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Podemos enviar nuestro documento PDF a distintas personas para que lo revisen y dejen comentarios sobre él.
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Transcripción

Existe un método muy cómodo y útil para enviar un documento PDF a revisar y que los revisores añadan comentarios en tiempo real, que es la herramienta Enviar para comentarios. Vamos a ver paso a paso cómo funciona el proceso. En primer lugar, con este documento PDF abierto en Acrobat DC, voy a abrir la vista de herramientas para buscar, justamente, la categoría de herramientas Enviar para comentarios. Dentro de ella, puedo distinguir entre dos maneras de enviar este documento a revisión: a través del correo electrónico o Enviar para comentarios compartidos Esta segunda opción crea un documento PDF que yo podré colocar en una carpeta accesible de la red local para que cualquier revisor pueda descargarlo, realizar comentarios, ya sea, o bien con Acrobat, o bien con Adobe Reader, y enviarlos en tiempo real hasta un documento PDF donde se irán recogiendo todos y cada unos de esos comentarios. Entonces, esta es la opción que voy a escoger, Enviar para comentarios compartidos. Y lo primero será escoger la opción por defecto, recopilar comentarios automáticamente en mi servidor interno. Aquí, en este cuadro de diálogo, explica brevemente cómo funciona el proceso. Primero, se creará este documento PDF especial para su distribución. Luego se colocará en una carpeta que sea accesible para todos los miembros de la red local y, finalmente, todos los comentarios que vayan enviando, ya sea a través de Acrobat o de Reader se irán recopilando en un único archivo PDF, donde podremos visualizar los comentarios de todos los revisores a la vez. De este modo, evitamos duplicidades, evitamos que nos envíen diferentes documentos PDF desde diferentes remitentes con diferentes comentarios, y es mucho más ágil y más fácil ver cuál es la contribución de cada revisor en lugar de tener una montaña de documentos adjuntos PDF. Bien, ahora sí, voy a hacer clic en el botón Siguiente, y aquí puedo elegir diferentes ubicaciones compartidas. Una puede ser una sencilla carpeta de red dentro de la red local. Otra opción puede ser un área de trabajo de Microsoft SharePoint, y también podría ser una carpeta de un servidor web donde los usuarios tengan permisos de acceso, tanto de lectura como de escritura. En mi ejemplo, voy a elegir la opción carpeta de red, y con la ayuda del botón Examinar voy a ir a buscar la carpeta compartida en mi red local, con una ruta válida de acceso de red, donde los revisores van a poder encontrar el documento PDF para descargar y comentar. Bien, una vez más hacemos clic en el botón Siguiente, del asistente. Y ahora tenemos la opción de enviar ahora mismo un correo electrónico, ya sea con el PDF adjunto dentro del mensaje o sencillamente como un vínculo dentro del cuerpo del mensaje que apunte hacia la carpeta de red compartida donde pueden descargar el PDF, de tal modo que los revisores reciban ahora mismo ese correo electrónico a modo de notificación, para que empiecen la revisión. Si no me urge ahora enviar ese correo de notificación, lo que puedo hacer es seleccionar la opción Guarde una copia local y envíela manualmente más tarde. Entonces, con esta opción y con la ayuda del botón Examinar, puedo guardar en la ubicación que yo desee, una copia de este documento PDF que está lista para la revisión. Por eso, por defecto, Acrobat añade, sistemáticamente, el sufijo revisión al nombre original del documento PDF. Eso es justamente lo que voy a hacer. Y, ahora, voy a proseguir con el asistente haciendo clic en Siguiente. Ahora, a este perfil de envío para revisión, lo puedo guardar por si quiero reaprovechar en un futuro, poniéndole un nombre propio. Vamos a llamarle, por ejemplo, Revisión para impresiones. Otra vez, hacemos clic en Siguiente, y aquí, simplemente, Acrobat nos informa que este documento ya existía en la misma carpeta, con lo cual no hay problema lo podemos sobreescribir. Y este ya es el último paso. Este último paso es opcional. Aquí tenemos una estructura de correo electrónico donde podremos añadir diferentes destinatarios, tanto directos como con copia, al igual que si fuera un correo electrónico habitual, por si queremos enviar la notificación en este mismo momento Pero esto no es obligatorio, porque ahora mismo podríamos clicar directamente en Finalizar. Y esto ya estaría generando el documento PDF especial de revisión. Es decir, el documento PDF original. lo seguimos teniendo tal cual en el mismo sitio, pero que estamos viendo a continuación, es el documento que se llama Preimpresión con el sufijo revisión, que es el documento que ahora abriremos desde Adobe Reader para simular qué sucedería con un revisor cuando reciba la notificación, abra este documento PDF especial y pueda empezar a contribuir con sus propios comentarios Bien, ya estamos en Adobe Reader que, como sabemos, es la aplicación gratuita que nos ofrece Adobe para leer y manipular PDF, limitadamente. Es decir, por defecto, si abrimos un documento PDF con Adobe Reader No podremos hacer comentarios más allá de subrayar textos. Sin embargo, en este PDF especial preparado para su revisión, podremos comprobar cómo una vez que nos ha avisado de cuál es la fecha de envío y cuál es su fecha límite para revisión, clicando en el botón Aceptar, podremos ver, efectivamente, cómo se han habilitado todas las herramientas de comentario que tenemos en Acrobat, pero dentro de Reader. Esta habilitación de herramientas de comentario solamente sucede con estos PDF especiales preparados para revisión. De otro modo, esta barra de herramientas, de ordinario, no la vemos dentro de Adobe Reader. Bien, ahora ya sin más dilación, vamos, por ejemplo, a hacer un comentario en forma de subrayado, y también, por ejemplo, vamos a utilizar una marca de dibujo para señalar el logotipo. Yo ahora mismo estoy trabajando de manera sincronizada junto con el resto de revisores. Esto quiere decir que yo ahora podría regresar a Acrobat teniendo en pantalla exactamente el mismo documento de revisión y en paralelo hacer otros comentarios. Puedo salir de esta barra de herramientas. Puedo entrar en la barra de herramientas de comentar y, por ejemplo, añadir un sello. Es decir, cada revisor va trabajando en sus propios comentarios, en su propia copia del documento de preimpresión, revisión. Es el documento que hemos preparado para la distribución de comentarios y, en el momento que lo consideren oportuno, podrán clicar en el botón Publicar comentarios, que es justamente lo que voy a hacer ahora mismo, pero desde la otra versión, la que tengo abierta en Adobe Reader. Ahora, me he puesto en el rol del otro revisor, el que había hecho la marca en el texto y la marca de dibujo, y considero oportuno, en este momento, enviar los comentarios. Entonces, hago clic en el botón Publicar comentarios, y ahora mismo Adobe Reader está enviando solamente esta información de los comentarios al PDF de destino, que está en el servidor compartido. Esto quiere decir que ahora cuando regrese de nuevo a Acrobat, si hago clic en el botón Buscar nuevos comentarios, se estará conectando con el servidor y estará recogiendo esa contribución que ha hecho el otro usuario, que automáticamente se va a sumar a las marcas de dibujo que también he puesto en mi PDF. Es un trabajo en equipo, es un trabajo sincronizado, con lo cual, ahora, si el primer revisor, a su vez, hace clic en el botón Publicar comentarios, habremos conseguido está sincronización en ambas direcciones, puesto que ahora, el segundo revisor, el que trabaja —recordémoslo— con Adobe Reader, a su vez, también tiene el botón Buscar nuevos comentarios, con lo cual podrá verlos todos unificados, tanto el de la marca como los que hizo en su día de texto o marca de dibujo. De este modo, no estamos intercambiando adjuntos y correos para unificar un montón de comentarios, que al final, sean 2, 3 o 20 revisores, van a quedar unificados, en tiempo real, en un solo documento PDF.

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Software:
Fecha de publicación:29/05/2015
Actualizado el:22/08/2017

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