Acrobat DC esencial

Detección automática de campos de formulario

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Acrobat DC es capaz de detectar automáticamente los huecos dejados en el diseño de un formulario en papel como campos de formulario interactivos.
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Transcripción

He aquí, un documento PDF recién convertido desde un archivo de Microsoft Word, que contiene un sencillo formulario de evaluación. Este formulario se pensó en su día para ser impreso y rellenado en papel, por lo que no es un formulario interactivo. No dispone de campos que uno pueda rellenar de manera mecanografiada. A continuación, vamos a ver cómo Acrobat es capaz de identificar rápidamente todos aquellos espacios pensados para los campos de formulario y colocarlos automáticamente. En primer lugar, dentro de la categoría de herramientas vamos a seleccionar la opción Preparar formulario. Pasamos a una pantalla distinta, donde Acrobat nos pide si queremos convertir en formulario este documento que tenemos abierto o queremos aprovechar para digitalizar un documento a partir de la conexión con un escáner. Obviamente, queremos seleccionar el documento que tenemos abierto ahora mismo y, posteriormente, solo bastará hacer clic en el botón de Inicio. Vemos cómo, en cuestión de muy pocos segundos, automáticamente Acrobat ha sido capaz de identificar los huecos que habíamos dejado en la mayoría de campos y los ha rellenado a la perfección con campos de texto, cuyo nombre coincide con el texto adyacente: "Nombre y Apellidos", "Correo electrónico", ""¿Qué curso has completado?", etc. Esta identificación inteligente, por supuesto, no es del todo perfecta. Podemos ver fácilmente cómo en la parte media de la hoja del formulario Acrobat ha descartado estos espacios en blanco como posibles campos de formulario. Esto es así, porque Acrobat tiene preferencia en aquellos elementos, como pueden ser casillas de una tabla o líneas de puntos, o líneas continuas a la hora de identificarlos y asumir que son campos de formulario. Sin embargo, no hace lo mismo con meros espacios en blanco que simplemente están a la derecha de dos puntos. Esto lo superaremos creando campos de formulario de manera manual, pero podemos apreciar que como punto de partida Acrobat nos ha ahorrado gran parte del trabajo. Para probar que esta identificación de campos es realmente efectiva podemos hacer clic en el botón de Vista previa en la parte superior derecha de la barra de Herramientas. Lo que hacemos, entonces, es abandonar de manera momentánea la barra de herramientas de formulario y probar si realmente estos campos de formulario son interactivos. Podemos ver, además, cómo Acrobat ha ajustado exactamente el tamaño del texto del interior de cada uno de los campos al espacio disponible. Y, en el caso del campo de texto de observaciones, ha creado un campo de texto multilínea. Es decir, si ahora mismo copiáramos y pegáramos un texto muchas veces, este campo ha sido automáticamente detectado como lo que es, como un campo de varias líneas. Si estamos ya de acuerdo, estaríamos en condiciones de cerrar la barra de herramientas de Preparar formulario, y si no, siempre tendremos acceso al botón "Editar" para seguir haciendo cambios en el nombre de los campos, en la posición, en el tamaño o, incluso, ir añadiendo más campos o cambiar el orden de acceso. Ahora sí, si estamos de acuerdo, cerraremos la barra de herramientas de "Preparar formulario", y ya tenemos el documento PDF listo para ser rellenado. En este extremo, hay que hacer un inciso. Por defecto, los documentos PDF que tienen campos de formulario se pueden rellenar con Adobe Reader. Sin embargo, en principio no se pueden guardar los cambios, fruto de rellenar dichos campos. Si queremos distribuir este formulario PDF de tal modo que los usuarios puedan rellenarlos con Adobe Reader y, además, puedan hacerlo en varias etapas, es decir, que puedan rellenar algunos campos, guardar los cambios, continuar al día siguiente rellenándolo, etcétera, tenemos que guardar una copia de este documento PDF con un formato especial. Un formato especial significa que desde el menú Archivo tenemos una opción llamada "Guardar como otro". Otro significa un documento PDF, pero con capacidades especiales. En concreto, en nuestro caso sería un PDF ampliado para Adobe Reader. La ampliación consistirá en activar el rellenado y guardado de formularios. Al elegir esta opción, tenemos que guardar una copia, hacer posible, con un nombre distinto. Yo voy a añadir el sufijo "Reader". Entonces, este documento PDF, cuando lo distribuyamos, un usuario que tenga, o bien Acrobat, o bien el Reader, el lector gratuito de Adobe para PDF, será capaz de rellenar campos de formulario, guardar los cambios, y continuar al día siguiente con el rellenado del formulario.

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5:51 horas (79 Videos)
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Software:
Fecha de publicación:29/05/2015
Actualizado el:22/08/2017

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