Excel 2013: Análisis y gestión de datos

Depurar el formato de números en Excel 2013

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Números que son reconocidos por Excel como textos, o que tienen una cantidad indeseada de decimales, o que no expresan la unidad de medida adecuada. Todo esto podemos y debemos corregirlo. De lo contrario, obtendremos, con total probabilidad, una gran cantidad de errores.

Transcripción

Una de las peticiones más frecuentes de mis alumnos y en general de los usuarios de Excel se trata de la posibilidad de convertir a número valores numéricos que Excel los está reconociendo como textos. Vamos a ver a continuación algunas formas de solucionar este problema. En principio, Excel tiene una herramienta nativa que al detectar esta circunstancia ofrece la posibilidad de corregirla, se trata de la comprobación de errores. Cuando un número está reconocido como un texto y la comprobación de errores está activada en Excel, aparece un triangulito en la parte superior izquierda de cada celda, donde además hay un botón flotante que nos ofrece la posibilidad de convertir en número ese valor. Por lo tanto, si tenemos varias celdas podríamos seleccionarlas todas y en el botón flotante que aparece en la parte superior izquierda elegir Convertir a número. Vemos que automáticamente la alineación que ha tomado todo este rango de celdas es una alineación a la derecha, que es síntoma de que ya se ha convertido todo a números. También podríamos utilizar la función VALOR. Para ello tendríamos que habilitar una columna, si es que no la tuviéramos, y a partir de ahí insertar la función VALOR. Por ejemplo, escribir: es igual al valor, abrimos paréntesis y seleccionamos el texto que queramos convertir, cerramos paréntesis y ahí tendríamos nuestro número pero ya convertido a formato numérico. Arrastramos y aquí tendríamos el resultado. Ahora tenemos un caso más complicado, pero no imposible. Se trata de unos números que al importarlos, además de que tienen algunos espacios de forma indebida, también el signo negativo de los números menores que cero aparece a la derecha en vez de a la izquierda, como frecuentemente se utilizan. Así que vamos a ver cómo es posible solucionar esas dos cuestiones. Nos vamos a situar en una columna que si no existe, tendríamos que habilitarla a la derecha, y ahora vamos a introducir en la primera de las celdas de este rango una función que se llama SUSTITUIR, que lo que va a hacer es precisamente sustituir el guión por una cadena de texto vacía, es decir, sustituir por nada. Vamos a empezar a escribir: es igual a SUSTITUIR y ahora esta función vemos que tiene tres argumentos, aunque vemos que al final tiene otro argumento más, un cuarto argumento, este es opcional y de momento no nos va a hacer falta. Así que los tres primeros argumentos son: el primero de ellos, el texto donde se tiene que realizar la operación de sustitución, se trata de D36, esta celda. Punto y coma. El segundo argumento, texto_original, ¿cuál es el texto o la parte del texto que queremos sustituir, es decir, el original, por otro texto en sustitución de este? Bien, pues lo que tenemos que sustituir es precisamente el guión, así que escribimos –entre comillas, por supuesto– un guión. Ahora punto y coma. Y ahora el texto nuevo, el texto que tiene que sustituir al guion, que ya hemos dicho antes que es una cadena vacía, es decir, comillas, comillas. Muy bien, pues ya están los tres argumentos, cerramos paréntesis y ahora vemos como el 29,4 aparece sin el guion a la derecha. Si ahora extendiéramos la columna, ya tendríamos parte del problema solucionado. Ahora lo que ocurre es que aún quedan algunos espacios, como es el caso de este valor, que nos están molestando y no deben estar. Por lo tanto, vamos a la primera fórmula y vamos a anidar todo lo que tenemos dentro de una función ESPACIOS. Escribimos ESPACIOS, abrimos paréntesis y envolvemos con otro paréntesis todo lo que teníamos. Ahora ya podríamos rellenar hasta abajo y ya tenemos el segundo problema solucionado. Pero claro, el resultado de todas estas funciones sigue siendo un texto y yo lo que quiero es convertir, al fin y al cabo, todo esto en números puros. Así que vamos a la primera de las fórmulas y vamos a envolver todo esto, es decir, a anidar todo esto dentro de una función VALOR, para que se convierta en un valor. Así que ya lo tenemos y rellenamos. Vemos como ahora ya tenemos números puros.

Excel 2013: Análisis y gestión de datos

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