Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Finalizar la combinación de correspondencia de Word

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Ya hemos revisado la vista previa y todo está correcto. Ahora solo nos queda finalizar la combinación y guardarla en un documento final. Con este paso podemos dar por finalizado todo el proceso y estamos preparados para darle salida por impresora, si procede.

Transcripción

Ya tenemos un documento que tiene iniciada una combinación de correspondencia. Tiene también seleccionados todos los destinatarios. Tiene una serie de campos insertados e, incluso, hemos revisado, mediante una vista previa, todos los resultados. Ahora, tan solo nos queda "Finalizar y combinar". Esto se puede hacer, como es lógico, desde la ficha "Correspondencia". Y dentro del grupo "Finalizar", elegir el desplegable "Finalizar y combinar". Vemos que hay tres opciones, pero en este vídeo no corresponde hablar de la tercera. Así que, vamos a hacerlo sobre las dos primeras. La primera de ellas "Editar documentos individuales", se refiere a la creación de un documento donde estarán todas las cartas de todos los destinatarios. Así pues, vamos a comprobar qué es lo que ocurre. Hacemos clic y vemos que aparece un cuadro de diálogo donde tenemos que seleccionar si combinamos todos los registros, tan solo el que tenemos en pantalla o, bien, desde un determinado destinatario hasta otro. Vamos a dejar de momento "Todos". Hacemos clic y vemos cómo, abajo a la izquierda, aparece "Página 1 de 9", que significa que en nuestra base de datos había nueve destinatarios que ahora tienen, cada uno de ellos, un documento personalizado con sus datos. Podemos verlo si vamos realizando un desplazamiento con la barra vertical. Y para no confundirnos, tenemos que darnos cuenta e insistir en el hecho de que lo que estamos viendo ahora es un documento aparte del original, en el que se hizo la combinación de correspondencia. De hecho, podemos ver en la parte superior de la pantalla que este documento se llama "Cartas 1". Así pues, este documento podríamos guardarlo en cualquier ubicación y, posteriormente, volver a utilizarlo para imprimir, por ejemplo, toda la correspondencia. Ahora, vamos a cerrar el archivo. Decimos que sí queremos guardar. Asignamos un nombre adecuado, por ejemplo, "Correspondencia combinada final". Y ahora, después de haber guardado y cerrado el documento, nos aparece el documento que teníamos ya finalizado, pero sin haber generado aún la combinación de correspondencia. Este documento nos va a servir para comentar la segunda de las opciones que nos quedaba pendiente, que no es otra que "Imprimir documentos". Esta segunda opción es adecuada tan solo para aquellos casos en los que el usuario está totalmente seguro de que la impresora está preparada en todos los sentidos para poder imprimir los documentos. El motivo es que, al hacer uso de este comando, primero vamos a ver un cuadro de diálogo como este, pero después, al hacer clic en "Aceptar", se va a enviar a la impresora toda la correspondencia. De esta forma, no va a quedar ningun rastro ni tampoco ningún documento combinado y guardado.

Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Aprende a crear con Word correspondencia tanto postal como electrónica, etiquetas o sobres personalizados empleando como base los contactos de tu empresa o listado de clientes.

1:43 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:15/03/2017

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