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Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Enviar un email personalizado a destinatarios desde Outlook

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La utilización de Microsoft Outlook como aplicación que dará salida a nuestra combinación de correspondencia resulta ideal, como no puede ser de otra forma hoy en día. En este vídeo veremos la forma de llevarlo a cabo.

Transcripción

La tendencia actual en cuanto a la utilización de medios de comunicación, nos dice que el correo electrónico está muy extendido debido a varios motivos. Entre los que podemos destacar: La inmediatez, la economía e incluso la ecología. Por lo tanto podemos decir sin temor a equivocarnos, que la combinación de correspondencia mediante emails, es de las herramientas más interesantes de Outlook. Si bien, una combinación de correspondencia de cartas consistía en convertir una carta original en una serie de cartas donde algunos de los datos quedan personalizados para cada destinatario, con una combinación de correspondencia de correos electrónicos ocurre lo mismo con escasas diferencias. En cualquier caso, la estructura de funcionamiento es la misma, se trata de un email original que se combina con una base de datos donde están los destintarios y finalmente se obtiene el conjunto de emails personalizados. Dicho todo esto, es evidente que combinar correspondencia con emails, requiere que utilicemos Microsoft Outlook. Por lo tanto, los usuarios que utilizan otros clientes de correo electrónico, no podrán aprovecharse de esta funcionalidad. También es una opción que deberían valorar estos usuarios, la posibilidad de instalar Outlook aunque sea solo para utilizar combinar correspondencia. Otra de las cosas importantes a saber respecto de combinar correspondencia con Outlook, es que los distintos correos que se generan para cada destinatario, son independientes unos de otros y los correos electrónicos de todos ellos, no estarán incluidos. En otras palabras, combinar correspondencia no incluye en un solo correo, todas las direcciones de destinatarios en el campo "CC". Tampoco en el campo "CCO", esto también es una ventaja para evitar que alguno de los destinatarios pueda utilizar la opción "responder a todos". El proceso de creación de una combinación de correspondencia de correos electrónicos es muy parecida a la combinación de correspondencia de cartas. Desde la ficha "correspondencia" vamos a iniciar "combinación de correspondencia" y en este caso eligimos "mensajes de correo electrónico". Vemos como el modo de vista ha cambiado, pareciéndose en este caso más a un email y ahora nuestra siguiente tarea es seleccionar los destinatarios. Lo vamos a hacer desde este desplegable, encontrándonos con tres opciones. La primera de ellas sería "escribir una nueva lista o base de datos", que contendría los datos de nuestros destinatarios. También podríamos usar una lista o base de datos existente, podría ser un archivo con formato "CCV" también un archivo "Excel" o incluso una base de datos "Access". La tercera opción es elegir nuestros destinatarios entre los propios contactos de "Outlook". Y esta va a ser la opción que vamos a elegir para este ejemplo. Hacemos clic y "Microsoft Word" conecta con "Outlook". Cuando lo hace, nos dice que ha encontrado dos carpetas de contactos la primera de las cuales tiene "10" y la segunda ninguno. Vamos a elegir, evidentemente, la primera. Ahora, se nos presenta en pantalla... ...un cuadro donde podemos discriminar qué contactos queremos que formen parte de esa combinación de correspondencia, lo podemos hacer mediante estas casillas de verificación. También podríamos aplicar algún filtro mediante este comando, donde podríamos elegir el campo sobre el que se aplica el filtro y el tipo de comparación. También podríamos ordenar toda la tabla en función del campo que nosotros elijamos aquí y también con el criterio ascendente o descendente que elijamos con estos botones de opción. Una vez que estamos de acuerdo, con la configuración de esta tabla, hacemos clic en "aceptar" y el siguiente paso sería insertar los campos variables, es decir los campos que van a variar entre destinatario y destinatario. En este caso los campos que van a variar son la línea de saludo y también las palabras "su empresa", pero como siempre, antes de insertar campos, conviene que echemos un vistazo a la asignación de campos. Desde "asignar campos" obtenemos un cuadro de diiálogo y al menos, tenemos que echar un vistazo para comprobar la correspondencia entre los campos o etiquetas que propone "Word" y los que tenemos en "Outlook". En este caso, como estamos trabajando con dos aplicaciones que se conocen muy bien, como no podía ser de otra forma, "Word" y "Outlook" tienen los mismos criterios y de forma reciproca, reconocen las etiquetas de los campos de los contactos. Así que, prácticamente no vamos a tener que cambiar nada. Vamos a hacer clic en "aceptar" y ahora sí, vamos a sustituir la línea de saludo... ...por una que vamos a configurar desde este cuadro de diálogo. Empezamos configurando el tratamiento que va a ser estimado. Después elegimos el tipo de tratamiento, que vamos a dejar el que nos ofrece por defecto y ahora también vamos a dejar los dos puntos al final de la línea de saludo. En este caso la línea de saludo para nombres de destinatarios no válidos, vamos a dejar también el valor por defecto y con este navegador podemos ver los resultados. Es interesante ver que cuando el tratamiento es "señora", antes figura el tratamiento "estimada" y en el caso de que sea "señor", pone "estimado" y esto es algo que hace automáticamente "Word" en la combinación de correspondencia. Vamos a hacer clic en "aceptar" y vemos como ya ha aparecido aquí "línea de saludo". Nuestro texto ya puede ser borrado. Y ahora vamos con las palabras "su empresa". Seleccionamos y ahora en este caso, tenemos que elegir "insertar campo combinado" tenemos que sustituir "su empresa" por el nombre de la empresa. Que la etiqueta que corresponde es "organización". Vemos como ya se ha sustituido lo que teníamos seleccionado por lo tanto ya lo podemos dejar así. Ahora podemos hacer una vista previa de los resultados y si lo consideramos más cómodo, también podríamos resaltar los campos de combinación, así podemos fijarnos con más facilidad, en lo que va cambiando de correo en correo. Con estos botones podemos navegar entre todos los destinatarios y una vez hecho todo esto, ya nos quedaría "finalizar y combinar", desde este desplegable, el comando que tenemos que utilizar en este caso, es "enviar mensajes de correo electrónico", pero aquí tenemos que llevar cuidado porque al hacer clic tenemos... ...este cuadro de diálogo donde podríamos agregar un asunto y decidir entre todos nuestros destinararios quiénes serán los que reciban el correo, todos el registro actual o desde un determinado número a otro. Aquí podemos poner, por ejemplo, "nueva tarifa", en el asunto y si hacemos clic en "aceptar", lo que ocurriría es que automáticamente sin más, se enviarían todos los correos electrónicos, esto puede ser un problema porque posiblemente, nos interese revisar el resultado antes de ser enviado, por lo tanto, mi recomendación, antes de hacer clic en "aceptar", sería activar "Outlook", vamos a hacerlo, aquí lo tenemos y ahora desde la ficha "enviar y recibir", asegurarnos de que está activa... ...la opción "trabajar sin conexión", hemos hecho clic en este comando y vemos como aparece sombreado. También podemos ver que en la barra de estado, aquí abajo en la parte inferior derecha de la pantalla, también aparece la leyenda "trabajando sin conexión", ahora ya, sí que podríamos finalizar y combinar en las mismas condiciones que hemos comentado anteriormente. Escribiendo un asunto y haciendo clic en "aceptar". Lo que ocurriría es que todos los correos se acumularían en la bandeja de salida hasta que restablezcamos la conexión en "Outlook ". Es decir que tendríamos un resultado similar a este, vemos aquí la bandeja de salida, con todos los correos esperando a ser enviados y también con la posibilidad de ser revisados.

Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Aprende a crear con Word correspondencia tanto postal como electrónica, etiquetas o sobres personalizados empleando como base los contactos de tu empresa o listado de clientes.

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Fecha de publicación:15/03/2017

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