Acrobat DC esencial

Distribución de un formulario con Acrobat DC

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¿Cómo se distribuye un formulario de tal modo que podamos recibir las respuestas a través de Acrobat? En este vídeo explicamos cómo hacerlo.
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Transcripción

A continuación, vamos a realizar un ejercicio que consistirá en preparar un formulario en blanco para ser distribuido a través de una red local, para que una serie de revisores lo rellenen y envíen sus datos para que sean recopilados por Acrobat DC. Para hacerlo, el primer paso será utilizar, por ejemplo, el buscador de herramientas, y buscar por la palabra "distribuir". Vemos que hay una herramienta dentro de la categoría Preparar formulario con el mismo nombre y que vamos cliclear porque queremos iniciar todo este proceso de distribución Entonces, se inicia un asistente que nos va a guiar paso a paso por este proceso. Básicamente, existen dos maneras de distribuir un formulario. Por un lado, utilizando únicamente el correo electrónico, es decir, se enviará una copia adjunta de este formulario de PDF a través del e-mail a una serie de destinatarios que rellenarán el formulario y enviarán los datos de respuesta también a través del correo electrónico. Sin embargo, en este ejemplo voy a utilizar la técnica del servidor interno. Esto quiere decir que vamos a guardar una copia en blanco de este formulario en una carpeta compartida de la red local que sea accesible por cualquiera de los destinatarios que en todo caso recibirán una notificación por correo electrónico que está disponible ese formulario para que lo puedan rellenar. Una vez que lo hayan hecho, tendrán disponible un botón de enviar formulario que tramitará toda esa información que será recopilada en otro documento PDF que servirá de almacén de esos datos enviados. Vamos a emplear esta opción de Servidor interno utilizando un Nuevo Servidor. Entonces, hacemos clic en Continuar. Limpiamos si fuera necesario el formulario de datos que estuvieran remanentes. Y a continuación tenemos el siguiente paso, podemos elegir directamente una carpeta de la red local o, en el caso que trabajáramos con un servidor de SharePoint, podemos activar la opción Área de trabajo de SharePoint. En mi caso, voy a elegir una carpeta de red con lo cual directamente voy a cliclear el botón de Examinar y voy a explorar las diferentes carpetas que tengo dentro de mi sistema con la condición que al final sea una ruta válida dentro de la red local. Una vez que lo hemos configurado, ya podemos hacer clic en el botón Siguiente, que es el paso donde podemos ajustar cómo van a recibir los usuarios la notificación de que tienen un formulario pendiente de ser rellenado. Las opciones son las siguientes. Enviar el correo electrónico desde Acrobat DC, o sencillamente guardar una copia de este PDF, de este formulario en blanco, y enviarlo posteriormente manualmente utilizando, por ejemplo, un servicio de web mail. En el caso que elijamos la opción Enviar al correo ahora mismo utilizando Acrobat DC podemos elegir entre dos modalidades: que el PDF sea sencillamente un vínculo dentro del mensaje, es decir, que no esté el archivo realmente adjunto o adjuntar el documento PDF, en el caso que no sea un documento demasiado grande, como un archivo adjunto, como un attachment, dentro del mensaje. Para este ejercicio yo voy a escoger la opción Guardar una copia local, con lo cual, sencillamente, tendré que escoger en qué carpeta quiero guardar el formulario PDF que está listo para ser distribuido cuando yo lo estipule. Lo voy a guardar entonces en una carpeta local y, finalmente, voy a hacer clic en el botón Siguiente donde tengo un último paso en el cual Acrobat me permite, si lo deseo, memorizar estos ajustes para la siguiente vez que haga una distribución basada en el mismo flujo de trabajo. Una vez más, hago clic en el botón Siguiente. Y ahora sí, en el botón Finalizar para iniciar la distribución. Ahora mismo, lo que ha sucedido es que se ha creado una copia del formulario en blanco que está lista para ser distribuida y a la vez, otra copia de otro documento PDF que es el que hace las veces de receptor de esos datos. Es por eso que ahora automáticamente se abre una ventana nueva dentro de Acrobat que es la ventana, la utilidad llamada rastreador. El rastreador es una pequeña aplicación que vive dentro de Acrobat que sirve para llevar un seguimiento en tiempo real de cada una de las respuestas que los usuarios vayan enviando una vez que abran este documento PDF. Lo que voy a hacer a continuación es cerrar momentáneamente la ventana del rastreador y ahora voy a abrir manualmente el PDF listo para ser distribuido como si el usuario ya hubiese recibido la notificación por correo electrónico y ya hubiese descargado esta versión en PDF. Ya tenemos el PDF abierto y vemos que evidentemente el aspecto es idéntico al del formulario PDF original con la única diferencia de esta barra de herramientas en la parte superior donde existe un mensaje que reza "Por favor, rellene el siguiente formulario y cuando termine haga clic en el botón de Enviar Formulario". Este botón no es un botón que esté dentro del documento PDF. Es Acrobat que muestra esta botonera porque ha detectado que es un formulario PDF distribuido. Los formularios PDF distribuidos están ya preparados internamente para que tengan un botón de Enviar formulario y sepan adónde tienen que enviar esa información. Lo siguiente, entonces, será rellenar los diferentes campos de formulario, aunque sea parcialmente. Y cuando hayamos acabado de rellenar los campos podremos enviar el formulario utilizando el botón que ya viene incorporado con Acrobat. Es justamente lo que voy a hacer a continuación, hago clic en el botón Enviar fomulario y, debido a los ajustes que hemos configurado en la fase de distribución, estamos exigiendo que a todo revisor que envíe datos de formulario se identifique al menos con un nombre y una dirección de correo electrónico. Vamos a dejar la que ya aparecía en las preferencias de Acrobat y ahora sí estamos en condiciones de darle al botón de Enviar. Vemos que al cabo de pocos segundos aparece un mensaje de confirmación "Su respuesta se ha enviado correctamente", con lo cual ahora mismo nosotros como revisores que envían datos de formulario ya podríamos perfectamente cerrar este documento PDF, no es preciso guardar los cambios puesto que ya los hemos tramitado al servidor. Y ahora vamos a ver qué sucede en la otra parte, es decir, vamos a rastrear la recepción de respuestas desde este formulario. Para ello, podemos ir a la vista de Herramientas de Acrobat DC y directamente en el buscador de herramientas vamos a buscar la herramienta de rastreador. Vemos que está dentro de la categoría Preparar formulario y directamente tenemos un acceso a la herramienta Rastrear. Pues voy a cliclear en esta herramienta para traer una vez más al frente la ventana del rastreador. Y ahora, puedo ver que entre los diferentes formularios distribuidos puedo comprobar si hay algún tipo de respuesta recibida en este archivo PDF en concreto que es el que acabo de enviar y rellenado. Cuando hago clic en este formulario distribuido, puedo ver información básica como, por ejemplo, cuándo se envió, a cuántos destinatarios ha llegado, en el caso de que haya enviado un e-mail con notificación pero sobre todo, lo más importante, tenemos el enlace directo a Ver respuestas. Se abre, entonces, una interfaz diferente con una pantalla de presentación, que es un documento PDF que hace de receptor de los datos. Antes hemos podido ver en la parte superior derecha que había una respuesta nueva agregada, porque directamente este PDF almacena cada una de las respuestas que se han enviado con el PDF distribuido. Efectivamente, ahí podemos ver una respuesta de parte de un usuario que se llama Ignacio, a esta fecha, a esta hora, y que ha rellenado los siguientes campos: nombre, e-mail y el campo de comentarios. En esta interfaz en forma de cuadrícula se irían recibiendo todas y cada una de las respuestas a medida que los usuarios fueran rellenando sus formularios y fueran dándole al botón de "Enviar". Además, también, desde este documento PDF especial de almacén de respuestas tenemos una serie de utilidades muy prácticas. Quizás la más práctica de todas sería la que tenemos dentro de la herramienta Exportar, que puede convertir todas las respuestas que hemos recibido del formulario en un documento de hoja de cálculo, un archivo separado por comas, CSV, o un documento de información XML. De este modo, podemos diseñar el formulario, podemos implementar los campos, enviarlo a una distribución abierta e ir recibiendo las respuestas y archivándolas y organizándolas utilizando únicamente la herramienta Acrobat DC.

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5:51 horas (79 Videos)
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Fecha de publicación:29/05/2015
Actualizado el:22/08/2017

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