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Outlook 2011 para Mac esencial

Exportar los contactos de Outlook 2011

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Outlook cuenta con una herramienta que nos permite exportar los contactos a un archivo .txt que podemos importar a otras muchas aplicaciones. Outlook nos permite exportar no solo el nombre y la dirección de correo electrónico, sino todos los campos del contacto. En este vídeo vamos a ver cómo realizar este proceso.

Transcripción

Outlook cuenta con una herramienta que nos permite exportar los contactos a un archivo de texto TXT. Podemos importar a otras muchas aplicaciones luego después este archivo y podemos tener ahí los contactos, en una hoja de cálculo de Excel o en una base de datos. Vamos a ver este proceso cómo realizarlo. Además, siempre es útil tener una copia de nuestros contactos aunque sea en un archivo TXT para posteriormente poderlo recuperar. Para exportar los contactos vamos a hacer clic en el menú de "Archivo" y vamos a seleccionar la opción "Exportar". Aparece el cuadro de diálogo de exportación y lo primero que tenemos que hacer es seleccionar que queremos exportar los contactos a una lista delimitada por tabulaciones, es decir, a un archivo de texto delimitado por tabulaciones. Hacemos clic en el botón de "Siguiente". Y ahora lo que vamos a hacer es darle un nombre al archivo. No debemos usar tildes, ni tampoco espacios, ni caracteres especiales. Por tanto, vamos a cambiarle ese nombre que nos ofrece. Este nombre podría ser un nombre válido. Lo guardamos en la carpeta que nosotros consideremos. Y una vez que ya lo tenemos hacemos clic en "Guardar". La exportación ha sido finalizada y si no nos comenta nada es que ha sido un éxito. Así es que hacemos clic en "Listo". Acabo de abrir "Finder" para que veamos que el archivo ha sido creado, "ContactosCorreo.txt". Voy a hacer doble clic para que veamos cuál es su estructura. Y como podemos observar es un archivo de texto separado por tabulaciones. Estos archivos de textos separados por tabulaciones los interpretan muchos programas. Excel, por ejemplo, es capaz de interpretarlos y también determinadas bases de datos. Por tanto, es muy útil tener siempre un archivo de texto de este tipo para luego poderlo llevar a otras aplicaciones e incluso recuperar la información de los contactos si tuviéramos cualquier problema. Por defecto Outlook ha exportado todos los campos del contacto. Cuando luego lo importes a una hoja de cálculo o a una base de datos puedes eliminar las columnas que no te sirven, es decir, aquellos campos que no has rellenado puedes borrar esas columnas y quedarte únicamente con los campos que te interesan, por ejemplo, el nombre, los apellidos, el correo electrónico, el teléfono, el nombre de la compañía y el resto de información que no rellenaste como teléfono 2, teléfono 3 particular, todos esos campos los puedes eliminar. La eliminación de los campos que no te sean necesarios lo realizarás ya directamente en el programa donde lo importas, o en Excel o en la base de datos. Voy a cambiar las dimensiones del cuadro de diálogo un poquito y moverme un poquito hacia abajo para que veamos realmente dónde están los datos de los contactos. Al principio siempre aparecen todos los encabezamientos de los campos y luego ya aparecen los datos. Lógicamente cada uno de estos datos si los viéramos en una hoja de cálculo estarían en su columna correspondiente, lo que pasa es que en un archivo de texto quizás es más difícil interpretarlo, pero están correctos, cada uno de los campos está en su columna correspondiente, es decir, el correo electrónico está en la columna de correo electrónico, el nombre en la de nombre y así sucesivamente.

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Fecha de publicación:16/02/2017

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