Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

El problema de los códigos postales en Microsoft Excel

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Si nuestra base de datos está en Excel, hay bastantes posibilidades de tener problemas con el formato de campos como el de los códigos postales. Lo ideal es solucionar el problema en origen, es decir, en Excel.

Transcripción

Otro de los problemas que pueden surgir a la hora de hacer una combinación de correspondencia, puede estar en la "Lista de destinatarios" y nos referimos, en esta ocasión, a determinados campos que contienen números pero deben tener un formato de texto. Un ejemplo claro de ello es el campo típico de "Código postal". Se trata de un campo en el que muchas veces el dato comienza por un cero y ese cero debe visualizarse. En este caso podemos ver que hay varios casos así, el caso de este proveedor y también el de este, así como el de este último. La forma de conseguir que ese cero se visualice y no quede eliminado por el propio Excel, es anteponiendo al número un apóstrofo para que todo sea reconocido como un texto. Vamos a poder comprobar en esta celda que si escribimos 03333 al presionar "Intro" Excel elimina el cero. El motivo no es otro, que considera que un cero a la izquierda es irrelevante y por ello lo elimina. También podemos ver ejemplo de lo que estamos diciendo en esta otra tabla, en la cual se han introducido datos sin tener en cuenta esta cuestión, y allá donde había un cero al principio se ha eliminado con el resultado que podemos ver. Una posible solución que tenemos a este problema y alternativa a la que ya hemos comentado antes del apóstrofo, sería seleccionar el rango de datos y después desde la ficha "Inicio" hacer clic en este pequeño botón que tenemos en el grupo "Número" y después elegir un formato especial desde la ficha "Número". Ahora nos aseguramos de que esté seleccionada la opción "Código postal". Aceptamos y ahora vemos cómo ya los formatos son correctos, y además sin necesidad de incluir un apóstrofo antes de los números.

Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Aprende a crear con Word correspondencia tanto postal como electrónica, etiquetas o sobres personalizados empleando como base los contactos de tu empresa o listado de clientes.

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Fecha de publicación:15/03/2017

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