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Excel 2011 para Mac esencial

Desplazarse por la hoja y selección de datos en Excel 2011

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Aprender a desplazarnos por una hoja de cálculo, de forma rápida y efectiva teniendo en cuenta sus grandes dimensiones, nos será de mucha ayuda. En este vídeo aprenderemos la forma más rápida y efectiva tanto de desplazarnos, como de hacer selecciones en la hoja de cálculo.

Transcripción

Aprender a desplazarnos por la hoja de cálculo de forma rápida y efectiva teniendo en cuenta sus grandes dimensiones nos será de mucha utilidad. En este vídeo, vamos a ver como desplazarnos de la forma más rápida y más fácil por la hoja de cálculo y también como hacer selecciones rápidas y efectivas. Empecemos viendo como desplazarnos por la hoja de cálculo. Cuando ponemos el cursor en una celda de la hoja de cálculo para desplazarnos y movernos de esa celda a otras, dependiendo de el lugar hacia el que queremos irnos, si por ejemplo estamos escribiendo, sería muy útil movernos hacia abajo a medida que vamos metiendo los datos, en ese caso vamos a utilizar la tecla Enter. Vamos a darle Enter o Intro y de esta forma nos vamos a ir desplazando hacia abajo. Vamos a ir metiendo los datos a medida que los vamos introduciendo, vamos desplazándonos en sentido vertical hacia abajo de la hoja de cálculo. En algunas ocasiones quizá queremos desplazarnos en sentido horizontal hacia la derecha, también es muy normal. Para eso podemos utilizar la tecla Tabulador del teclado nos va a ir desplazando celda por celda hacia la derecha o podemos también utilizar las flechas del cursor. Las flechas del cursor nos van moviendo en las direcciones que nosotros pulsemos. Por ejemplo, si pulso la flecha hacia la derecha me iré moviendo hacia la derecha por las distintas columnas en la fila en la que me encuentro, si pulso la flecha hacia abajo del cursor me moveré hacia abajo, si pulso la flecha arriba, me desplazaré celdas hacia arriba y si pulso la flecha hacia la izquierda me iré moviendo hacia la izquierda en la hoja de cálculo. Por tanto, los cursores, como podemos ver nos desplazan en todas las direcciones dentro de la hoja de cálculo. La tecla tabulador siempre nos desplaza hacia la derecha y la tecla Shift o Mayúsculas, y el tabulador también nos desplazan hacia la izquierda, y sobretodo nos va a ser muy útil el Enter, como hemos dicho, para ir desplazándonos hacia abajo a medida que vamos escribiendo. En algunas ocasiones, a lo mejor tenemos que ir a la derecha del todo de la hoja de cálculo. Por ejemplo, si quisiéramos ver cuál es la última columna, en ese caso lo que tenemos que hacer es pulsar la tecla Comando y nos desplazamos hacia la derecha, en este caso nos vas a llevar a la última columna que tiene la hoja de cálculo. Volvemos a pulsar Comando y la flecha izquierda nos vuelve a llevar otra vez a la última columna escrita, volvemos a pulsar Comando y la flecha izquierda y nos devuelve a la columna, o sea que con Comando y las flechas de los cursores, nos podemos desplazar hacia la última celda escrita dentro de nuestro documento y después, si le volvemos a dar, a la última columna. Después volvemos otra vez con la flecha hacia la izquierda la tecla comando pulsada, volvemos a la última columna escrita, y volvemos a dar Comando + flecha izquierda y podemos volver a la primera columna de la hoja de cálculo. Después, si queremos bajar, hacemos lo mismo, Comando + Flecha abajo y nos va moviendo por las celdas que tenemos escritas y cuando llegamos a la última que tenemos escrita nos mueve a la última de la hoja de cálculo, si volvemos a pulsar Comando + flecha arriba, nos va moviendo hacia la última celda que tenemos escrita, y si volvemos a pulsar, ya nos vamos moviendo hacia arriba hasta que llegamos al a celda A1 o la primera que tengamos escrita si le vamos dando varias veces hasta llegar a la A1. De esa forma nos podemos ir moviendo rápidamente por la hoja de cálculo, en todo el área de trabajo y también en toda el área o la grandes dimensiones que tiene la hoja. Si tenemos que ir a una hoja en concreto, tenemos en la barra de fórmulas lo que llamamos el cuadro de nombres. El cuadro de nombres se encuentra en la parte de la izquierda de la barra de fórmulas y siempre contiene el nombre de la celda en la que nos encontramos. Por ejemplo, ahora estoy en la A1, pues aquí pone A1, si me desplazo, por ejemplo, a esta celda que dice Año 2016, pues me dice que estoy en esa. Si quiero ir a una celda concreta lo que puedo hacer es escribir aquí dentro a dónde quiero ir. Entonces hago clic aquí dentro, elimino la celda que está escrita, y yo le pongo la que quiero. Imaginemos que quiero ir a la J25. Cuando doy a la tecla Enter, Excel lo que hace es llevarme a la celda J25. En este caso, me serviría para desplazarme a un lugar concreto que a mi me resulta más incómodo desplazarme con los cursores. También, siempre puedo utilizar las barras de desplazamiento. Las barras de desplazamiento vertical a subir y bajar por la hoja de cálculo, y la barra de desplazamiento horizontal hacia la izquierda o la derecha de la hoja de cálculo. Luego vamos a ver también que es muy importante hacer selecciones efectivas en la hoja de cálculo. Nosotros cuando hacemos clic en una celda, esa es la celda activa y esa celda ya está seleccionada, entonces, en este caso, si usamos cualquier herramienta, ponemos negrita o cambiamos el color, le va a afectar a esa celda, pero en ocasiones tendremos que seleccionar varias celdas. Si tenemos que seleccionar varias celdas a las que le va a afectar algún cambio, si están seguidas, simplemente con la cruz blanca tenemos que arrastrar el mouse para seleccionar esas celdas. Supongamos que queramos cambiar el color de todas esas celdas, pues simplemente con la cruz blanca arrastrando hacia abajo puedo seleccionar las celdas. Esto las cambia de color, les da un tono así como azul claro, de modo que veamos que están seleccionadas. En algunas ocasiones hay que seleccionar celdas, a su vez también que no están contiguas o no son adyacentes a estas, si es así, con la tecla Comando vamos haciendo clic en las celdas que queramos seleccionar y esas también forman parte de la selección, pues fijémonos como puedo ir haciendo clic en todo aquello que quiero seleccionar y todo eso va a formar parte de la selección. Entonces, en este caso tenemos seleccionadas una montón de celdas y ahora podríamos cambiar el formato de esas celdas, cambiarles el color, ponerlas en negrita, etcétera, etcétera. En algunas ocasiones tendremos que seleccionar una columna entera, si es así, simplemente tendremos que hacer clic en la letra de columna, si tenemos que seleccionar una fila pues es igual de fácil, hacemos clic en el número de fila y eso ya nos ha seleccionado la fila completa, desde la A hasta la última columna que tengamos en la hoja de cálculo. Solamente lo haremos en ocasiones que requieran esa tarea, porque normalmente cuando queramos aplicar un formato seleccionaremos solamente las celdas que van a llevar ese formato. Si queremos seleccionar varias columnas adyacentes, pues simplemente pinchando en la letra y arrastrando el mouse podemos seleccionar varias columnas adyacentes y lo mismo con las filas, pinchamos en el número de fila y arrastramos el mouse, si no estuvieran seguidas, no fueran adyacentes, pues con la tecla de comando vamos clicando en las filas que queramos unir a la selección. Un segundo clic y fijémonos como van también seleccionándose esas filas, con las columnas pasa lo mismo, selecciono la columna, y si no es adyacente la siguiente columna que quiero seleccionar a esta, pues voy haciendo clic con la tecla comando pulsada, entonces, de este modo voy añadiendo columnas a la selección, y luego, por supuesto, puedo seleccionar lo que conocemos como un rango. Entonces, en ese caso, simplemente arrastro el ratón, y luego pues, celdas adyacentes o no a ese rango, si no son adyacentes, pues con la tecla comando puedo ir añadiendo las celdas que yo considere incluso, otro rango, y todo eso ya estaría seleccionado para poderle aplicar formato a la vez y no tener que ir haciéndolo poco a poco. Eso es una forma de ahorrar tiempo a la hora de hacer selecciones. Luego también podemos seleccionar la hoja de cálculo completa. En algunas ocasiones podríamos querer hacerlo, si es así, fijémonos dónde está la intersección entre la columna A y la fila 1, tenemos un pequeño botón en esta intersección ahí con una pestañita y aparece esa flechita negra si hago clic la hoja entera está seleccionada. Entonces, si ahora ubico cualquier formato se le aplica a todas las celdas de la hoja de cálculo. Ahora también es posible que quieras seleccionar varias hojas dentro del libro. Si es así, pues fijémonos, yo estoy en la hoja "Almacén", esa es la que está seleccionada. Pero si quiero seleccionar alguna hoja más, puedo utilizar la tecla Comando para añadirlas a esa selección. Ahora, añadí también "Dulces" y ahora añadí también la hoja "Galvez". Simplemente pinchando en cualquiera de las pestañas que quiera, ya quito la selección, con la tecla comando puedo seleccionar hojas que no están seguidas. En este caso, "Almacén" y "Galvez". y dejé "Dulces" sin seleccionar. Se nota porque están un poquito más resaltadas que el resto. Después si pincho en cualquier hoja ya ha quitado la selección de las anteriores.

Excel 2011 para Mac esencial

Aprende a usar Excel 2011 para Mac, desde los conceptos más básicos en el manejo de hojas de cálculo, a la aplicación de fórmulas y funciones y la representación gráfica de datos.

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