Gestión de proyectos simplificada

Decide cómo enumerar las tareas

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El segundo paso del proceso es enumerar las tareas. Esta es una parte fundamental de la planificación. En este paso es muy posible hacer algo mal. Es fácil olvidarse de una tarea, sobre todo al planificar un proyecto nuevo.

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Enumerar la lista de tareas es el segundo paso de nuestro proceso de doce etapas. Esta es una parte fundamental de la planificación, en este paso es muy posible hacer algo mal. Es fácil olvidarse de una tarea, sobre todo al planificar un proyecto nuevo. Seguramente que te olvidas de algo y todo lo que apuntas es algo que vas a necesitar. No vas a decir "Acabamos la casa antes porque no tuvimos que hacer las paredes" o "La casa salió más barata, porque no necesitamos el tejado". Todo lo que enumeras son cosas que tienes que hacer. Dedícale tiempo y atención, debemos poner especial atención en la redacción de esta lista. ¿Cómo hacerlo? Hay tres formas de determinar tareas. Yo las enfoco como el hemisferio derecho, el hemisferio izquierdo y el cerebro de otro. El método del hemisferio derecho es hacer una tormenta de ideas con todas las tareas que se te ocurran. Recuerda: solo por ser el gestor del proyecto no quiere decir que te sientes tú solo a hacerla, involucra al equipo, reúne a todos y escribe todo lo que se les ocurra que esté relacionado con tu proyecto. Este es el primer método: si involucras al equipo, obtendrás más ideas y estarán conformes con el proyecto. Todos ganan. El segundo método, el método del hemisferio izquierdo, es hacer un esquema. En gestión de proyectos, es lo que conocemos como 'estructura de descomposición del trabajo' o EDT. Puede que pienses que en la gestión de proyectos hay muchas siglas o acrónimos, sin duda la más común es la EDT. Es muy sencillo, consiste en desglosar el trabajo. Básicamente es un esquema similar a un árbol de tareas, es decir, una lista de tareas vinculadas entre sí. Es la mejor forma de organizarlas para no olvidarse de ninguna. Tendrás categorías, subcategorías... Por ejemplo, "hardware", "software", personal, formación. Al desglosar todo, no te olvidarás de nada. Como digo, este enfoque es la segunda forma de enumerar las tareas. El tercer método, el cerebro de otro, consiste en consultar a otra persona, quizá un experto o un compañero, alguien con experiencia. También puedes contratar a un consultor externo, investigar por Internet. De una u otra forma, se trata de contrastar tu lista con otros. Para esta tercera forma, lo ideal es que ya tengas una EDT, una lista bien organizada y fácil de leer. Si solo le das una lista aleatoria de tareas, no le servirá. Enséñale algo práctico para que pueda opinar, podrá indicarte si olvidaste una categoría, como los aspectos legales, y, aunque te dará trabajo, es útil. Bien, pues estas son las tres formas de enumerar las tareas. El último punto que deberás considerar en relación a estos tres métodos es el nivel de detalle de lo que necesitas, lo que se llama la granularidad, es decir, lo detallada que harás la lista. Si te dedicas a construir casas, quizá no sea suficiente con poner: "Construir casa de 200. 000 euros en seis meses". La mayoría de nosotros tendremos que desglosar el proyecto. Podemos desglosarlo en: cimientos, paredes, tejado, instalaciones... pero puedes ir más allá: cocina, baño, comedor... Y dentro de cocina podrías añadir: 12 enchufes, 10 luces, suelo radiante. Incluso puedes especificar más: hacer agujero en este punto de la pared e ir uniendo el cable, pero esto ya es demasiado detallado. ¿Cuál es el nivel de detalle más recomendable? Con un nivel demasiado alto poco detallado, te será muy difícil estimar el coste y el tiempo. Si solo dices "cocina" no sabrás cuánto te va a costar, mientras que si amplías en exceso el nivel de granularidad tendrás una sobrecarga de detalles y tu plan va a ser muy complicado. Tendrás que encontrar un nivel equilibrado de detalle. Hay que usar el sentido común y la experiencia. Se recomienda desglosar en tareas que no lleven más de una semana, pero es posible determinar tareas de un mes. Si son tareas conocidas, que siempre llevan el mismo tiempo, podrías hacer un plan para un mes. El inconveniente de tener tareas de un mes es determinar el progreso durante ese periodo. Si te reúnes con un empleado después de una semana y te dice: "Va todo bien", ¿cómo sabes si es verdad?, ¿y cómo conocer la situación concreta? Por eso es preferible una revisión semanal. Te recomiendo usar los tres métodos para que no se te olvide nada. Para cada proyecto, pregúntate: "¿He usado los tres métodos para establecer mi lista de tareas? " Recuerda: tormenta de ideas, esquema descomponiendo las tareas, EDT y consulta a un tercero. Ten en cuenta estas preguntas y verás que te resulta más fácil completar el proyecto.

Gestión de proyectos simplificada

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1:25 horas (16 Videos)
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Fecha de publicación:30/08/2017

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