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Excel 2013: Análisis y gestión de datos

Filtrado básico de datos con reglas en Excel 2013

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Podemos filtrar los datos de una tabla según el color de cada celda o según el texto, número o fecha de un campo. Además, lo podremos hacer mediante criterios, campo de búsqueda o casillas de verificación.

Transcripción

Si queremos aprender a analizar y gestionar los datos en Excel, saber filtrarlos es de lo más necesario. Pero realmente ¿qué es filtrar los datos de una tabla de Excel? Pues no es más que ocultar aquellos registros que no nos hacen falta o no queremos ver. Vamos a poner un ejemplo de esto en la primera tabla que tenemos en esta hoja. Vamos a seleccionar cualquier celda y activamos los autofiltros desde la ficha Datos y hacemos clic en el autofiltro. Ahora vamos a aplicar un filtro cualquiera, por ejemplo el de la columna Agente. Filtramos para que solo se vean los registros cuyo agente es Pedro. Bien, pues si nos fijamos a la izquierda en los títulos de fila, vemos como hay algunos números que han desaparecido, por ejemplo el 11, también el 16 y el 17. Eso significa que esos registros se han descartado y no se visualizan, simplemente están ocultos con un alto de fila igual a cero. Ya en este segundo apartado, vamos a comentar que dependiendo del filtro que queramos utilizar, por ejemplo si activamos de nuevo los autofiltros en esta tabla, como decíamos, dependiendo de la columna y el tipo de dato que haya, el autofiltro se adaptará al contexto. Por ejemplo, si aquí estamos hablando de fechas, al hacer clic en el autofiltro veremos como aquí pone Filtros de fecha. Por ejemplo, en este campo que hay textos pondrá: Filtros de texto, y en este otro: Filtros de número. También en cualquiera de los casos habrá la posibilidad de filtrar por color. Y ahora practiquemos un poco con estos filtros. Si nos situamos en cualquier celda de la tabla y activamos los autofiltros para ella, en el caso de la columna de las fechas, cuando hacemos clic en Filtros de fecha, vemos que aparecen bastantes opciones, una de ellas por ejemplo sería 'antes de'. Al activarla aparece un cuadro de diálogo donde podemos elegir qué fecha será el umbral para ese filtro. Por ejemplo, fechas 'anteriores a' y aquí podríamos elegir entre toda la lista de fechas que aparecen en la columna o incluso si hacemos clic en este icono, lo podemos elegir de una forma más visual. Por ejemplo, vamos a elegir una de las fechas que tenemos aquí, por ejemplo esta, y vemos como se han filtrado todas las fechas anteriores al 1 de febrero de 2011. Si tenemos que filtrar por texto, pues será de una forma muy parecida: Filtros de texto, las opciones son distintas, una de las más interesantes es Contiene. Si ponemos la palabra 'mar', pues filtrará y dejará todos los registros que contengan esas letras. Filtrado por número sería algo muy similar, por ejemplo activamos el filtro, Filtros de número y elegimos Mayor que. Ahora podemos poner por ejemplo, una cantidad, 50. Y ahí tendríamos el resultado. Y una de las formas más interesantes de filtrar resulta del campo de búsqueda que podemos encontrar en el autofiltro, aquí. En este campo podemos insertar cualquier cadena de texto o números, para que Excel nos lo busque en la columna. Podríamos introducir 320, ahora bastaría con presionar Aceptar y ya tendríamos nuestro resultado. Para eliminar un filtro que acabamos de activar, tan solo tendríamos que hacer clic en esta opción 'Borrar filtro de' el que corresponda en cada caso. También podríamos haber borrado el filtro desde la ficha Datos y esta opción que pone Borrar. Otra opción que puede ser interesante en un momento dado sería utilizar los filtros por casillas de verificación. Al activar este autofiltro, vemos como hay una lista con todos los ítems que hay en la columna y a la izquierda de cada ítem, una casilla de verificación. Por ejemplo podríamos quitar el de Seleccionar todo y activar los "checks" de estos ítems. Y ahí tendríamos nuestro resultado.

Excel 2013: Análisis y gestión de datos

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