Fundamentos de ITIL: La estrategia de servicios

Facturar la gestión de servicios

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El proceso de facturación, en la gestión financiera, es un proceso muy importante e interesante. Es, de hecho, uno de los más importantes del método ITIL, y se centra en facturar simplemente los servicios que das a los clientes.

Transcripción

El proceso de facturación en la gestión financiera es un proceso muy importante e interesante. Es de hecho, uno de los más importantes del método de ITIL. Este proceso se centra en facturar simplemente los servicios que das a los clientes. Cuando tus clientes son externos es fácil: se factura en forma de dinero. Cuando son internos, no puedes refacturarlos, aunque funciones como una empresa virtual dentro de tu propia empresa. Sin embargo, puedes hacer contabilidad analítica. Esta contabilidad analítica de la facturación es fundamental porque pondrá en valor tu departamento IT en la empresa. Antes en las empresas, se asignaba un presupuesto informático y al final del año, siempre había alguien del consejo de dirección que decía que la informática gasta mucho. Estas personas no son capaces de valorar y probar el valor que aporta la informática a la empresa. Y por ello, el departamento de IT es solo un gasto y, en ningún caso, un beneficio. Y cuando hay que reducir gastos, se mira tranquilamente al departamento de IT y se le dice "tus costes son muy elevados" apáñatelas para bajarlos. De ahí la importancia de la contabilidad analítica, ya que la mayoría del personal y de dirección piensan que las compras de material informático se hacen para ese departamento, cuando en realidad se hacen para el servicio de la empresa. Utilizando el mecanismo de refacturación, puedes demostrar que tal o tal servicio, o tal o tal usuario, consume tal o tal servicio en tal o tal proporción y cantidad y que cada servicio consumido cuesta tanto. Un usuario que almacena doce gigas de datos de correo electrónico y que necesita almacenaje, conexión a internet, etcétera. Más el personal de mantenimiento, antivirus, análisis regular y mantenimiento de esos datos, además de su copia de seguridad, hace un consumo de recursos de IT que tiene un coste. Y ese coste se va a facturar virtualmente, pero a final de año, cuando se te diga: "En informática se gasta mucho", dirás: "No, la informática tenía tal presupuesto que se ha consumido esta cantidad en soporte, tanto en impresión, tanto en correo electrónico, tanto en burocracia, y esta parte del dinero en software". En ese momento, podremos preguntar a los usuarios, si realmente necesitan lo que dicen. Por ejemplo, a ese usuario que quería crear un solo PDF al año y realmente si necesita comprar el pack de Adobe completo. Como ya te dije, en el catálogo de servicios tenemos un flujo de trabajo de autorizaciones. Nos dirijiremos a la persona que dio la autorización de compra y tendrá que justificar ese gasto. Ya no será labor de la informática. La informática podrá conservar su presupuesto y a través de la facturación, probará el valor que se da a la empresa en interno o en externo. Y sobre todo, probar quién utiliza esos servicios o quién ha pedido servicios que no usa o no le corresponden, por ejemplo.

Fundamentos de ITIL: La estrategia de servicios

Crea una estrategia de servicios desde la perspectiva ITIL y aprende a definir toda una estructura a la hora de conformar servicios para tu empresa desde una visión IT.

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Fecha de publicación:19/10/2016

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