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Gestión de proyectos simplificada

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En el tercer paso del proceso, la estimación, tenemos que calcular cuánto costarán las tareas y cuánto tiempo llevarán. Hablamos de dinero y de tiempo. Lo mejor es planificar el trabajo que se conoce y contar con un margen de incertidumbre.

Transcripción

Estamos en el tercer paso: la estimación. Queremos calcular el coste estimado y la duración de cada tarea enumerada en el paso anterior. Quiero aclarar que vamos a abordar las nociones de tiempo y dinero de la misma manera. Voy a usar como ejemplo el camino de mi casa a la oficina. Supongamos que el tiempo de viaje entre ambos puntos es de 30 minutos. Un día de suerte, que no hay tráfico, puedo llegar en 20 minutos. Y, por el contrario, un día con tráfico intenso me puede llevar el doble: 60 minutos. Posiblemente, estas mismas variaciones las tengamos en las estimaciones de tiempo y coste de nuestro proyecto. Los ajustes para el tiempo y el dinero son idénticos. ¿Qué le diremos a nuestro cliente cuando nos pida la fecha de entrega del proyecto? Pensemos esta cuestión en términos de probabilidad. Supón que hacemos un estudio del trayecto de casa a la oficina y que registramos el tiempo que tardamos cada vez. Lo escribimos en un cuaderno y hacemos un gráfico de Excel. ¿Cuál será la representación de todos los viajes? Seguramente será algo así: una estadística asimétrica. Treinta será el punto común, será la media, el promedio, es el número que la mayoría de directores prometerían a su cliente. Podemos hacer el trabajo en 30 semanas o costará 30. 000 euros. El problema es que, como ves, hay una alta posibilidad de fallo, aproximadamente el 50 % de tus proyectos van a terminarse más tarde o con más presupuesto, es decir, un 50 % de tasa de fallo que no es aceptable y no nos conviene. Podrías decir: "Pero es un promedio, a veces estaré por encima y a veces estaré por debajo". El problema es que a tu cliente individual no le importará que la media de su proyecto se contrarreste con la media de otro. Hacer este tipo de media no es lo mejor, fallarás en la mitad de tus proyectos. Pero no es lo peor que puedes hacerle a un cliente, aún sería peor decirle: "Te lo hago en 20 semanas". En ese caso, habrá un 90 % de posibilidades de que te retrases. Aún así, muchos lo hacen, prometen un tiempo y un coste que saben que no pueden mantener. ¿Cómo vas a prometer algo así a un cliente? Su respuesta es que quieren que el cliente esté satisfecho. Normalmente, los clientes preguntarán: "Si todo sale bien, ¿cuánto tardarás en hacer esto? " y entonces tú les puedes decir la verdad: "Bueno, si todos los suministros llegan a tiempo, si todo funciona a la primera, si nadie se pone enfermo, podríamos hacerlo en 20 semanas". Pero, por desgracia, tu cliente solo oye: "Bla, bla, bla, bla, bla, 20 semanas". Le da igual lo que digas antes, no va a escuchar los "Si" previos. Por tanto, nunca menciones el número 20, en cuanto lo digas ya nadie se olvidará de ese número, de esa promesa. Si tu jefe o tu cliente te dice: ¿Cuándo lo podrías tener?, tendrías que evitar una respuesta directa y decir: "Bueno, es difícil dar una estimación precisa" o "Podríamos hacerlo en 40 o 50 semanas". No digas 20 aunque te pregunten el mejor tiempo. Si respondes no uses ese número, porque nunca se cumplirá. Por el contrario, sería maravilloso poder decir 60 minutos, porque sabríamos con certeza que ese plazo siempre se cumpliría. El problema es que van a pensar: "¿60? " Es ridículo, y si estás optando a un proyecto no conseguirás el contrato. ¿Qué deberíamos elegir? Te recomiendo posicionarte entre la media y el peor resultado. En este caso, 45. Puede que te parezca muy científico, pero en realidad es bastante realista. En términos de probabilidad, está a una distancia –desviación típica– de 1, 5 de la media, es decir, que solo el 10 % de los casos te pasarás de tiempo o de presupuesto o, dicho de otro modo, si te colocas entre la media y el peor resultado, en un 90 % de posibilidades cumplirás en tus proyectos. Seguirás fallando un 10 % de las veces, es decir, tenemos un 10 % de tasa de fallo, pero debemos saber que la inmensa mayoría de directores de proyectos estarían encantados, si solo el 10 % de tus proyectos se pasan de tiempo o presupuesto. Si el 90 % cumple las expectativas, es un gran motivo de satisfacción y de éxito. Insisto: te recomiendo posicionarte entre la media y el peor caso. Podemos añadir variaciones. Si fallar implica un desastre total, si hay una cláusula de penalización o si, por ejemplo, estamos organizando los juegos olímpicos y no puedes entregarlo tarde, deberías afinar y estimar entre 50, 55, incluso 60. Si estás optando a un proyecto con otros competidores, te convendrá bajar el número un poco, pero si lo haces sé consciente de que es menos probable cumplirlo. Si le prometes 30 a un cliente tienes solo el 50 % de posibilidades de entregarlo a tiempo. Mi consejo es no arriesgar tanto. Aunque puedas tener variaciones, si prometes 45, dependiendo de circunstancias externas e internas, tu punto de partida debería ser ese, 45, con un 90 % de fiabilidad. Muchos no se dan cuenta de esta circunstancia y establecen la media o, como mucho, la media más un 10 %. Es muy común añadir el 10 % a la media, pero no es suficiente. Piensa que en el ejemplo comentado, el 10 % de 30 minutos es tan solo 3 minutos, tiempo insuficiente para que llegues a casa. Puedes perder 3 minutos tan solo saliendo del parking. No añadas un 10 %, colócate entre la media y el peor de los casos. Y una última cosa: ¿es deshonesto añadir un margen de seguridad?, cuando le digo 45 a mi cliente sabiendo que la media es 30 ¿estoy siendo deshonesto? No, añado esta contingencia no solo por mí, sino para que el cliente tenga una fecha fiable. Quiero prometerle una fecha y estar al 90 % seguro de que lo puedo cumplir. No quiero decepcionarlo, añado un margen de seguridad porque me preocupo por el cliente, no voy a pasar 15 semanas del proyecto en la hamaca, tomando cerveza y diciendo: "Lo convencí de que iban a ser 45 semanas y tan solo eran 30". No, pero sé por experiencia que 30 semanas de trabajo me van a acabar llevando 45. Estamos teniendo en cuenta la incertidumbre, planificamos el trabajo que se conoce, 30 semanas, y una estimación para trabajo inesperado que va a surgir. En tus proyectos, piensa: ¿tienes suficiente tiempo de contingencia?, ¿has tenido en cuenta la media más el 10 % únicamente?, ¿deberías añadir algo más? Si para tu proyecto actual ya es tarde, hazlo para el próximo.

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1:25 horas (16 Videos)
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Fecha de publicación:30/08/2017

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