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Access 2016 avanzado: Formularios e informes

El asistente para informes de Access 2016

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Crearemos nuestro primer informe haciendo uso de la herramienta de asistente para informes para descubrir todas las opciones que tenemos ante nosotros. Conoceremos también los distintos usos que podemos hacer de un informe.

Transcripción

Vamos a empezar creándonos una base de datos. Al cual le vamos a decir una "Base de datos de escritorio en blanco". Y la vamos a llamar "Informes... Empresa... Franisa". Y le digo "Crear". La tabla que me aparece al principio cuando creamos la base de datos la cierro. Y lo que vamos a hacer es importar datos de la base de datos de Neptuno. Para ello vamos a ir a "Datos externos". Y a las importaciones de Access. Voy a elegir la base de datos de Neptuno actualizada. Y voy a importar las tablas. Le voy a decir "Aceptar". Y me voy a traer las tablas de "Clientes", "Pedidos" y "Detalles de pedidos". No hace falta que guarde los pasos de la importación puesto que no la voy a volver a hacer. Una vez que lo tengo aquí, me voy a crear una consulta con todos los campos de las tres tablas. Para ello pongo las tres tablas. Pongo todos los campos de "Clientes". En "Pedidos" cojo de "Fecha de pedido" hasta el final. Y en "Detalles de pedidos" también cojo el asterisco para ponerlo todo. Me aseguro de que tengo todos los campos que necesito. Y voy a guardar la consulta con el nombre de "Resumen". Le digo "Aceptar". Y cierro la consulta. Una vez que tenemos ya los datos preparados vamos a hacer un informe. Para ello vamos a ir a la ficha de "Crear". Y le voy a decir "Asistente para informes". Aquí, en "Asistente para informes", nosotros podemos elegir de qué tabla o tablas, – podemos elegir varias – o incluso de qué consulta queremos coger los datos para hacerlo. Le voy a decir, por ejemplo, de la tabla de "Clientes". Ahora, ¿qué campos quiero poner? Todos. Si quisiera poner más campos de otras tablas tienen que estar relacionadas podría elegir, por ejemplo de la tabla de "Pedidos" ir añadiendo más campos. De momento solo quiero estos. Le digo "Siguiente". Me pregunta si quiero agruparlos de alguna manera. En este caso no quiero agruparlos, los quiero tal y como están. Le digo "Siguiente". Y ahora me pregunta cómo los quiero ordenar. Puedo ordenar hasta por cuatro campos. Pues lo voy a querer ordenar por el campo "País" para que me salgan ordenados por país. Le doy en el botón de "Siguiente". Y ahora me pregunta cómo lo quiero. Si "En columnas", "Tabular" o "Justificado". Podemos elegir cualquiera de ellos. Simplemente, podemos ir probando los distintos formatos para ver qué tal nos quedan. Si quiero la hoja en horizontal o en vertical. En este caso he puesto muchos campos. Incluso en horizontal me van a quedar un poquito justos pero le voy a poner la hoja en horizontal. Y debajo tenemos una opción que hay que trabajar con mucho cuidado. Es "Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en la página". Para que quepan todos los campos, como he puesto muchísimos campos lo que va a suceder es que va a haber en algunos campos que no se van a ver enteros. Entonces, tenemos siempre que ver qué es mejor. En este caso lo voy a dejar marcado. Le digo "Siguiente". ¿Qué título le queremos poner al informe? Por ejemplo, "Clientes". ¿Qué quiere hacer? Ver la "Vista previa del informe" o "Modificar el diseño". Quiero ver la vista previa. Le digo "Finalizar". Y aquí yo ya tengo mi informe hecho. Para cambiarnos de página no tenemos la barra de desplazamiento ya que los trata como si fueran distintos registros cada una de las páginas. Entonces, me tengo que situar en la parte inferior para irme moviendo por los distintos registros. En este caso los registros son páginas. Cuando pensamos en un informe en principio los informes están pensados para imprimirse. Pero no tiene por qué imprimirse en papel. Tenemos que pensar en un sentido más amplio de la palabra. Entonces, yo por ejemplo, este informe lo quiero imprimir en PDF. O sea, lo quiero llevar a un PDF. Pues simplemente puedo pinchar aquí en el botón y llevarlo a PDF. O incluso lo puedo llevar a Excel. Lo puedo llevar a un archivo de texto. Lo puedo enviar por correo electrónico. Lo puedo llevar a un montón de formatos distintos. A la hora de imprimir, lo que nosotros podemos hacer es llevarlo a los distintos formatos que tenemos aquí. En este caso, simplemente si nos quisiéramos cambiar al diseño en la parte de abajo vemos el diseño. ¿Qué es lo que nos ha creado? Podemos cerrar este informe. Y ya tenemos nuestro informe de "Clientes". Si ahora vamos otra vez a "Crear" y le digo otra vez que quiero crear un informe desde el asistente. Voy a elegir ahora la consulta, la consulta que he hecho antes. Y aquí podría poner todos los campos que quisiera. Los voy a poner todos. Y le digo "Siguiente". Y aquí ahora me pregunta cómo los quiero agrupar. Según los quiera yo ver, porque como estas tablas están relacionadas lo puedo ver "por Clientes", "por Pedidos" o "por Detalles de pedidos". En este caso le voy a decir "por Detalles de pedidos". Le digo "Siguiente". Si quiero agrupar por algún campo, de momento no lo voy a querer hacer. Le digo "Siguiente". Si quiero ordenar por algún campo. Le voy a decir que me lo ordene por "País". Le digo "Siguiente". El formato que teníamos igual que antes. En este caso le voy a decir "Horizontal" pero como son muchísimos campos me va a quedar mal. Voy a cambiar también el formato para verlo. Le digo "Siguiente". Y ya solo me queda ponerle el título que queramos al informe. Le puedo dejar ese mismo. Y qué quiero hacer ahora, verlo en la vista previa o modificarlo. Lo dejo en la vista previa. Le digo "Finalizar". Y aquí tenemos nuestro informe.

Access 2016 avanzado: Formularios e informes

Aprende a crear informes con Access 2016, exportarlos en formato PDF y cómo transformar esa información en formularios para facilitar las tareas con las bases de datos.

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