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Cómo crear un dossier y una nota de prensa

El calendario de notas de prensa

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Tener preparado un calendario de notas de prensa nos ayudará a planificar nuestro tiempo y a no saturar a los periodistas enviándoles muchos comunicados en un periodo concreto y tener otros de silencio informativo.

Transcripción

Cuando preparamos el plan de comunicación semestral o anual lo habitual es que incluyamos un calendario de acciones y en dicho calendario incluiremos las notas de prensa previstas. Si no es así, deberemos crear nuestro propio calendario de notas de prensa con el objetivo de distribuir en el tiempo, de una manera equilibrada las notas de prensa que enviamos, al menos, en la medida de lo posible. Es decir, no saturar a los medios y a nuestro público con un exceso de notas de prensa en un período y luego pasar otro período de silencio informativo. Esto es bastante fácil de organizar, porque algunas notas de prensa las podremos prever con antelación. Por ejemplo, el lanzamiento de un producto no se improvisa de la noche a la mañana en una empresa. Se suele saber con meses e incluso un año de antelación. Quizás la fecha exacta de lanzamiento cambie un poco pero podremos ubicarla en el calendario de manera aproximada. También hay fechas, que sabemos que año tras año, son importantes para nuestra empresa o sector. Si somos una marca de consumo, las Navidades serán importantes y deberíamos hacer algo para impulsar las ventas. Si somos una marca de joyas, sabemos que San Valentín o el Día de la Madre son fechas claves y los medios suelen hacer especiales sobre ese tema. La convención anual con la fuerza de ventas es una fecha relevante que puede interesar a nuestros medios de canal. Y, por supuesto, si participamos en ferias o eventos se debe comunicar. Y tampoco se suele decidir de un día para otro. Por tanto, lo mejor es tener el calendario delante y empezar por situar todas esas fechas claves que nos darán temas interesantes para las notas de prensa. Después, podemos rellenar los huecos con temas de la empresa más atemporales. Por supuesto, tendremos que tener la flexibilidad suficiente como para reaccionar ante los imprevistos. Un directivo puede abandonar la empresa en cualquier momento y habrá que comunicar el nombramiento de quién le sustituye. O podemos recibir un premio con el que no contábamos. Todas esas situaciones pueden ser notas de prensa que añadamos al calendario. O si corremos el riesgo de saturar a los medios podemos dejar como se suele decir en nevera, es decir, reservadas para cuando sea el momento adecuado, las notas de prensa o los temas que sean atemporales o más prescindibles. Otra ventaja notable de tener este calendario es que podemos planificar con tiempo nuestro trabajo para tener preparadas las notas de prensa con anterioridad y cumplir con los márgenes de tiempo que suelen necesitar los medios para publicar algo. Por último, respecto a cuántas notas de prensa es adecuado distribuir no hay una respuesta correcta. Depende del sector, del valor de las informaciones que enviamos y por supuesto de lo amplio que sea nuestro target de medios. Con esto último, me refiero a que si por el tipo de producto o servicios que ofrecemos las notas de prensa no se envían siempre a los mismos contactos sino que segmentamos según el tema o enfoque de lo que comunicamos aunque el resultado total sea un número alto de comunicados no estaremos saturando a unos periodistas en concreto.

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Fecha de publicación:9/02/2017

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