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Office 365 esencial: Administración

Elegir los destinatarios correctos en Exchange

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En este vídeo estudiaremos qué es un grupo y los distintos tipos de grupos que hay, veremos qué es un buzón de recursos, las diferencias entre un contacto y un usuario de correo y qué es un buzón compartido.

Transcripción

Un objeto de Office 365 que puede recibir correo electrónico se considera un destinatario. Hay varios tipos de destinatarios en Office 365. Específicamente, destinatarios de Exchange comparten diferentes funcionalidades y diferentes propósitos. Todos ellos tienen opciones de configuración similares, peso, como hemos dicho, tienen diferentes funcionalidades dentro de Office 365. Ya hemos hablado antes del buzón. Los buzones están asociados con cuentas de usuario. Debe de tener una cuenta de usuario para acceder a su buzón y así, con cierto nivel de autenticación para acceder al contenido que se considera seguro en su buzón de correo. Otro tipo de destinatarios son los grupos. Un grupo es, básicamente, un conjunto de destinatarios que se utiliza para facilitar la entrega de mensajes de correo electrónico. Así, podemos enviar un correo electrónico directamente a la dirección del grupo en lugar de hacerlo de manera individual a todos sus miembros. Tenemos diferentes tipos de grupos. Tenemos grupos de distribución, grupos de seguridad, grupos de distribución dinámicos y también, grupos de Office 365. Los veremos con más detalle a lo largo de este curso. Estos grupos también pueden ser administrados desde el centro de administración de Office 365. Sin embargo, desde el portal de administración de Exchange es donde vamos a tener la mayor cantidad de parámetros de configuración para estos grupos. Pasamos ahora, a otro tipo de destinatario muy interesante, que son los recursos. Un recurso puede ser, por ejemplo, una sala de reuniones o un equipamiento, un proyector, una impresora, en definitiva, cualquier cosa que sea susceptible de ser programado o reservado o, en cualquier caso, compartido. De esta forma, cuando hagamos una reserva o una planificación de una reunión podemos asociar estos recursos, de manera que no aparezcan disponibles si otra persona quiere hacer uso de ellos al mismo tiempo. Realmente, a nivel técnico no existe una diferencia entre un buzón de sala o uno de equipamiento, en realidad, lo único que va a cambiar son los parámetros que podemos modificar. Por ejemplo, si creamos un buzón de equipamiento para un proyector se nos habilitará el campo de las propiedades donde podremos especificar el tipo de proyector que es. Y, por supuesto, estos recursos los encontraremos siempre disponibles, tanto desde la aplicación de escritorio de Microsoft Oulook como desde el Outlook Web. Disponemos también de un tipo de destinatario que es el contacto. El contacto es un destinatario externo a nuestra organización. A simple vista, esto podría no tener sentido, ya que estamos dando de alta un recurso externo dentro de nuestra organización. Lo que ocurre es que, en realidad, es un objeto que reside en nuestra organización, pero cuyo destinatario está fuera de nuestra organización. Un ejemplo muy claro podría ser el de un proveedor o socio que tenemos fuera de la organización, pero que tratamos con cierta frecuencia. O, por ejemplo, un empleado que usa su dirección de correo personal para trabajar. En cualquier caso, deberemos dar de alta un contacto. Aquí vemos que tenemos dos opciones, Contacto de correo y Usuario de correo. Un Contacto de correo es un destinatario externo a nuestra organización y que solo tiene este objeto residente internamente. Sin embargo, un usuario de correo también está fuera de nuestra organización pero dispone de una cuenta de usuario dentro de la suscripción, de modo que su dirección de correo electrónico y su buzón de correo son externos, pero su cuenta de usuario sería interna. El usuario de correo lo usaremos mucho en escenarios de coexistencia, es decir, cuando estamos haciendo una migración y disponemos de un entorno híbrido. Esto ocurre porque tenemos que redirigir el correo en función del flujo que tengamos establecido en estro entorno híbrido. Pasamos ahora a los buzones compartidos. Un buzón compartido no es más que un buzón al que tienen acceso múltiples usuarios. Estos usuarios podrán acceder al buzón para colaborar entre ellos, es decir, por ejemplo, si tenemos un buzón compartido para el departamento de Recursos Humanos los miembros de este departamento podrán acceder al buzón compartido y responder y atender las asignaciones y correos que reciben en ese correo. Por ejemplo, podríamos tener un buzón compartido para Recursos Humanos, de forma que los miembros de este departamento podrán acceder y colaborar, respondiendo a los correos que llegan directamente a la dirección pública de este buzón. A la hora de responder, podrán usar la dirección de correo electrónico del buzón compartido, ocultando así su identidad. En algunos escenarios, esto nos puede servir para suplantar a las antiguas carpetas públicas. Vamos, por último, a migración, que, realmente, no es un destinatario en sí. Aquí, es donde vamos a iniciar un proceso de migración en un entorno de coexistencia, por ejemplo, con Microsoft Exchange. Desde aquí, podemos indicar que queremos iniciar una migración a Exchange Online o migrar desde Exchange Online a nuestro Exchange local.

Office 365 esencial: Administración

Aprende a configurar Office 365 de una manera eficiente a partir de sus tres ejes: Sharepoint, Exchange y Skype, pero con otras muchas aplicaciones disponibles.

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Fecha de publicación:8/09/2017

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