Gestión de proyectos simplificada

Dibuja un diagrama de Gantt

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A partir de nuestro diagrama de notas adhesivas, podemos crear un diagrama de Gantt de forma rápida y sencilla. Vamos a ver algunos conceptos a medida que vamos colocando las tareas. Tú puedes hacerlo con tu ordenador.

Transcripción

¿Cómo dibujamos un diagrama de Gantt? Voy a dibujar uno. En tu ordenador, tú puedes usar Excel o Microsoft Project o alguno similar. Pero yo dibujaré todo el proceso para que puedas verlo. Lo primero que hago es colocar la escala del tiempo. Sabemos, por nuestro diagrama de notas adhesivas, que el proyecto durará 34 semanas. Voy a dibujar la escala del tiempo: 0, 10, 20, 30, 40, y aquí marcaremos el tiempo de nuestro proyecto, que son 34 semanas. Más adelante puedes nombrar los meses. Lo primero que haremos ahora será dibujar la ruta crítica. Hemos identificado esta como la ruta más larga, la crítica. Si usas colores deberías elegir el rojo. La primera tarea es elegir el país. Tiene una duración de 4 semanas. Elegir país. A continuación, pasaremos a conseguir la licencia, que dura 10 semanas. Por tanto, iremos de la 4 a la 14. A continuación tenemos adquirir el sitio, que son otras 10, así que lo dibujamos. De la 14 a la 24: comprar local. De la 24 a la 32 tendremos durante 8 semanas modificar el edificio: modificar local. Y dos semanas más que nos llevará instalar el mobiliario: instalar mobiliario. Por tanto, acabamos la semana 34. Es un alivio cuando todo coincide. En nuestra ruta crítica tenemos algo más: la inauguración, la apertura. Pero es un evento de duración 0, no es una actividad. ¿Cómo dibujamos eventos en el diagrama de Gantt? Como no tienen duración, son solo una línea vertical. Es fácil. Esta es la ruta crítica. Se van dibujando los pasos hacia abajo, en escalera, porque si una tarea lleva más tiempo de lo que esperabas puedes alargarla sin que quede mal. Además, cada tarea tiene su propia línea y siempre podrías añadir columnas extraordinarias, columnas extras. En el ordenador, se puede poner el nombre de la tarea a la izquierda, porque hay líneas, pero al dibujarlo a mano creo que queda mejor poner los nombres en las cajas. ¿Ves?, así es muy fácil. Ahora llegamos a la parte algo más complicada que es determinar la holgura de las tareas. Quiero recalcar que debes poner líneas verticales para las limitaciones. Veamos qué quiero decir. Voy a aplicarlo con la tarea "encontrar sitio". La limitación es que tenemos que hacerlo después de haber elegido el país y antes de comprar el local. Podemos colocar dos líneas verticales en esos puntos: después de elegir el país y antes de comprar el local. Encontrar el sitio tiene una duración de 5, así que tenemos que encajarla dentro de estas líneas. Voy a dibujarla con una duración de 5: encontrar sitio. Si colocas las líneas verticales podrás ver que la holgura de esa tarea es de 5 y puedes elegir si quieres que vaya antes o después. Yo he decidido ponerla en el centro. Podría haber dibujado la caja desde el inicio, qué sería lo mejor, por si dura más. Lo que no se puede hacer es colocarla más tarde, hacia el final, porque entonces se habrá convertido en una tarea crítica. Si me llevara más de 5, va a empezar a retrasar la ruta crítica y no tiene perdón que tu proyecto se retrase por una tarea con holgura. Siempre deberías contar con un margen amortiguador después de cada tarea. Aquí tenemos "encontrar sitio". Tengo que añadir tres tareas más. Empiezo con el director. Sobre el director ya conozco su limitación principal. Va a ir después de elegir el país, pero las limitaciones finales son comprar el mobiliario y encontrar empleados. Esas tareas aún no las he colocado, así que tendré que ponerlas a la vez. No pasa nada, esto se conoce como holgura compartida. El director y la compra del mobiliario vienen después de "elegir país", y tiene que concluir antes de "instalar mobiliario", que se sitúa aquí. Las dos van a estar entre estas dos líneas. Estas tareas tienen mucha holgura, puedo elegir cuándo cumplirlas. Voy a colocar pronto "seleccionar al director", una caja de duración 6, que es lo que va a tardar esa tarea. Pongo al gestor antes, porque puede ayudarme con las siguientes tareas. Y comprar mobiliario ocurrirá más tarde, porque no hay ningún motivo para gastar el dinero con anterioridad y porque no quiero tener el mobiliario por aquí antes de poder instalarlo. Lo acerco a "instalar mobiliario". Aquí tengo un pequeño margen por si me llevara algo más de dos semanas. Estas son las holguras y el concepto de compartir la holgura. Si conseguir al gestor dura más o se hiciera más tarde, tendríamos menos holgura, porque es compartida. En este caso no va a haber problema. La última tarea que voy a poner es el equipo, que irá después del gestor. No olvides poner las líneas verticales. Irá después de elegir al gestor y antes de la inauguración. Tiene una duración de 8 semanas. ¿Debería conseguir el equipo antes o más adelante? Bueno, creo que lo voy a poner más tarde, porque me cuestan mucho dinero los empleados y no hay razón para tenerlos ahí sentados costándome dinero. Lo voy a seleccionar después. Probablemente te hayas dado cuenta de que una de las limitaciones de los empleados, esta línea de aquí, es un punto conflictivo. Si el gestor empezase más tarde, el equipo tendrá menos holgura. Tenemos la holgura de una tarea dependiendo de la otra. No pasa nada, pero es un concepto que hay que conocer. De hecho, si conoces los conceptos'compartir holgura' y'holguras dependientes' podrás dibujar cualquier diagrama de Gantt. Puedes dibujar el mayor diagrama de Gantt del mundo y estará bien y será sencillo, porque estará basado en la construcción básica de bloques. Este es mi diagrama de Gantt ya terminado. Estarás de acuerdo conmigo que no es difícil y que es rápido, y es porque ya había preparado este diagrama. Este fue el trabajo real y, basándome en él, tendríamos este: el diagrama de Gantt. Es casi imposible pretender hacer el diagrama de Gantt y que te salga bien sin antes haber encontrado el camino más largo. Si empiezas directamente vas a cometer errores, porque tendrás todo en la ruta crítica. Tienes que conocer la ruta crítica antes de dibujar el diagrama de Gantt. Ahora intenta hacer esto para tu proyecto real con el que estés trabajando. Haz el diagrama de notas adhesivas y conviértelo en un diagrama de Gantt. Te sorprenderá lo bien que funciona y lo fácil que es.

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Fecha de publicación:30/08/2017

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