Cómo comunicar de forma efectiva por email

El asunto y su importancia

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El asunto es el anzuelo que hace que los correos electrónicos se abran y no se queden en el inbox hasta que dejen de importar. Es tan importante que saber escribir un buen asunto tiene mucho de arte, pero también de ciencia.
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Transcripción

Creamos un correo electrónico y tras introducir los destinatarios es la hora de añadir el asunto. Ya aquí muchas personas comienzan a atascarse porque lo que parece una tarea fácil no lo es tanto. El asunto es un resumen del contenido del correo y por lo tanto debe reflejar la información del mismo. Un e-mail sin asunto o con un asunto mal escrito hace que cuando aparezca en la lista de correos del receptor simplemente pase de abrirlo, o lo que es peor, lo envíe a la papelera. Aunque cuando se trata de correos comerciales hay una serie de reglas a seguir para captar la atención de un cliente, cuando se trata de correo general lo que se busca es ofrecer información resumida del contenido del correo en una sola frase que el receptor pueda identificar y asociar rápidamente a lo que precisamente define este campo. Un asunto en concreto. Cuando se trata de correo personal las reglas al respecto del asunto son más laxas y puedes permitirte el uso de expresiones coloquiales o frases cortas sin ningún tipo de problema. Pero cuando se trata de correo electrónico para temas laborales o profesionales debemos hacer un especial esfuerzo para que nuestro asunto sea corto, lo más corto posible ya que en muchas ocasiones por el propio interfaz de las aplicaciones de correo electrónico los asuntos largos se truncan visualmente, resuma el interior del correo electrónico o haga referencia a la parte más importante del mismo, incluya ese resumen en la primera parte del asunto, incluya algún dato relevante asociado a la información que se despliega en el interior. Lo más importante a la hora de escribir el asunto es eliminar todo lo que sea accesorio e innecesario. Por ejemplo, si un correo electrónico incluye varios temas aparentemente no inter-conectados en su interior define cada uno de los temas y conectalos con un símbolo de suma. Por ejemplo, artículo + concurso. Es muy importante también añadir palabras clave. Ya hemos visto la importancia de las palabras clave en los contratos, pero son muy útiles también en los asuntos porque podemos utilizarlas para no solo realizar búsquedas, sino también para crear reglas. Así un asunto que diga "Reunión con los clientes" es poco identificativo y te aparecerán muchos correos con términos similares mientras que si usas una palabra clave adicional como, por ejemplo, el nombre de la empresa, es mucho más fácil localizar ese correo a la hora de hacer una búsqueda o filtrarlo usando una regla o un buzón inteligente. Ten en cuenta que el uso correcto de palabras clave en el asunto no solo te favoreció a ti sino también a todos los receptores del correo electrónico que podrán tambien localizar lo que les envíes o filtrarlo por temas con rapidez gracias a las palabras clave, y es que no hay nada más frustrante que intentar buscar un correo electrónico sobre un tema determinado para descubrir que el asunto simplemente no tenía nada que ver, o solo decía "Una pregunta" u "Hola". Lo que no puedes hacer en el asunto es literatura porque casi siempre la mitad del mismo se pierde en el interfaz de la aplicación de correo electrónico cuando aparece en la lista de correos sin leer así que ve al grano, se directo y que quede muy claro y de nuevo, usa palabras clave. Vamos con la aplicación práctica de esta teoría con dos casos específicos que son los correos de servicio y los ramificados. Un correo de servicio es aquel que recibes de forma automatizada como el Alta, Baja o una Newsletter. Estos correos automatizados pueden ser una plaga para quien lo recibe y si de alguna forma tú controlas la emisión de los mismos porque, por ejemplo, emites una Newsletter semanal o mensual, usa una palabra clave de identificación para que los receptores puedan filtrarla correctamente. Generalmente, y no es un estándar, pero es una convención, se usan corchetes al principio para indicar que ese correo es automatizado, quedando un asunto así. [Newsletter Mi Periódico] Noticias relevantes para 10/10/2015. Cualquier receptor podrá rápidamente filtrar usando una regla de detección de texto en el asunto, ese elemento entre corchetes cuyo significado indica que es un elemento fijo, que no variará a lo largo del tiempo, y que, de nuevo, es un correo de servicio. Después están los correos ramificados. Cuando trabajas con un tema importante que tiene muchas ramificaciones para poder centralizar mejor toda la correspondencia se usa la misma táctica que para los correos de servicio pero se usan palabras clave para identificar el tema más importante y luego cada una de las ramificaciones. Por ejemplo si estás coordinando un evento importante puedes usar asuntos como estos. [Reunión accionistas + catering] selección del proveedor. o [Reunión accionistas + recursos] alquiler de sala y proyector. Y así un asunto diferente con sus palabras clave para cada ramificación. Recuerda, y es muy importante, que el uso de estas palabras clave en los asuntos no solo te favorece a ti, sino también a las personas que reciben tu correo. Habrá a quien no le importe, pero seguramente encontrarás quien te lo agradezca porque permite una organización estricta cuando se trabaja con altos volúmenes de correo electrónico.

Cómo comunicar de forma efectiva por email

Gana eficacia en la comunicación por correo electrónico aprendiendo trucos como crear asuntos adecuados, saludos y despedidas o la mejor forma de adjuntar archivos.

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Fecha de publicación:3/05/2016

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