Excel 2016: Análisis y gestión de datos

Eliminar filas vacías y duplicadas

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Cuando manejamos una cantidad de datos significantes, existe la posibilidad de duplicar filas de datos. Excel dispone de un sencillo comando para ello, pero además vamos a facilitar una solución avanzada mediante una macro prediseñada.

Transcripción

Es turno ahora de conocer cómo podemos resolver dos problematicas que suelen presentarse. Una de ellas es la eliminación de filas duplicadas en una tabla. La otra es la detección y eliminación de filas totalmente vacías que pudiera haber en una tabla o lista. Vamos con el primer problema que es el de las filas duplicadas y para ello vamos a practicar sobre esta pequeña tabla y con una herramienta que Excel trae a tal efecto de forma nativa. Es decir desde la ficha Datos podemos ver que dentro de herramientas de datos hay un botón que es quitar duplicados. Hacemos clic. Ahora podemos ver cómo ha quedado sombreada toda la tabla y obtenemos un cuadro de diálogo donde nos dice que seleccionemos las columnas que van a ser rastreadas para detectar duplicados. Como queremos que las tres columnas sean rastreadas, es decir que, si tenemos que considerar que una columna está duplicada hay que considerar que los tres datos de las tres columnas a la vez están duplicados. Pues vamos a dejar las tres columnas, aceptamos y vemos como Excel nos avisa de que dos valores duplicados han sido encontradosy quitados. Aceptamos y el resultado lo tenemos a la vista. El segundo caso que propusimos era aprender a eliminar filas vacías con Visual Basic. Este es un ejercicio más avanzado puesto que vamos a utilizar código que es el que nos va a ayudar a cumplir nuestro objetivo. Bien pues lo primero que tenemos que hacer es activar la ficha programador también llamada ficha Desarrollador. Para ello tenemos que ir a la ficha Archivo, Opciones y personalizar cinta de opciones. Aquí vemos la ficha Desarrollador que se puede habilitar. Aceptamos y ya la tenemos aquí a la vista. Una vez hecho esto vamos a hacer clic en esa ficha y vamos a habilitar las macros de Excel. Para ello hacemos clic en Seguridad de macros y hacemos clic en este cuarto botón. Ahora el tercer paso es generar un libro de macros personal mediante la grabación de una macro de prueba. Es decir vamos a generar un libro donde podemos alojar un código que posteriormente vamos a importar. Esa generación del libro de macros personal la hace Excel automáticamente cuando intentamos grabar una macro. Así que vamos a hacerlo, vamos a hacer clic en Grabar macro Aparece un cuadro de diálogo para que cumplimentemos algunos datos. Solo tenemos que hacer clic en Guardar macro en y elegir libro de macros personal, eso sí. Ahora aceptamos y ya se está grabando una macro. En este momento ya Excel ha generado el libro de macros personal con lo cual hemos conseguido lo que queríamos. La macro en sí no nos interesa, así que podemos hacer clic en Detener grabación Para comprobar lo que hemos hecho podemos ir a la ficha Desarrollador y después Visual Basic Aquí a la izquierda en el explorador de proyectos podemos ver como ya tenemos un libro de macros personal. De hecho vamos a expandir este botoncito para poder ver la carpeta de módulos y en esta carpeta de módulos vamos a importar un archivo que tenemos a tal efecto en los archivos base del curso que se llama Eliminarfilas.bas. Abrimos y ya tenemos aquí nuestro código. Si hacemos doble clic en eliminar filas que es el módulo, se abre a la derecha y podemos ver el código. Ahora ya podemos cerrar y para más comodidad esta macro la podemos ejecutar desde un botón en la barra de Inicio rápido Vamos a agregar un botón que haga esa función. Hacemos clic en este desplegable y después en más comandos. Dentro de comandos disponbiles en vamos a elegir Macros Y ahora en la lista de macros que podemos ver aquí vamos a elegir Eliminar filas vacías y hacemos clic en Agregar. Ya tenemos nuestro botón agregado que lo vamos a comprobar haciendo clic en Aceptar, ahí está. Y ahora ya nos quedaría probar la macro haciendo clic en el botón. Antes vamos a echar un vistazo a la tabla donde vamos a hacer la prueba. Esta es la tabla donde podemos comprobar que hay algunas filas que están vacías. Pues necesitamos que esta tabla se quede limpia de filas vacías. Vamos a hacer clic en el botón que hemos agregado Y ahora la macro nos ofrece un cuadro de diálogo que pregunta por el número de fila a partir de la cual se hará el rastreo. Vamos a poner por ejemplo la fila 28 porque la tabla empieza aquí. 28 y Aceptar. ¿Hasta qué número de fila quieres rastrear? Pues bien vamos a poner 38 por ejemplo, no pasaría nada si ponemos otro número superior. Aceptar, ahora nos pide confirmación, decimos que Sí y nuestra tabla se ha depurado y ya no tiene filas molestas vacías.

Excel 2016: Análisis y gestión de datos

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