las cosas que ocurren, por ejemplo, en una empresa. El tiempo, para nosotros es un condicionante y una variable fundamental. Hasta tal punto que muchas veces organizamos los datos en función de él y de forma discreta, es decir, en apartados separados de tiempo, porque así consideramos que nos permitirá comparar la información consultándola posteriormente. Así que, resumiendo, esta forma de proceder que hemos descrito hasta ahora tiene las siguientes dos ventajas: por un lado es rápida y eso equivale a sensación de productividad en la empresa y, por otro lado, requiere muy poco aprendizaje y eso equivale también a inmediatez y no necesidad de cursos cuyo rendimiento es a largo plazo. También esta forma de organizar la información tiene otras desventajas. Por ejemplo, si la información cambia podría ser muy complicado, costoso o las dos cosas, reflejar esos cambios. También, si la información crece, por ejemplo con el paso del tiempo, es muy costoso adaptar de nuevo la estructura para agregar nuevas hojas y fórmulas. Solo tenemos que ver el caso de esta última hoja donde se resume la información de los distintos meses en la que, por cierto, cada vez que transcurre un mes debemos modificar todas las fórmulas para que la información sea adecuada. A continuación vamos a ver otra forma distinta de organizar la información cuando el tiempo es un factor importante en nuestros datos. Podemos ver como la información tiene una estructura distinta y además en una sola hoja, donde el tiempo, que en el ejemplo son meses, se representa a lo largo de columnas. Esta forma de representar la información aunque es mejorable, es mucho más óptima que la que vimos anteriormente, puesto que la actualización y agregación de información se hace de forma mucho más cómoda y transparente y en una sola hoja. Lo que vemos en pantalla es una tabla bidimensional, es decir, representa dos dimensiones, una de ellas es el tiempo, concretamente los meses, y otra de ellas es el tipo de partida económica, es decir, el tipo de gasto o ingreso. Por lo tanto a la hora de aplicar técnicas de análisis, comparación y evolución todo es mucho más sencillo, como podemos ver en la segunda hoja de este libro. En este otro libro, tenemos otra forma de organizar la información que se abre a muchas más posibilidades. Si nos damos cuenta, cada columna está especializada en aportar un tipo de información o dimensión, por ello se dice que es una tabla multidimensional. En este tipo de tablas hay un factor clave e importantísimo, "el tiempo". Concretamente la columna de fecha. Si nos damos cuenta esta es una dimensión que no está repartida por columnas, como en el modelo que vimos anteriormente, sino por filas. Esta forma de organizar los datos, para una persona, se podría decir que es un verdadero galimatías, puesto que no es nada intuitiva a la hora de obtener conclusiones sobre algún aspecto de la información. Ahora bien, este comentario estaba referido a las personas y su capacidad limitada de estructurar la información mentalmente. Pero en cuanto a Excel todo es distinto. El motivo es que aquí entran las tablas dinámicas que son verdaderos sistemas de organizar, gerarquizar y ordenar la información de la forma que deseemos. Podemos ver un ejemplo de esto en la página 'Análisis' de este libro, donde vemos que los costes de personal se han organizado en una tabla dinámica por fechas y áreas funcionales de la empresa. A la persona encargada de hacerlo le podría haber llevado una o varias horas de tiempo construir esta tabla pero con las tablas dinámicas, tan solo se tardaría entre cuarenta y cincuenta segundos. Y no solo eso, sino que los cambios que pudiera haber en la información se reflejan en la tabla dinámica con tan solo un clic. Esta es la gran productividad de las tablas dinámicas. En el último libro que podemos ver hay otro ejemplo de organización de la información igual a la anterior, es decir, con una tabla multidimensional, aunque esta vez, es una de esas tablas que obtenemos de un ERP, un programa de contabilidad o una de facturación, y que constituye el origen de datos de estas dos hojas dedicadas al análisis.

Excel 2016: Tablas dinámicas

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Fecha de publicación:15/12/2016

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