Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Elegir de dónde vienen los datos variables en Microsoft Word

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Si queremos que los datos propios de cada destinatario aparezcan en cada una de las cartas de un envío masivo de correspondencia, debemos tener una base de datos que podrá tener varios formatos o incluso podrá ser creada ad hoc.

Transcripción

A estas alturas tenemos que tener claro que en una combinación de correspondencia hay unos datos que son fijos y otros que son variables. Estos últimos corresponderán a aquellos datos personales de cada destinatario. En algunos casos estará muy claro, por ejemplo, en esta carta los datos postales son un claro ejemplo de dato variable. Evidentemente serán distintos entre los destinatarios. En otros casos no estará tan claro y será una elección nuestra el hecho de que sean variables. Podría ser el caso de la palabra "cliente". Es decir, esta palabra podría sustituirse por el nombre de la persona de contacto de una empresa. Otro ejemplo podrían ser las palabras "su empresa" que pueden ser sustituidas por el nombre de la propia compañía. Así que una vez que tenemos claro cuáles van a ser nuestros datos variables tenemos que decidir dónde van a estar esos datos disponibles. Si vamos a la ficha "Correspondencia" y después atendemos al desplegable "Seleccionar destinatarios" podemos ver las opciones que tenemos. Una de esas opciones es escribir una lista con los datos de nuestros contactos. En este caso se abriría un cuadro de diálogo donde en un formulario en modo tabla podemos ir agregando registro a registro todos nuestros contactos o destinatarios. Una vez hecho esto, nuestra lista se guardará de tal forma que podríamos posteriormente editarla y cambiar cualquier dato. Y ahora podemos ver otra de las opciones que tenemos a la hora de seleccionar destinatarios. Se trata de usar una lista existente. En este caso al hacer clic en este comando se abriría un explorador de archivos donde podríamos encontrar, por ejemplo, un archivo de base de datos un libro de Excel o incluso un archivo con formato de texto. En este último caso tendría que ser un texto separado por comas o por un delimitador que sea reconocido por Microsoft Word. Así pues con este explorador nada más tendríamos que seleccionar ese archivo y hacer clic en abrir. Ahora, si elegimos la tabla desde donde queremos tener los destinatarios hacemos clic en "Aceptar" y ya tendríamos asignados los destinatarios. Ahora bien, desde el comando "Editar lista de destinatarios" podríamos modificar la composición de la combinación de correspondencia es decir, podríamos elegir de forma aleatoria o haciendo clic en esta casilla de verificación "elegir todos los contactos". También podríamos aplicar filtros. O bien ordenar de una forma distinta la tabla de destinatarios por alguno de los campos que tiene. Como podemos ver, este origen de datos tiene los campos empresa, dirección, ciudad, provincia, código postal, país, teléfono nombre del responsable y apellidos del responsable. También resulta bastante interesante la posibilidad de editar el origen de datos haciendo clic seleccionando este ítem y después haciendo clic en el botón "edición". Por ejemplo, podríamos editar el nombre de esta empresa haciendo doble clic, insertando el cursor y añadiendo por ejemplo, este texto texto. Ahora ya podríamos hacer clic en "Aceptar". Microsoft Word nos pregunta si queremos actualizar la lista de destinatarios y guardar estos cambios en la lista clientes, es decir en el archivo original, vamos a decir que sí y ahora ya vemos aquí el cambio reflejado. Insistimos en que hay que llevar cuidado pues este cambio actualiza el archivo original.

Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Aprende a crear con Word correspondencia tanto postal como electrónica, etiquetas o sobres personalizados empleando como base los contactos de tu empresa o listado de clientes.

1:43 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:15/03/2017

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