Excel 2013: Validación de datos

Desplegables dependientes en Excel 2013. Muestra del modelo

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Posiblemente sea algo que todo usuario se haya planteado y esté deseando aprender para aplicar en sus tablas. Consiste en crear listas desplegables cuyos valores sean dependientes del resultado seleccionado en otra lista previa.

Transcripción

Para finalizar este capítulo vamos a tratar un tema bastante demandado por usuarios avanzados de Excel. Se trata de la posibilidad de hacer Listas desplegables, cuyos ítems dependen del valor que hay en otra Lista desplegable. Esta problemática es posible resolverla si aplicamos, a modo de recopilación, varias de las técnicas aprendidas en este curso. Así pues, lo primero que vamos a hacer es explicar un ejercicio ya resuelto, para que posteriormente, pasemos a la acción construyendo desde el principio esas Listas desplegables dependientes. Así que en primer lugar, tenemos que explicar, qué es eso de Listas desplegables dependientes. Tenemos aquí tres de ellas. Si seleccionamos un valor en la primera. Por ejemplo, "Audi". Vemos como las otras se han vaciado. Y no solo eso sino que, en la segunda Lista desplegable los valores que ahora podemos seleccionar corresponden a la marca "Audi". Y una vez seleccionado un valor en esta segunda Lista desplegable, tenemos una tercera que al desplegar los valores que se ofrecen son precisamente, dos versiones del modelo anterior. Podemos comprobar que, si el usuario se arrepiente en esta segunda Lista desplegable y selecciona otro ítem. Ahora se vacía el contenido de la tercera para esperar otro valor distinto. Y ahora, la pregunta ¿Cómo podemos conseguir esto? En primer lugar tenemos que crear un Sistema de tablas con una cierta jerarquía. Podemos echar un vistazo a esas tablas. Vemos que esa jerarquía es piramidal. Donde hay una tabla en la parte alta de esa pirámide y que corresponde a los ítems que se pueden elegir en la primera Lista desplegable. Después en el segundo nivel de la jerarquía, vemos otras tres tablas que contienen los ítems que se podrán seleccionar en la segunda Lista desplegable. Por último, en este sistema de tablas, hay una tercera jerarquía donde aparecen todas las que contienen los ítems que se podrán desplegar. Dependiendo del valor que haya evidentemente en "Modelo". En esta Lista desplegable. En la tercera. Y una vez que está creado este Sistema de tablas, tenemos que asignarle a cada una de ellas un Nombre de rango. Si comenzamos a comentar estos Nombres de rango, tenemos que decir que, a la primera de las tablas se le tiene que poner un Nombre de rango como "Marcas". Lo podemos ver aquí, en este Cuadro de nombres. Pero ahora, si bajamos en la pirámide y vemos el Nombre de rango que hay que aplicarle a esta tabla. Echamos un vistazo aquí al Cuadro de nombres y vemos que es "Audi". Es decir, porque son todos los modelos de "Audi". Podemos también seleccionar este rango de celdas y vemos que el nombre que tiene aplicado es "FORD". Que siguiendo el mismo criterio tiene ese nombre porque son los ítems que se podrán elegir cuando en el primer desplegable tengamos seleccionada la opción "FORD". Y para terminar, también vamos a explicar algunos de los Nombres de rango de esta tercera jerarquía. Aquí podemos ver este rango de celdas que ocupa la tabla, con las versiones de "AUDI_A4", que son la "BERLINA" y "AVANT". Podemos comprobar en el Cuadro de nombres que el nombre de esas celdas es "AUDI_A4", aquí será "AUDI_A5", etc. Si queremos ahora tener una visión general de todos los nombres de rango aplicados en este Libro podemos ir a la ficha Fórmulas y después Administrador de nombres en este cuadro de diálogo vemos, todos los nombres que hay asignados. Podemos poner algún ejemplo: Si seleccionamos "AUDI" y después hacemos clic en este campo, vemos cómo se remarca este rango de celdas. Porque precisamente tiene el nombre "AUDI" y son ítems que corresponden al primer ítem de esta tabla, a "AUDI" Si seleccionamos por ejemplo: "FIESTA" Y ahora hacemos clic aquí, Veremos que corresponde a este rango de celdas, porque son los ítems que se podrán elegir, cuando en el anterior desplegable, este seleccionada la opción "FIESTA". Y ahora ya vamos a ver, ¿Cómo se realizan los propios desplegables? En el primer caso este desplegable. Vamos a ir a Datos y después Validación de datos y vamos a comprobar que el origen de datos suyo, es el nombre de rango "Marcas". Que es la primera de las tablas de todo este Sistema de tablas y nombres de rango. El segundo desplegable. Si vamos a Validación de datos, vemos cómo el origen de datos hace referencia mediante una función INDIRECTO a la celda M15. Que podemos ver que es el anterior desplegable. Si cancelamos y ahora vemos el origen de datos de la tercera Lista desplegable. Podemos ver que el origen de datos es también mediante una función INDIRECTO($M$16). Precisamente la celda de la lista desplegable anterior, de la segunda. Y ahora para finalizar vamos a comentar cómo se puede conseguir que al cambiar uno de los datos de una Lista desplegable, por ejemplo, está. Las otras dos listas desplegables queden vacías. Esto se puede conseguir aplicando una Macro a un evento en la hoja de cálculo actual. Vamos a hacer clic, en la pestaña de esta hoja con el botón derecho y ahora elegir Ver código. Ahora tenemos en pantalla el editor de Visual Basic. Y vemos una macro que está dentro de la hoja. Y que se ejecutará con el evento Change. Es decir cuando cambia algo en la hoja esta Macro se ejecutará. Pero para evitar que se ejecute cuando cambia cualquier cosa, tenemos dos estructuras condicionales, por ejemplo, la primera, que está poniendo una condición mediante la función Intersect. Es decir, si cambia el rango que se llama "Marca", entonces, "Modelo" y "Versión" tienen que quedar vacíos. Luego, tenemos otra estructura condicional también con la función Intersect. Que lo que hace es condicionar si lo que cambia es el rango Modelo entonces que Versión quede vacío. Evidentemente los rangos Marca, Modelo y Versión son los de las propias Listas desplegables como podemos ver aquí en el Cuadro de nombres.

Excel 2013: Validación de datos

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Fecha de publicación:21/11/2016

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