Cómo elaborar un plan de comunicación

El calendario de acciones

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El calendario será donde vamos a plasmar, de manera esquemática, y organizada en el tiempo, las distintas acciones que vamos a llevar a cabo. Es una herramienta que nos va a ayudar a planificarnos correctamente.

Transcripción

El calendario será donde plasmaremos de manera esquemática y organizada en el tiempo las distintas acciones que vamos a llevar a cabo. Es una herramienta que nos va a ayudar a planificarnos. En mi caso, utilizo Excel. Pongo en la parte superior el año dividido por semanas o quincenas y a la izquierda una acción por cada fila, ordenando las acciones en bloques con lógica, agrupando las acciones con medios de comunicación por un lado, las de redes sociales por otro, eventos, etc. La razón de utilizar Excel es porque me permite añadir o quitar filas y columnas en función de mis necesidades. Es fácil para hacerlo la primera vez y también sencillo si hay que añadir alguna acción nueva que surja sobre la marcha o debemos cancelar otra. Es importante incluir todas las acciones, tanto las regulares que se repiten en el tiempo como el envío de notas de prensa o de la "newsletter", como las esporádicas. En el caso de la regulares, siempre que se pueda, conviene fijar fechas para llevarlas a cabo, para que podamos planificarnos mejor el tiempo y, si está en nuestra mano, seleccionar las fechas aproximadas, evitar que se nos superpongan con otras acciones. Así buscaremos el equilibrio para no saturar a nuestros públicos con un exceso de actividad ni tener periodos de inactividad. Y por nuestra parte, distribuiremos la carga de trabajo a lo largo del calendario. Nuestro calendario deberemos coordinarlo en ocasiones con las acciones de otros departamentos, sea para dar apoyo a alguna acción de marketing o para algo relacionado con recursos humanos y nuestras acciones de comunicación interna. Personalmente, me gusta trabajar con claves de color tipo semáforo, es decir, en este caso marco en rojo en el calendario las fechas que de ninguna manera puedo perder de vista, en otros calendarios o "checklists" que hago, marco en rojo aquello a lo que debo prestar especial atención o algo que ha sido cancelado. En amarillo si está en proceso y en verde si ya está realizado. Pero cada uno debe buscar aquello que le funciona. En el caso del calendario que nos ocupa, a medida que pasan los meses y vamos realizando las acciones, podemos ir ocultando las columnas de fechas pasadas para que no molesten, aunque sigamos teniéndolas ahí para consulta.

Cómo elaborar un plan de comunicación

Aprende a desarrollar un plan de comunicación, a fijar tus objetivos, crear un mapa de públicos, plantear una estrategia y una serie de acciones que darán forma a tu plan.

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