Excel 2016: Validación de datos

Desplegables con controles de formulario en Excel 2016

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Aunque no podemos considerar este tema relacionado directamente con la validación de datos, sí que lo está con las listas desplegables y es necesario saber que es posible la inclusión de estos controles desde otras opciones.

Transcripción

Vamos a ir, como se suele decir, un paso más allá en el conocimiento de las listas desplegables. En realidad, esto supone salirnos del tema de la validación de datos. Pero por el contrario supone profundizar en el tema de las listas desplegables, que tanta utilidad aportan a usuarios de todos los niveles. El tema que nos ocupa es, precisamente, un tema más bien de nivel superior, puesto que tenemos que trabajar con la ficha "Desarrollador". Como supongo que muchos usuarios no tendrán habilitada esa ficha "Desarrollador", este es el caso, vamos a ver cómo podemos hacer que aparezca entre el resto de menús. Vamos a ir a la ficha "Archivo". Y después "Opciones" "Personalizar cinta de opciones". Y después, en el panel de la derecha tenemos que asegurarnos de que la casilla de verificación de "Desarrollador" está activada. Ahora ya hacemos clic en "Aceptar" y vemos la ficha aparecer al final del resto de pestañas. Y ahora lo que vamos a hacer es insertar una lista desplegable, partiendo de este comando llamado "Insertar", que está dentro del grupo "Controles". Y que, al abrirlo, vemos dos paneles. Uno con el título de "Controles de formulario" y otro con el título de "Controles ActiveX". Nos interesa de momento el de "Controles de formulario". Vemos que hay varios iconos, el segundo de los cuales, al hacer clic sobre él, vemos que el cursor se convierte en una cruz y a partir de ahora ya podemos hacer clic, y sin soltar, arrastramos y extendemos, hasta tener un tamaño prudencial para una lista desplegable. Por ejemplo, así. Aprovechando que esta lista desplegable está seleccionada, vamos a hacer clic con el botón derecho. Y elegir "Formato de control". Aparece un cuadro de diálogo, donde tenemos que cumplimentar varios campos. El primero de ellos es "Rango de entrada". Hacemos uso del selector de rangos. Y ahora seleccionamos lo que serán los datos origen de nuestra lista desplegable. Presionamos "Intro". Y ahora "Vincular con la celda" se refiere a que esta lista desplegable, cuando tenga un ítem seleccionado, va a generar un número de índice, con el cual luego podremos hacer distintas cosas. Luego explicaremos algunas de sus utilidades. De momento, lo que tenemos que decir es qué celda es la celda vinculada, para que se vuelque ahí ese número de índice. Con el selector de rangos vamos a seleccionar esta celda que está sombreada en gris. Presionamos "Intro". Y ahora, donde pone "Líneas de unión verticales", de momento vamos a dejar el número 8 y posteriormente explicaremos para qué sirve. Hacemos clic en "Aceptar". Vemos que aún permanece seleccionada la lista desplegable, pero hacemos clic fuera de ella, y ahora ya la podemos utilizar. Seleccionamos... uno de los ítems. Y ahí lo tenemos. Insistimos en que esta lista desplegable está superpuesta a la hoja de cálculo y podemos moverla libremente por ella. De aquí también se desprende, está claro, que un inconveniente de estas listas desplegables respecto de las que ya conocemos, es que no se pueden arrastrar mediante la función "Relleno". Por lo tanto, cuando tenemos que crear muchas listas desplegables tendríamos que hacerlo una a una. Y a veces esto, la verdad es que es un inconveniente. Lo que sí es una ventaja es que si el valor que está seleccionado cambia en el origen, por ejemplo, este, que es el seleccionado en la lista desplegable, vamos a imaginar que ahora cambia a este otro nombre. Vemos que en la lista cambia también automáticamente. Esto, con otras listas desplegables, no ocurría, y en efecto, esto sí es una ventaja de los controles de formulario. En cuanto al número índice, ¿para qué nos puede servir? Pues para a partir de él, y en otro lugar de nuestro libro de Excel, poder saber qué nombre es el que está seleccionado en la lista desplegable. Por ejemplo, utilizando una función índice, podríamos, seleccionando la matriz de datos... ; y después, como segundo argumento, poniendo ese índice que genera la lista desplegable, podríamos obtener aquí el nombre al que se está refiriendo ese control de formulario. Y como habíamos prometido, vamos a explicar para qué sirve el campo "Líneas de unión verticales". Antes habíamos dejado el valor por defecto, que es 8, pero ahora vamos a poner 4. Hacemos clic en "Aceptar". Y veníamos al resultado, que no es otro que la lista desplegable ahora muestra tan solo cuatro ítems. Y mediante una barra de desplazamiento, podríamos ver el resto.

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Fecha de publicación:17/11/2016

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