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Excel 2016: Validación de datos

Desplegables con listas de datos variables en Excel 2016

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Cuando una lista desplegable debe contener una lista relativamente larga de ítems, y además estos pueden variar en número a lo largo del tiempo, debemos realizarla de forma variable para que se puedan ir incluyendo nuevos datos posteriormente.

Transcripción

¿Qué ocurre si en una tabla que va a hacer las funciones de tabla origen de una "Lista desplegable", fuera posible que se agregaran o eliminaran datos? En el tema que nos ocupa en este vídeo vamos a solucionar esta cuestión mediante la utilización de nombres de rango, que por cierto, ya debemos conocer. Esta problemática la podemos representar fácilmente. Tenemos aquí un rango con "Listas desplegables" que como podemos ver tiene siete ítems. Si ahora voy a la lista que constituye el origen de esas listas desplegables y añado un ítem más, podemos comprobar que en las "Listas desplegables" no aparece ese octavo ítem. Así que para solucionar eso nos vemos obligados a utilizar nombres de rango y lo vamos practicar en este segundo apartado de este archivo y con estas celdas sombreadas. Vamos en primer lugar a la ficha "Datos" donde tenemos que hacer previamente a las "Listas desplegables" un par de acciones. También vamos a quitar este nombre de "Trabajador ficticio" e insisto, esas dos tareas que tenemos que hacer antes de las listas desplegables están aquí enumeradas. La primera de ellas es dar formato a la tabla, estamos refiriéndonos a la tabla "Origen de Datos" como "Tabla de Excel". Así que nos situamos en cualquiera de sus celdas y desde la ficha "Inicio", "Dar formato como tabla" y elegimos uno de los formatos. Aceptamos el cuadro de diálogo y ya hemos convertido nuestra lista "Origen de datos" en una tabla de Excel. Lo podemos comprobar porque aparece la ficha "Diseño" dentro de "Herramientas de tabla". Y ahora vamos con la segunda tarea, es asignar un nombre de rango a la columna. En este caso esta tabla solamente tiene una columna que será la columna origen de nuestra lista desplegable. Vamos a seleccionar esta columna, solo los datos, no incluyendo el encabezado y ahora desde el cuadro de nombres que vemos aquí, en la parte superior izquierda de la pantalla, hacemos clic y vamos a poner un nombre, por ejemplo, "Columna trabajadores" y presionamos "Intro". No hay que olvidar presionar "Intro" para hacer efectiva la introducción del nombre del rango. Vamos a comprobarlo desde esta lista, aquí tenemos nuestro nombre de rango. Bien pues, cumplimentados estos dos pasos vamos a "Listas desplegables" a esta hoja, seleccionamos las celdas donde estarán nuestras "Listas desplegables" y ahora desde "Datos", "Validación de Datos" "Permitir lista" y en el campo "Origen" tendríamos que introducir el nombre del rango que hemos creado, precedido del signo "Igual" [=]. Pero como muchas veces manejamos muchos nombres de rango en un hoja o en un libro de Excel, podemos utilizar F3 en este campo y obtendríamos una lista con todos los nombres de rango que tenemos en nuestro libro. Tan solo tendríamos que elegir el que queramos, está claro, en nuestro caso solamente tenemos uno que es el recién creado. Bien, pues, elegiríamos nuestro nombre de rango, aceptaríamos, y ya vemos cómo se ha introducido con el signo "igual" [=] incluido. Ahora ya podemos hacer clic en "Aceptar" y tenemos a nuestra disposición las "Listas desplegables". Vamos a utilizar varias de ellas y comprobar que si en la lista "Origen" se incrementa un nuevo trabajador en la lista desplegable también aparece aquí en último lugar, en este caso. Evidentemente también pasaría algo parecido si en vez de incrementar un trabajador hemos eliminado alguno de ellos. Por ejemplo, así nuestra "Lista desplegable", tendría tan solo seis ítems.

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Fecha de publicación:17/11/2016

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