Cómo comunicar de forma efectiva por email

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Una agenda de contactos actualizada es la base de todo. Si no tienes correos electrónicos, ¿a quién vas a escribir? Cada dato de la agenda cuenta, y cada uno de esos datos debe estar correctamente referenciado tanto para el trabajo como para tus asuntos personales.
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Transcripción

Nunca me voy a cansar de repetir la importancia que tiene mantener una agenda de contactos bien organizada, actualizada, sincronizada entre todos tus dispositivos y con un sistema o mejor dos de copias de seguridad. El uso del correo electrónico está basado precisamente en la correcta gestión de las direcciones asociadas a las tarjetas de la agenda y no podemos bajo ningún concepto dejar esta información tan importante en manos de nuestra memoria o en la gestión que pueda hacer el cliente de correo a la hora de recordar las direcciones a las que en algún momento hemos enviado un correo electrónico. Todos los sistemas operativos incluyen de una forma u otra una agenda de contactos y la mayoría de ellos disponen de una forma de copia de seguridad o sincronización de contactos con la nube. También dispones de servicios externos asociados como por ejemplo Google, que usa por defecto su sistema de almacenamiento y sincronización de contactos a través de las cuentas Gmail, que pueden se añadidas a todos los sistemas operativos que son capaces de gestionar estos contactos dentro de sus correspondientes agendas conforme das de alta una cuenta en tu ordenador o dispositivo. La gestión de contacto de la agenda requiere una cierta dedicación pero lleva muy poco tiempo si desde el primer momento hemos hecho las cosas bien, rellenando los correspondientes campos de cada tarjeta con la información asociada a un contacto de forma que las actualizaciones de esos contactos serán siempre rápidas y sencillas. Si lo que tienes es un batiburrillo de contactos y direcciones de correo sueltas qué no sabes a quien pertenecen, es el momento de que dediques una tarde al menos a poner en orden tu agenda de contactos empezando por aquellos que utilizas con más frecuencia, recopilando todos los datos que corresponden a cada uno de ellos. La integración de los sistemas operativos modernos con todos esos datos es tan importante que una vez que has añadido esa información podrás utilizarlos de forma muy diferente contra cualquier dispositivo, por ejemplo si tienes un IPad, y has añadido un número de teléfono a un contacto, el mismo IPad es capaz de comunicarse con el IPhone y realizar una llamada de teléfonos sin la necesidad de que tengas que levantarte a buscar el teléfono y lo mismo ocurre con el MAC. Además los sistemas de sincronización de contactos en la nube propios del servicio que hayas elegido, te permitirán hacer un único trabajo, filtrándose los cambios que hayas hecho en un único dispositivo al resto, sin la necesidad de tener que hacer esas actualizaciones en todos los dispositivos, uno por uno, una tarea terriblemente tediosa y muy larga. La gestión de contactos es en términos arquitectónicos como sentar los mejores cimientos para la gestión de correo electrónico y otros métodos de comunicación, y sobre todo te permite mucha flexibilidad a la hora de elegir un cliente de correo electrónico que cumpla con tus necesidades personales y laborales, ya que la mayoría de los clientes usan la agenda de contactos del sistema lo que te permite incluso tener diferentes clientes de correo para situaciones variadas como la gestión de correo personal y el correo profesional por separado. Este es un detalle importante, la diferencia entre el correo personal y correo profesional, que te obliga a tomar una de las muchas decisiones que vamos a tener que hacer, ¿para una misma persona qué es mejor? ¿Tener una tarjeta de contacto profesional y otra personal separadas o toda la información junta? Después de muchos años gestionando correo electrónico con diferentes clientes de correo, creo que la mejor solución es que toda esa información este junta, hay una poderosa razón para ello y es que a la hora de que las diferentes aplicaciones de software que pueden utilizar la agenda, recopilan información cuando construyen un correo, es muy fácil que elijan siempre la tarjeta equivocada. Aun así cuando preparemos un correo electrónico siempre es muy conveniente revisar atentamente las direcciones que estamos usando para cada contacto seleccionado, ya que no hay nada peor que enviar un correo electrónico personal a una cuenta profesional y viceversa. Una agenda de contactos desorganizada, desactualizada, llena de errores y con tarjetas duplicadas, convertirá la gestión de correo electrónico en una auténtica pesadilla desde el primer momento. Vamos a empezar también con la parte práctica de este curso con un buen truco, cuando rellenamos las diferentes tarjetas de la agenda, estás disponen de un campo de comentarios, este campo lo podemos utilizar para palabras claves separadas por comas, ¿por qué son útiles esas palabras claves? Porque muchas veces no recordamos si el nombre o incluso la empresa de un contacto, pero sí recordamos una característica específica del mismo cuando lo conocimos o una tarea que realiza dentro de una empresa, por ejemplo cuando conocimos al responsable de compras de una empresa, este llevaba una corbata muy llamativa, este recuerdo asociado lo podemos convertir en una palabra clave a añadir a los comentarios para poder realizar una búsqueda y localizarlo mucho más fácilmente incluso cuando no recuerdas su nombre o incluso no atinas al respecto de la empresa para la que trabaja.

Cómo comunicar de forma efectiva por email

Gana eficacia en la comunicación por correo electrónico aprendiendo trucos como crear asuntos adecuados, saludos y despedidas o la mejor forma de adjuntar archivos.

1:41 horas (33 Videos)
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Fecha de publicación:3/05/2016

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