Excel 2013: Validación de datos

Desplegables dependientes en Excel 2013. Solución al modelo

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Vamos a construir en este vídeo un modelo de tres listas desplegables dependientes, tomando como ejemplo unas marcas, modelos y versiones de automóviles. Con este ejercicio aplicaremos todas las habilidades aprendidas en este curso, desde la creación de la validación de datos mediante listas, hasta la asignación de nombres de rango.

Transcripción

Vamos pues a crear directamente un sistema de tres Listas desplegables dependientes. Se supone que ya tenemos un sistema o jerarquía de tablas como esta. Y ahora lo primero que tenemos que hacer después de asegurarnos de que, tenemos todas las tablas es asignarle un nombre a cada una de ellas. Empezamos por la tabla que está más arriba en la jerarquía. A la cual le vamos a aplicar el nombre de Marcas. Presionamos Intro. Que no se olvide. Y ahora, pasamos al segundo nivel de la jerarquía. Primera tabla, tendrá el nombre del primer ítem de esta otra tabla. Concretamente va a ser "AUDI". Vamos a poner el nombre exactamente igual que está en el ítem de la tabla anterior. Ahora para esta tabla el nombre va a ser "FORD". Y para la última va a ser "SEAT". Vamos ahora, con la tercera jerarquía. La primera tabla será "Audi_A3", con el guión bajo, "Audi_A4" y "Audi_A5". La siguiente tabla será "FIESTA". "FOCUS" Vamos con la tercera, que sería "MONDEO". El nombre de esta sería "IBIZA". Ahora "LEÓN". Y cuidado porque, el ítem de la tabla anterior tiene una tilde. Así que, tenemos que respetar y también poner el nombre de rango con una tilde. Y la última que sería "MII". Y con todo esto hecho ya podríamos comenzar a construir nuestra primera lista desplegable. Nos situamos en la celda. Vamos a la ficha de Datos, Validación de datos y dentro de Configuración Permitir lista y en origen vamos a presionar F3. Para obtener una lista con todos los nombres que tenemos en nuestro Libro y concretamente vamos a elegir "Marcas". Hacemos clic en aceptar. Y vemos como ya se ha incorporado el nombre "Marcas" y también con el signo igual. Hacemos clic y comprobamos nuestro desplegable. Ahí lo tenemos. Ahora vamos a por el segundo. Que como dicen las explicaciones que podemos encontrar en este panel verde. El origen de datos tiene que ser una función INDIRECTO que haga referencia a M15. Que precisamente es la Lista desplegable anterior. Vamos a situarnos aquí. Y desde Datos, Validación de datos, Permitir lista, y ahora en Origen de datos comenzamos a escribir es igual a INDIRECTO, abrimos paréntesis, y ahora M15. Vamos a presionar F4 y así se incorporan los signos dólar, paréntesis. Y ya podemos aceptar. Comprobamos que efectivamente tenemos a nuestra disposición los ítems que corresponden a "Audi". Que es lo que está seleccionado en la anterior lista desplegable. Nos quedaba la tercera. Vamos a Validación de datos, Permitir lista, y en origen volvemos a poner INDIRECTO y ahora M16. Con F4 incorporamos signos dólar y cerramos paréntesis. Aceptamos y comprobamos. Aquí tenemos esas dos opciones del "Audi_A3". En principio y de forma básica ya tendríamos solucionado el problema. Lo único que ocurre es que si, por ejemplo, en la primera Lista desplegable ahora un usuario selecciona por ejemplo, "SEAT". Podemos ver que en la segunda Lista desplegable queda un valor antiguo que no se corresponde con "SEAT". Esto no debe ocurrir y por lo tanto, lo que tenemos que conseguir ahora es que al seleccionar un nuevo valor en una Lista desplegable, el resto de Listas desplegables posteriores se vacíen. Esto lo podemos conseguir con Visual Basic. Es decir, insertando una macro en un evento de la hoja actual. Es decir, cuando ocurra un cambio en esta hoja y concretamente en una de estas celdas, el resto se tiene que vaciar. Vamos entonces a hacer clic con el botón derecho en la pestaña de la Hoja y después en Ver código. Ahora tendríamos que escribir el siguiente código podemos ver que es una Macro que en el protocolo de entrada nos está diciendo que se va a ejecutar cuando ocurra el evento Change. Es decir, cuando haya algún cambio en la Hoja. Pero claro como no nos interesa que se ejecute cuando ocurra cualquier cambio. Entonces, tenemos aquí una estructura condicional, que pone la condición de que se ejecute la macro cuando el cambio sea concretamente en el rango "Marca". Y que si ocurre ahí un cambio, que el rango "Modelo" quede vacío y el rango "Versión" también. Sin embargo, si el cambio mediante esta estructura condicional que se puede detectar ocurre en "Modelo", lo que se tiene que vaciar es el rango "Versión". Es evidente que "Marca", "Modelo" y "Versión", Son nombres de rango que tenemos que asignar a estas celdas. Así que, comenzamos por la primera y en el Cuadro de nombres escribimos "Marca". Presionamos Intro. Ahora en el segundo "Modelo" y en el tercero "Versión". Cuidado porque en Visual Basic no había tilde en la palabra "Versión" y tenemos que respetar esa cuestión. Podemos recordarlo como no había tilde. Llega el momento de probar estas "Listas desplegables". Si hacemos un cambio en la primera vemos cómo efectivamente se vacían las dos siguientes. Podemos elegir aquí un rango la otra permanecería vacía vamos a hacer la prueba cambiando a "Audi_A4". Vemos cómo la tercera también queda limpia.

Excel 2013: Validación de datos

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Fecha de publicación:21/11/2016

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