Cómo comunicar de forma efectiva por email

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Ciertas aplicaciones ofrecen la posibilidad de que gestiones más eficientemente tu correo electrónico. Hay que mirarlas con cuidado porque las promesas no suelen corresponder con la realidad, sobre todo porque al final hay siempre mucho trabajo a la hora de responder correo.
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Transcripción

El correo electrónico no ha cambiado mucho a lo largo de los años. Pese a que, cada diez minutos alguien pretende querer revolucionar el uso del mismo o directamente matarlo sustituyéndolo por la mensajería instantánea cuando son dos formas de comunicación totalmente diferentes. Por mucho que lo odies, el correo está para quedarse. Adobe, por ejemplo, encargó una encuesta entre 400 trabajadores sobre el uso del correo electrónico a nivel de empresa y negocios y el correo electrónico sigue siendo el rey por encima de otros métodos de comunicación. Sin embargo, el correo electrónico no ha cambiado mucho a lo largo de los años. De hecho, en toda la vida útil y práctica del correo solo ha habido dos novedades diferenciales que han afectado al usuario como para modificar el comportamiento de su uso. El protocolo IMAP y las reglas de correo en el servidor o el cliente del correo para orientar el mismo. Otras características, como el acuse de recibo o el acuse de lectura aunque muy interesantes y bienvenidas no están disponibles en todos los clientes y servicios. Todo lo demás han sido vanos intentos de organizar el correo electrónico sin la intervención del usuario con poco o nulo efecto. Para huir hacia delante se han mezclado diferentes aplicaciones con el correo electrónico intentándole dar valor al cliente en sí, como la gestión de calendarios y citas e incluso lectores de RSS e integración con adjuntos en la nube. El problema de la gestión del correo electrónico es, al final el propio usuario y sus políticas de uso. Así se han establecido muchos métodos para la gestión efectiva del correo electrónico con el objetivo de llegar al famoso inbox cero que es el santo grial de los gurús de la productividad. Pero, al final, son decisiones que el usuario debe tomar tiempo que debe invertir, trabajo que tiene que hacer porque el propio cliente puede ayudar, pero no responder el correo por nosotros. Esa es la cuestión. Mantener una política de buzón cero, que no siempre es tan fácil como parece. Pero hay gente que hace cosas interesantes al respecto. Por ejemplo, Spark, el cliente de correo de Readdle para iPhone, iPad y Mac ofreció una solución de tres puntos para responder correos: respuestas preprogramadas con un "me gusta", "sonrisa" y "gracias". Además de otras interacciones expresadas en forma de emoticonos que permiten eliminar las respuestas finales de una cadena de correo que se está eternizando. Este tipo de interacciones facilita notablemente la gestión de mucho del correo electrónico que recibimos, ya que hay un alto porcentaje del mismo que está compuesto de respuestas cortas para expresar nuestro acuerdo o desacuerdo con una pregunta. Pero este tipo de extras, son mínimos comparativamente con la gran tarea que hay que realizar para remodelar lo que significa la gestión de correo electrónico de una forma más eficaz. No es una cuestión de interfaz o de usabilidad como muchas aplicaciones prometen. El problema es que hay que encontrar formas de interactuar con el correo de forma rápida, y esto no es siempre posible debido a que, a veces, contestar un correo requiere mucho trabajo y tiempo. Así que, cuando te vuelvan a vender la próxima revolución del correo electrónico, si esta se refiere a la usabilidad, interfaz la posibilidad de que pueda responder correos electrónicos más de prisa esa promesa no garantiza que lo vayas a hacer. Cualquier revolución pasa por facilitar al usuario la posibilidad de construir información sin esfuerzo para que las políticas de inbox cero sean efectivas y eso, desgraciadamente, no ocurre siempre.

Cómo comunicar de forma efectiva por email

Gana eficacia en la comunicación por correo electrónico aprendiendo trucos como crear asuntos adecuados, saludos y despedidas o la mejor forma de adjuntar archivos.

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Fecha de publicación:3/05/2016

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